Behandling av personuppgifter i publikationsdatabasen Samla

Så här behandlar vi personuppgifter som förekommer i publikationer i Samla, vårt öppna arkiv där du fritt kan läsa, söka och ladda ner publikationer.

Du hittar även information längre ned på sidan om hur vi hanterar personuppgifter när arkeologiska rapporter ska laddas upp i Samla.

Personuppgifter i publikationer

Vilka personuppgifter?

I Samla finns digitala publikationer inom grupperna Riksantikvarieämbetets publikationer, Fornvännen, digitaliserade publikationer, digitala publikationer från tidigare Riksutställningar och arkeologirapporter. I de olika publikationerna finns namn på författare, fotografer och illustratörer samt referenser. I texterna kan det även finnas namn på personer som på olika sätt har en koppling till det som publikationen handlar om, exempelvis personer som har arbetat med en arkeologisk undersökning och personer som arbetat med byggnadsvård. Namn på forskare är vanligt förekommande.

Det kan också förekomma fotografier på nu levande personer som kan identifieras, och uppgifter om adresser, fastighetsbeteckningar och liknande.

Varifrån har personuppgifterna samlats in?

Det är den som har skrivit publikationen som har samlat in de personuppgifter som förekommer.

Varför?

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att förmedla information om kulturarvsfrågor.

Enligt upphovsrättslagen ska namn på upphovsperson anges i anslutning till verket. Därför anges till exempel namn på författare och fotograf.

Laglig grund

Den lagliga grunden för behandlingen är att det är en rättslig förpliktelse att ange upphovsman, och att behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse. Riksantikvarieämbetet har som uppgift att förvalta kulturhistoriska databaser och att samla in och förmedla kunskap inom sitt verksamhetsområde.

Lagringsperiod

Personuppgifterna raderas inte.

Personuppgifter vid uppladdning av uppdragsarkeologiska rapporter

Så behandlar vi personuppgifter som sparas för arkeologiska undersökare som ska ladda upp uppdragsarkeologiska rapporter i Samla:

Vilka personuppgifter?

Uppgifter som sparas är:

Namn
Telefonnummer
E-postadress

Varifrån har personuppgifterna samlats in?

De arkeologiska undersökare som ska ladda upp uppdragsarkeologiska rapporter, registrerar själva sina personuppgifter i Samla när de skaffar användarkonto.

Varför?

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att de arkeologiska undersökarna ska kunna ladda upp arkeologiska rapporter enligt Riksantikvarieämbetets föreskrift KRFS 2015:1. Personuppgifterna är ej publikt tillgängliga.

Laglig grund

Den lagliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part. För att hantera behörigheterna till Samla behövs användarkonton. Dessa måste innehålla personuppgifter så att Riksantikvarieämbetet kan ha koll på vilka som har behörighet till Samla. Den som skapar ett användarkonto i Samla ingår ett avtal med Riksantikvarieämbetet, som bland annat innebär en rätt att ladda upp material i Samla. Behandlingen av personuppgifter är alltså nödvändig för att fullgöra detta avtal.

Lagringsperiod

Personuppgifterna raderas inte.