Vägledning och mallar för leverans av arkeologisk dokumentation

Länkar till instruktioner och mallar hittar du på slutet av denna sida.

Varför behövs mallar och krav?

Kort sammanfattat så behövs kraven för att dokumentationen ska gå att sökas fram och användas nu och i framtiden. Det finns krav som är allmängiltiga och det finns krav som är specifika för de tekniska förutsättningar som gör att vi kan arkivera informationen.

Tekniska krav

Riksantikvarieämbetets digitala arkivmaterial levereras till och lagras i e-arkivet. Via e-arkivet blir arkivmaterialet åtkomligt för publik sökning i Arkivsök. För att kunna leverera till e-arkivet behöver vissa tekniska krav uppfyllas kring filformat, lagringsstruktur och metadata. information som beskriver innehållet i leveransen (metadata). De tekniska kraven handlar om filformat och strukturen på mallarna.

Krav på sökbarhet och användbarhet

Det behövs också viss grundinformation om innehållet i dokumentationen som levereras – metadata. Metadata är informationen som hjälper oss att förstå vad dokumentationen handlar om, som gör att dokumentationen blir sökbar via beskrivningar och sökord, och som beskriver hur dokumentationen får användas.

Användbarhet under lång tid

För att de filer som levereras till arkivet ska gå att öppna av framtida användare behöver formaten som används för att spara dokumentationen vara hållbara över lång tid. Om andra format än godkända arkivformat levereras finns inga garantier för att filerna ska gå att öppna och läsa om t.ex. 10, 25 eller 100 år.

De format som man använder under arbetets gång för att registrera, redigera och analysera, lämpar sig inte alltid ur ett långtidsperspektiv. Många format är också bundna till en viss programvara vilket gör att alla användare inte har möjlighet att läsa formatet om de inte köper programvaran.

Tillgänglighet

Det finns också krav på att dokumentationen ska kunna tillgängliggöras publikt. Som villkor för tilldelning av undersökning gäller att dokumentationsmaterialet och all skriftlig rapportering får tillgängliggöras och mångfaldigas av staten med licensen Creative Commons Attribution 4.0 International Public License (med undantag för Lantmäteriets kartor). Det innebär att all digital dokumentation som levereras till arkivet ska kunna publiceras i Riksantikvarieämbetets öppna söktjänster och kunna delas och spridas vidare av andra användare med upphovspersonernas tillåtelse.

Restriktioner för tillgängligheten

Eftersom principen för den arkeologiska dokumentationen är att den ska tillgängliggöras öppet, är viktigt att du informerar oss ifall det finns någon del av dokumentationen som inte får spridas publikt.

 

Mallar och instruktioner

Här hittar du de instruktioner, mallar och kravspecifikationer som gäller när du ska leverera arkeologisk dokumentation till Riksantikvarieämbetets arkiv.

 

Dokumentation	Filformat att leverera	Instruktioner	Metadatabilaga, Leveransbilaga (högerklicka och välj ”spara som”)
Digitala fotografier	TIFF eller JPG	Vägledning	Leveransbilaga (Word) Metadatabilaga (Excel)
Digitala ritningar (skannade från analog)	TIFF eller JPG	Kontakta ATA	Kontakta ATA
Digitala ritningar (vektorformat)		Kontakta ATA	Kontakta ATA
Data i tabellformat	CSV	Kontakta ATA	Kontakta ATA
Fyndlista	CSV	Ladda upp i Fornreg
Rapporter och bilagor Skriftlig rapportering: Basrapport med bilagor, vetenskapliga fördjupningar, populärvetenskapliga sammanfattningar, publikationer, undersökningsredovisningar.	PDF/A-1b	Ladda upp i Fornreg
Analog och äldre dokumentation	–	Kontakta ATA	Kontakta ATA

Kan du inte öppna Word- och Excel-dokumenten? Kontakta oss på ata@raa.se så tar vi fram en mall i ett format du kan använda.

 

Andra typer av dokumentation

Här kommer vi att lägga upp mer information om andra typer av dokumentation och hur vi i nuläget hanterar dem.

• Databaser
• Intrasisdatabaser
• Geospatial information, GIS-data
• Kartor
• 3D-modeller
• Olika typer av rådata/mätdata
• Film
• Ljud