Vanliga frågor om Arkivsök

Här hittar du några av de vanligaste frågorna om innehåll och funktioner i Arkivsök

Läs mer om vad som gäller när du vill använda arkivmaterialet du hittar, och hur du gör för att visa, ladda ner och beställa arkivhandlingar.

Hur får jag använda arkivmaterialet?

Det är du som vill använda materialet som måste beakta eventuell upphovsrätt. Genom licensmärkningen i arkivhandlingens metadata framgår hur du får använda innehållet. Se fältet Licens i Arkivsök.

Observera att det finns innehåll som är skyddat av upphovsrätt och då ska det framgå av licensen. Om du är osäker på vad licensens namn betyder, finns det en länk intill licensmärkningen där du kan hitta mer information om licensen innebär.

Metadata publiceras under licensen CC0 vilket innebär att metadatat är fritt att använda och återge.

Här kan du läsa mer om hur Riksantikvarieämbetet tillämpar licenser för materialet

Hur kan jag ta del av innehållet?

Visa filer direkt

Vissa filformat går att öppna direkt i webbläsaren. De har då en länksymbol till höger om filens namn.

Ladda ner filer

Ladda ner filer direkt genom att använda nedladdningssymbolen (en nedåtpil i en ruta) till höger om filens namn. Genom att klicka på symbolen kan du se filformat och filstorlek innan du väljer att ladda ner.

Beställa skyddade filer eller objekt

Anledningar till att du inte kan se visst innehåll direkt kan vara på grund av upphovsrätt, personuppgifter eller sekretess.

Du kan använda beställningsfunktionen i Arkivsök för att begära ut information som är dold. När filen visas som beställningsbar kan du klicka i vilka filer du vill beställa. Om en arkivhandling är helt dold kan du beställa den från sökresultatlistan. Svar på din beställning får du via e-post efter att en handläggare har tittat på beställningen och kollat om filen går att lämna ut.

Beställa digitalisering när filer saknas

Använd knappen ”Beställ digitalisering” som syns i högerspalten (eller längst ner i mobilversionen) när du tittar på en sida för en arkivhandling.

Hur kan jag länka till en arkivhandling?

Alla arkivhandlingar ska gå att länka till genom en beständig länk. Du hittar länken genom att använda ”Dela”-knappen överst på sidan. Klicka på knappen så kan du kopiera länken till Urklipp och sedan klistra in där du vill ha länken.

Varför hamnar jag inte i Arkivsök när jag använder en  beständig länk jag har kopierat?

De beständiga länkarna har tidigare använts i söktjänsten Forndok och pekar fortfarande dit. Det är samma arkivhandling, men den visas i en annan söktjänst. När Arkivsök inte längre är i betaversion kommer vi att kunna omdirigera alla beständiga länkar från Forndok till Arkivsök.

Hur kan jag länka till en fil?

Det är möjligt att länka direkt till en fil, men det är inte något vi rekommenderar. Du bör istället använda länken som går till arkivhandlingens sida, där både metadata och fil finns. Länken till filen kan ändras och är inte lika beständig som länken till arkivhandlingens sida. Det kan också hända filer flyttas om de är felplacerade eller att deras inbördes ordning ändras på posten.

Varför får jag meddelandet ”Kan inte navigera till detta objekt”?

Vissa träffar i träfflistan har märkts upp med ett utropstecken och när du klickar på en sådan träff får du meddelandet: ”Kan inte navigera till detta objekt. Detta är en lämning och kan för tillfället inte navigeras till. Vänligen använd Fornsök för mer information om det här objektet.”

Anledningen är att dessa arkivhandlingar i e-arkivet saknar information som behövs för att skapa länken till sidan i Arkivsök. Vi arbetar under hösten 2021 med att komplettera dessa arkivhandlingar så att det ska gå att länka till dem. Tills vidare kan du använda arkivhandlingens identifierare (som är samma som ett lämningsnummer), och söka på det lämningsnumret antingen i Fornsök eller Forndok.

Varför syns inte alla träffar som tumnaglar i träfflistan?

I träfflistan visas tumnaglar för de arkivhandlingar som har en fil bifogad, där filformatet kan omvandlas för att skapa en tumnagelversion. Så för arkivhandlingar som innehåller t.ex. en TIFF, JPG eller PDF kan en miniatyrbild skapas för en förhandsvisningsbild.

Om arkivhandlingens bifogade fil är av ett format som det inte kan skapas en visningsbild av, t.ex. XML eller CSV, så används istället en ikon.

Ibland är arkivhandlingens bifogade filer dolda, t.ex. när vi inte har rätt att visa dem publikt på nätet. Då finns ingen information om vilken filtyp filen har och det går heller inte att skapa en visningsbild. Då används också en ikon.

I vissa fall har inte den registrerade arkivhandlingen i Arkivsök inte någon bifogad fil. Då finns det inte någon fil att skapa en visningsbild från, och då visas också en ikon i träfflistan.

Varför kan jag hitta arkivhandlingar i Arkivsök som inte har någon fil bifogad?

Det du hittar i Arkivsök speglar det som är sökbart i e-arkivet. I e-arkivet finns det både registrerade arkivhandlingar som har en fil och sådana som inte har en fil. När det finns en fil till kan det vara en arkivhandling som har skapats digitalt och arkiverats, men det kan också vara en arkivhandling som finns fysiskt i arkivet som har digitaliserats så att det finns både ett fysiskt original och en digital kopia.

Det finns också registrerade arkivhandlingar där det bara finns metadata som beskriver arkivhandlingen, men ingen fil bifogad. Det kan bero på olika saker, till exempel kan det vara en registrering för att göra handlingen sökbar i ett digitalt register. Det kan då vara så att ingen digitalisering har gjorts. Du kan då beställa en digitalisering eller besöka oss för att titta på handlingen. Att det finns en registerpost hjälper då oss att söka fram handlingen från det fysiska arkivet. Det kan också vara så att en registerpost utan fil väntar på att bli kompletterad med en fil. Det kan hända när vi har arbetat med längre digitaliseringsprojekt när registrering av metadata görs före bildfångst.

I vissa fall förekommer registrerade arkivhandlingar utan fil, för att vi av juridiska skäl måste vänta innan vi får tillgängliggöra filen publikt i digital form.

Hur gör jag för att slippa se träffar i träfflistan som inte har någon fil?

I sökformuläret finns en checkbox med texten ”Exkludera objekt utan filer”. När du klickar i den gör du en sökning som filtrerar bort alla poster sin inte innehåller någon filbilaga.

Varför får jag ändå träffar på fotografier som inte har någon bildfil när jag väljer ”Exkludera träffar utan filer”?

Funktionen ”Exkludera objekt utan filer” tar bara hänsyn till ifall det finns en bifogad fil eller inte, inte vilket filformat den filen har. För registrerade arkivhandlingar som är fotografier finns ofta en fil med extra metadata som inte rymdes i något av metadatafälten i e-arkivet. I sökningen inkluderas därför dessa träffar som en ”post med fil” även om det inte finns någon fil i formatet JPG eller TIFF vilket är det man väntar sig för en bildpost.

Varför får jag meddelandet ”Du har inte rätt att se det här objektet”?

I träfflistan finns det ibland träffar som visas med ett överkryssat öga som ikon. Det betyder att du inte kan titta på informationen för den registrerade arkivhandlingen. Du har då möjlighet att begära ut handlingen via vår beställningsfunktion.

Anledningarna till att en sida är dold kan vara av flera olika skäl, t.ex. upphovsrättsliga. Om du begär ut handlingen så gör vi en bedömning om handlingen kan lämnas ut.

Varför dyker det upp så många dolda träffar i träfflistan?

Det du hittar i Arkivsök speglar det som är sökbart i e-arkivet. I e-arkivet finns det både arkivhandlingar som går att publicera öppet, men också mycket material som av flera olika skäl, oftast juridiska, inte kan visas publikt på nätet.

I vissa fall förekommer registrerade arkivhandlingar som har dolts för att vi ännu inte har hunnit bedöma om informationen kan släppas fritt eller inte.

Vi arbetar löpande med att öppna upp de poster som efter granskning vi bedömer får öppnas publikt.

Varför syns inte vissa kolumner i träfflistan, som landskap eller författare?

I Arkivsök går det inte att visa eller välja kolumner i träfflistan som  kan innehålla flera värden på samma rad, så kallade flervärda attribut. Till exempel: plats, socken, kommun, län, landskap, författare, utgivare, ämnesord. Alla dessa kan innehålla flera värden för samma arkivhandling.

Anledningen till att det inte går beror på en teknisk begränsning i e-arkivet. Arkivsök måste använda e-arkivets API för att hämta sökträfflistor. I dagsläget finns inte något stöd i e-arkivets API för att visa flervärda attribut i träfflistan. Vi vill att viktig information som landskap, socken och författare ska kunna visas i träfflistan men det kräver utveckling av e-arkivet, en produkt som vi själva inte styr utvecklingen av. Vi kommer att arbeta för att få med de flervärda attributen, men det är svårt att uppskatta när det kan bli möjligt.

Hur gör jag om jag hittar felaktigheter i Arkivsök?

Vi är mycket tacksamma om du vill meddela oss om du ser något i söktjänsten som verkar felaktigt eller inte fungerar. Till exempel funktionalitet som inte fungerar som den ska, eller att innehållet inte stämmer (t.ex. fel i textbeskrivningar, dateringar, ämnesord, och så vidare). Skicka då gärna ett meddelande till: ata@raa.se

Hur söker jag?

Se sökguiderna på dessa sidor:
Så söker du i Arkivsök
Hitta viss typ av arkivmaterial i Arkivsök

Vad kan jag hitta i Arkivsök?

Se sidan Om Arkivsök.