1. Process och metoder

Vid förvaltning av kulturarv är det omistliga kulturvärden som ska förvaltas. Därför ställs det också höga krav på en förvaltning. Det behövs en samverkan mellan specialistkompetenser, ställer högre krav på kunskap om äldre material och konstruktioner och en förståelse i hela förvaltningen för de befintliga kulturvärdena. Ett förvaltningsverktyg för kulturarv är ett styrdokument och underlag för fastighetsägare, förvaltare, utförare, myndigheter, med flera. Det ger riktlinjer och stöd för underhåll och skötsel, grundat på långsiktighet och helhetssyn.

Det finns många faktorer att ta ställning till vid framtagande av ett förvaltningsverktyg. Några av framgångsfaktorerna för att få ett ändamålsenligt och använt förvaltningsverktyg för kulturarv är att:

• samtliga kulturvärden i till exempel en kulturmiljö eller byggnad är identifierade, beskrivna och förankrade,
• hot, risker och sårbarheter är identifierade både på platsen och i förvaltningen,
• det finns tydliga och uppföljningsbara mål som syftar till ett generellt varsamt förhållningssätt vid förvaltning,
• de identifierade värdena och målen i vårdprogram och vårdplaner är integrerade i det kontinuerliga och långsiktiga förvaltningsarbetet,
• förvaltningsverktyget är förankrat hos alla berörda,
• arbetet med att använda förvaltningsverktyget kontinuerligt följs upp och revideras.

Förvaltningsverktyg utförs på en mängd olika sätt. Förekommande namn på modeller som ofta tas fram är vårdplan, vårdprogram, underhållsplan, skötselplan, förvaltningsplan med flera. Gemensamt för dem alla bör vara ett antal obligatoriska moment. Nedan följer en processbeskrivning för hur de momenten kan se ut och bör innehålla. Alla moment beskrivs mer fördjupande i handbokens del 2-5.

 

Process för förvaltning av kulturvärden

 

Foto: Cecilia Olla (CC BY)

1. Kartläggning av övergripande förutsättningar

När man ska ta beslut om vilken typ av stöd och förvaltningsverktyg som behövs för förvaltningen är det viktigt att fundera över varför det behövs och hur det ska användas. Ett förvaltningsverktyg måste förhålla sig till de faktiska förhållandena som finns för kulturarvet och i den förvaltande organisationen, t ex en plats storlek, komplexitet, kulturvärden, formella skydd, förvaltningsstrukturer, ekonomiska ramar samt tid och personal. Dessa faktorer påverkar val av typ, utformning, omfång och ambitionsnivåer för förvaltningsverktyget.

En förutsättning för att ett förvaltningsverktyg ska bli relevant och komma till användning, är att på ett tidigt stadium involvera dem som kommer att beröras, till exempel ägare, förvaltare, brukare, grannar och andra intressenter.

Det är viktigt att tidigt fastställa vilka kompetenser som ska ingå i framtagandet av förvaltningsverktyget. Det kan handla om att anlita en arkitekt, byggnadsantikvarie, konservator, teknisk ingenjör, landskapsarkitekt eller annan kompetens.

Se Sammanställning av exempel på kompetens och erfarenhet 

Utgångspunkten är att förstå kulturarvets betydelser och att kulturvärden är identifierade och att det är tydligt utpekat vad som särskilt ska skyddas, samt fastställt hur sårbara de identifierade värdena på platsen är. Ett kulturarv som till exempel en kulturmiljö, byggnad eller objekt kan ha olika betydelse för olika intressenter. För att inte riskera att skada kulturvärden som är viktiga för olika intressenter bör samråd ske vid sammanställning av betydelser och kulturvärden. Samråd bör ske såväl i ett tidigt skede som genom skriftlig avstämning av färdigt förslag.

Samrådsparter kan variera beroende på typ av miljö och lagskydd. Exempel på tänkbara samrådsparter är:

• ägare, förvaltare och medarbetare som berörs av praktiskt arbete,
• tillsynsmyndighet, till exempel kommun, länsstyrelsen eller Riksantikvarieämbetet,
• brukare, enskilda personer, externa organisationer,
• närboende och andra intressenter.

2. Vårdprogram

Förutsättningar för bevarande

Ett vårdprogram eller vårdplan brukar kallas den fasta delen av ett förvaltningsverktyg och beskriver förutsättningarna för bevarande. Det innehåller objektbeskrivningar, värdebeskrivningar, lagskydd, förvaltningshistorik samt skadebeskrivning och redovisning av hot och riskscenarier. Denna information ligger till grund för vårdpolicyn/bevarandemålsättningen (se del 2 och del 3 i handboken)

3. Vårdpolicy

Riktlinjer för förvaltning

Vårdpolicyn är målsättningen som styr hur förvaltningen ska ske. De kan handla om generellt varsamma förhållningssätt och strategier, hantering av särskilt utpekade värden och kan ange process för hantering av målkonflikter vid förvaltningen. Vårdpolicyn bygger på innehållet i vårdprogrammet och bör vara kopplat till detta. Vårdpolicyn ska dock omsättas i riktlinjer som styr planering och resurssättning i underhållsplanen/driftsplanen och den ska prägla de rutiner och beskrivningar för arbetets utförande som tas fram.

4. Underhållsplan

Resurssättning, planering, prioritering

Underhållsplan är den operativa delen av ett vårdprogram/vårdplan.

Underhållsplanen ska bygga på informationen från vårdprogrammet och vårdpolicyn. Utmaningen ligger i hur de identifierade värdena och målen i vårdprogram och vårdplaner faktiskt integreras i det kontinuerliga och långsiktiga förvaltningsarbetet. Underhållsplanen är den delen av förvaltningsverktyget där prioritering av åtgärder, resurssättning och tidsplanering sker. I sin enklaste form kan underhållsplanen utgöras av ett enskilt dokument med eller utan samordnad budgetering. Det är viktigt att skilja planerat underhåll från löpande underhåll. Det vill säga åtgärder av engångskaraktär som är planerade till tid, art och omfattning och utförs mer sällan än en gång per år. Här kan man även ange vilka material och metoder som skall användas.

5. Åtgärdsplaner

Rutiner/beskrivningar

Åtgärdsplaner anger hur det löpande arbetet ska utföras. Rutiner kan upprättas för löpande arbete som t ex städrutiner, rutiner för vissa skötsel- och underhållsmoment som krattning av grusgångar, rensning av hängrännor m.m.

6. Genomförande

Drift, underhåll, skötsel, investering

Det utförda arbetet kan vara periodiskt återkommande eller vara enstaka planerade underhållsåtgärder.  Arbetet planeras övergripande genom underhållsplanen och präglas i det löpande av mer eller mindre uttalade rutiner, beskrivningar och förhållningssätt.

Utförarens erfarenhet, kunskap och intresse liksom uttalade eller outtalade målkonflikter kan ha stor påverkan på arbetets utfall. Med en klar (och av alla parter accepterad) målbild kan utförarens engagemang och mandat att utföra arbetet på ett kreativt och kunnigt sätt vara avgörande för ett gott resultat.

Vårdpolicyns bevarandemålsättning liksom metoder för uppföljning och sårbarhets bedömning är verktyg i detta arbete.

7. Uppföljning

Uppföljning av resultat och förvaltning

Plan för tillsyn och uppföljning upprättas för att skapa struktur på uppföljning av utfört arbete liksom för arbetet med att fortlöpande förvalta och utveckla förvaltningsverktyget. Riktlinjerna i vårdpolicyn och lagkrav kring bevarande är utgångspunkten för detta arbete. Tillsynen handlar dels om hur väl förvaltningsverktyg och utfört arbete motsvarar bevarandemålsättningen/vårdpolicyn men kan också gälla uppföljningsarbetet i sig. Följer man upp rätt saker i förhållande till de mål som finns för det resultat som önskas?

Förutom i en eventuell separat plan för tillsyn och uppföljning bör ansvarsfördelning för implementering och revidering av åtgärder framgå av underhållsplanen i anslutning till beskrivning av respektive åtgärd. Detaljanvisningar kring utförande kan göras i olika typer av åtgärdsplaner. Hur ansvarsfördelning för genomförande, tillsyn och uppföljning ser ut bör tydliggöras på alla nivåer i processen och utformas i förhållande till beskrivet moment i respektive plandokument.

Måluppföljning kan ske utifrån väl avgränsade indikatorer. Detta uppföljningsresultat utgör jämte andra tidigare okända faktorer grund för revidering av arbete och planeringsdokument. Nya faktorer kan till exempel vara ny kunskap om objektet eller nya förvaltningsförutsättningar. Uppföljningen kan ske både inom verksamheten och som extern tillsyn.

Metod för uppföljning: indikatoruppföljning (läs mer under Metoder nedan)

8. Revidering

När värden skadas och förutsättningar ändras

Om det arbete som utförs eller de förvaltningsverktyg som används inte leder till bevarande i den utsträckning som är önskvärd behöver arbete och verktyg revideras. Att riktlinjerna i vårdpolicyn följs ner till färdigt resultat är utgångspunkten för tillsynen. En metod för att undersöka detta är indikatoruppföljning men också sårbarhetsanalysen som behandlar organisationens förmåga att hantera och förebygga hot och risker i det utförda arbetet.

Måluppföljning kan ske utifrån väl avgränsade indikatorer. Detta uppföljningsresultat utgör, tillsammans med andra tidigare okända faktorer, grund för revidering av arbete och planeringsdokument. Nya faktorer kan till exempel vara ny kunskap om objektet eller nya förvaltningsförutsättningar. Uppföljningen kan ske både inom verksamheten och som extern tillsyn. Intervall för intern uppföljning och revidering bör vara fastställt i vårdpolicyn och beskrivas i underhållsplanen respektive i åtgärdsplanerna.

Se även definitioner av respektive begrepp i separat ordlista.

Revidering sker där så behövs. Om förvaltningsverktyget i alla avseenden fungerar men tillämpningen brister är det arbetsutförandet som behöver revideras. Om det brister i rutiner och beskrivningar revideras åtgärdsplanerna på motsvarande sätt liksom underhållsplanen om prioriteringar och resurssättning behöver justeras.

Om vårdpolicyn inte tillgodoser bevarandekraven eller om ny information har tillkommit som gör att till exempel objektbeskrivning och värdebeskrivningar behöver kompletteras finns det även ett behov av att revidera vårdprogrammet. Revideringsarbetet sker fortlöpande och är en del av det löpande förvaltningsarbetet. Förvaltningsverktygen och metoderna för kvalitetssäkring genom risk- och sårbarhetsanalys och indikatoruppföljning är arbetsredskap i detta arbete men den reella målbilden, det vill säga intresset, kunskapen och engagemanget på alla nivåer inom förvaltningsorganisationen för de värden som ska bevaras, är det viktigaste för ett gott resultat.

Metoder

Risk och sårbarhetsanalys

En mängd faktorer kan riskera att orsaka en minskning av kulturvärden vid förvaltning. Det kan handla om personella resurser, attityder och målkonflikter, liksom faktorer som brand, stöld, naturkatastrofer samt klimatförändringar och andra långsamma förlopp. Ett ovarsamt förhållningssätt kan i dagligt arbete, eller vid större enstaka åtgärder, leda till värdeminskning och karaktärsförändringar som i värsta fall omintetgör de kvaliteter objektet/miljön har. En sådan skada kan ske snabbt eller gradvis. Risk- och sårbarhetsanalyser används inom många olika områden för att hantera sannolikheter för att något ska inträffa och beredskapen för att möta detta hot.

Riskanalysen kan sägas svara på frågorna:

• vad kan inträffa,
• när och hur troligt är det samt vad blir konsekvensen.

Sårbarhetsanalysen hanterar frågan om samhällets eller organisationens förmåga att hantera skaderisker.

Riskanalyser kan användas för att bedöma riskscenarier. En riskanalys kan vara användbar som redskap för att värdera en skaderisk vid tillståndsbedömning och åtgärdsförslag men också som ett redskap för prioritering mellan olika skador, hot och risker. Metoden kan alltså användas i vårdprogrammets inledande tillståndsundersökning, som ett sätt att hitta strategier till vårdpolicyn och som verktyg för prioritering av åtgärder i underhållsplanen.

Sårbarhetsanalysen kan användas för att identifiera och förebygga målkonflikter inför formulering av vårdpolicy eller konkreta åtgärdsförslag. Den kan också användas för att tydliggöra resursbehov vid fördelning och äskande av medel till olika typer av åtgärder som har bedömts angelägna.

Indikatoruppföljning

Indikatoruppföljning handlar om att spåra trender i förhållande till uppställda målsättningar. Man kan formulera indikatorer som visar på goda eller negativa resultat (positiva respektive negativa indikatorer). En indikator ska formuleras så att mätning är möjligt. Den ska därför vara:

• specifik,
• mätbar,
• relevant i förhållande till det man önskar mäta,
• realistisk
• omfatta ett visst tidsintervall.

Indikatorerna ska visa om vårdpolicyns riktlinjer följs och är verksamma i det arbete som bedrivs. För att detta ska underlättas bör rutiner och beskrivningar formuleras på ett sådant sätt att uppföljning lätt låter sig göras.

När arbetsbeskrivningar görs så att de ska kunna följas upp på detta sätt kan de formuleras som mål, där metod för att uppnå resultatet inte anges eller som åtgärdskrav där det anges exakt hur, t ex med vilken metod en målsättning ska uppfyllas.

Indikatoruppföljning handlar om att få klarhet i om målet/åtgärdskravet har genomförts inom avsatt tid. Om målet/kravet är rätt formulerat ger detta i sin tur indikation på om bevarande av specifika eller allmänna värden sker på ett bra sätt eller inte.