Ladugård i den gamla bergsmansbyn Olsbenning, Norbergs kommun.Foto: (CC BY)

4. Underhållsplan och åtgärdsplan

Underhållsplan

Underhållsplanen är den delen av förvaltningsverktyget där prioritering, resurssättning och tidsplanering av åtgärder sker. Här kan man även ange vilka material och metoder som ska användas. Underhållsplanen utgör ofta budgetunderlag. I sin enklaste form kan underhållsplanen utgöras av ett Excellark med eller utan samordnad budgetering. Det finns även fastighetsförvaltningssystem som kan vara till hjälp både med att få en förteckning över objekt och vid tillståndsundersökning samt underhållsplanering

Det är viktigt att skilja på planerat underhåll och löpande underhåll. Planerat underhåll är åtgärder av engångskaraktär som är planerade till tid, art och omfattning och utförs mer sällan än en gång per år. Löpande underhåll och drift är åtgärder som utförs minst en gång per år.

Den vård- respektive underhållsplan som tas fram för att säkerställa kulturmiljövärden, ska också vara styrande för handfasta rutiner i den löpande driften, till exempel städrutiner, rutiner för uppvärmning samt skötselbeskrivningar för park- och kyrkogårdsförvaltning.

Underhåll av Sankt Hans ruin, Visby.Foto: Camilla Altahr-Cederberg (CC BY)

Underhållsplanen anger hur underhåll ska ske, det vill säga vilka åtgärder som krävs för att de långsiktiga målen i vårdprogrammet kopplade till bevarandet av befintliga värden ska uppnås på bästa sätt. Den praktiska utgångspunkten bör vara tillståndsbesiktningen respektive vårdpolicyn som är formulerade i vårdprogrammet. Underhållsplanen ska ge en struktur som på ett övergripande plan garanterar kontinuitet och ambition i skötsel vid byte av personal eller förvaltare. Den ska också vara till hjälp vid beräkning av personalbehov och underhållskostnader.

Underhållsplanen kan tidsätta, prioritera och budgetera för såväl återkommande intervall med skötselinsatser som enstaka åtgärder som syftar till att rätta till eftersatt underhåll. Den ekonomiska planeringen kräver en prioritering av åtgärder där man kan skilja på akuta och mer långsiktiga behov. Detta bör ingå i eller kopplas till underhållsplanen. Här bör också eventuella metod- och materialkrav preciseras utifrån beskrivna insatser.

Vid behov av större ingrepp kan planen behöva kompletteras med detaljerade åtgärdsplaner. Exempel på det senare är trädvårdsplaner eller projekteringar av vårdande insatser på byggnader och anläggningar.

Underhållsplanen ska vara realistisk

Underhållsplanen ska bygga på de realistiska möjligheter och organisatoriska förutsättningar som finns för att skapa resurser för förvaltningen. En bra teoretisk plan som saknar förankring i de verkliga förhållandena på platsen blir troligen inte använd på det sätt det har varit tänkt. Den grundläggande bevarandemålsättningen måste dock uppfyllas om planen ska vara ändamålsenlig.

Inför arbetet med att utforma underhållsplanen är det väsentligt att:

  • gå igenom vårdpolicyn och förankra kulturmiljöns betydelse, det vill säga dess sammanvägda kulturvärden,
  • gå igenom tillståndsbedömningen för kulturmiljön som kan behöva kompletteras och fördjupas, samt identifiera om det finns behov av separata framtida tillståndsbesiktningar. Tillståndsbedömningen ligger till grund för prioriteringar av tidsatta åtgärder. Den utgör även grunden för att till exempel identifiera felaktigt utförda åtgärder eller kanske felaktiga funktioner.
  • besluta vilka åtgärder som behövs för att minska sårbarheter som kommit fram i risk- och sårbarhetsanalysen,
  • identifiera och värdera hur vårdpolicyn kan implementeras,
  • kvalitetssäkra att vårdpolicyns riktlinjer kopplas ihop med arbetsrutiner och organisationsprocesser som relaterar till behov, prioriteringar, och resurser,
  • utveckla och förankra rutiner för hantering och uppföljning av underhållsplanen,
  • identifiera ansvariga för utförande och uppföljning på utförarnivå av de åtgärder som föreslås.

Hur görs prioriteringar mellan åtgärder?

Underhållsplanen är den delen av förvaltningsverktyget där prioritering av åtgärder sker. Prioritering görs i första hand utifrån hur angeläget det är att säkra för fara för människor och förhindra eller förebygga skador på kulturvärden. Det kan handla om snabba eller långsamma skadeförlopp och skadorna kan vara naturgivna, det vill säga orsakade av naturliga nedbrytningsfaktorer dit direkta effekter av klimatförändringen kan räknas. De kan också vara orsakade av skadegörelse eller olämpliga förvaltningsåtgärder. En risk och en sårbarhetsbedömning ger förvaltaren möjlighet att hantera identifierade behov och visar organisationens förmåga att hantera risker. Där kan förutsättningar tydliggöras och åtgärdsbehov föreslås. En prioritering utifrån till exempel tid och personal, förvaltningsekonomi och kostnader för genomförande av åtgärd gör också att en inbördes ordning behöver fastställas bland de prioriterade åtgärderna.

Även med resursaspekten medräknad ska de mest akuta åtgärderna göras i första hand varefter övriga åtgärder genomförs i den ordning prioriteringen anger och i den takt resurserna medger. Budgetering är en prioriteringsfaktor i sig. Det är därför viktigt att underhållsplanens sammanställning av prioriterade åtgärdsbehov och vårdplanens generella förutsättningar för förvaltningen alltid ligger till grund för budgetering. Ofta görs prioritering av åtgärder med en tregradig sifferskala (1, 2, 3) eller hög, mellan och låg prioritet till exempel:

Hög prioritet

  • Säkringsåtgärder som förebygger att skadesituation riskerar att leda till ytterligare följdskador.
  • Säkringsåtgärder som förhindrar mer omfattande skador på kulturvärden och objektets fortbestånd.
  • Åtgärder som förebygger olämpliga förvaltningsåtgärder (metod och material) som kan leda till skador på objektet/platsen i sig och/eller på dess kulturvärden.
  • Akuta åtgärder som förhindrar snabba skadeförlopp med följdskaderisk.
  • Enkelt avhjälpt undanröjande av orsak till långsamt skadeförlopp som på sikt riskerar att leda till allvarliga konsekvenser och följdskador (till exempel ändra en rutin eller ett arbetssätt).
  • Åtgärder som direkt syftar till att avvärja hot mot hälsa och säkerhet.

Lägre prioritet

  • Åtgärder där skadan redan är stabiliserad och avgränsad till sin omfattning och risken för följdskador är liten.
  • Åtgärder som sker av andra skäl än att säkerställa kulturmiljövärden eller avvärja akuta hot mot hälsa och säkerhet.

Löpande drift eller planerat underhåll

Man skiljer på åtgärder som tillhör löpande drift och planerade underhållsåtgärder. Utöver detta kan oförutsedda (extraordinära) händelser tillkomma.

Planerat underhåll: åtgärder av engångskaraktär som ligger utanför de arbetsrutiner som präglar förvaltningen under ett kalenderår. Skälet kan vara att de kräver mer personal, extern kompetens eller mer ekonomiska resurser än vanligt. Åtgärder av detta slag som omfattar byggnation regleras genom projektering av åtgärden. Styrdokument för planerade åtgärder kan vara förfrågningsunderlag i kombination med tillståndsbeslut från ansvarig myndighet

Löpande drift/skötsel: åtgärder som kan hanteras inom ramen för ordinarie arbetsresurser, arbetsrutiner och budget med egen personal. De detaljregleras genom arbetsrutiner av typ städrutiner, skötselbeskrivningar med mera.

Putsarbetena på den högra bilden är omfattande och utförda i entreprenadform. Åtgärder som på detta sätt kräver särskilt avsatta medel och särskilda utförare betecknas vanligen som planerat underhåll. Foto: Hugo Larsson (CC BY)

Åtgärdsplan

Åtgärdsplan är en samlingsbeteckning på alla de planer som ger en direkt anvisning om vad, när, hur eller i vilken inbördes ordning något ska utföras. Skötselplaner/skötselbeskrivningar och projekteringar beskrivs särskilt nedan, men kan sägas vara åtgärdsplaner. Särskilt upprättade trädvårdsplaner är exempel på åtgärdsplaner, liksom planer som på olika sätt syftar till att komma i fatt med eftersatt underhåll. Nedan följer några exempel på olika typer av åtgärdsplaner.

Skötselbeskrivning – exempel på åtgärdsplan för löpande underhåll

Skötselbeskrivning (även kallad skötselplan) är en arbetsbeskrivning som anger vad som praktiskt ska göras för att uppnå det långsiktiga målet. Begreppet används bland annat inom parkvård och kyrkogårdsskötsel. Denna typ av dokument reglerar arbete som kan betecknas som ”löpande drift”.

Skötselbeskrivningen kan vara utformad på årsbasis eller i två- till treårsintervaller. Den ska beskriva utförande av löpande åtgärder, ange metod och material samt visa hur åtgärderna ska dokumenteras inför utvärdering av såväl regelbunden skötsel som enstaka åtgärder. Det kan finnas en glidande skala mellan skötselbeskrivningens och underhållsplanens intervallsatta åtgärdsredovisning. En skötselbeskrivning kan vara mer detaljerad än en underhållsplan; underhållsplanen redovisar främst planerade åtgärder där den blir en form av budgetunderlag, medan skötselbeskrivningen fokuserar på löpande underhåll. Begreppen används dock ibland synonymt. Inom parkvård används även benämningarna markskötselplan med parkskötselritning och markskötselbeskrivning.

Digitala förvaltningssystem

Det finns fastighetsförvaltningssystem som kan vara till hjälp både med att få en förteckning över objekt och vid tillståndsundersökning samt underhållsplanering. Informationen kan lätt uppdateras och ändras till exempel status, underhållsintervall samt budget.

Förvaltningssystemen bygger på att ett antal nyckelkoder för olika skötselmoment formuleras. Dessa kan handla om utförande men också kostnad per kvadrat- eller löpmeter för en viss typ av åtgärd. Genom att koppla budget till åtgärd på ett ställe, sker samma justeringar i andra delar av planen.

  • Utbudet på marknaden av digitala förvaltningssystem har sällan haft kulturmiljöförvaltning som målgrupp och är oftast inte anpassade till kulturmiljöer. De kan ändå vara användbara för att göra en grov uppskattning av kostnader (som kostnadskalkylatorer) under förutsättning att en värdestyrd vård- och underhållsplan (analog eller digital) styr de verkliga åtgärderna.

Revideringar, oavsett om dessa sker med regelbundna intervall eller är händelsestyrda, måste ske på ett kontrollerat sätt med vårdpolicyn som styrdokument för att inte skador av misstag ska riskera att uppstå. Den positiva eller negativa effekt på kulturmiljön som uppnås med förvaltning utifrån befintliga nyckelkoder följs upp, bedöms och justeras med hjälp av indikatorer som måste vara identifierade i vårdpolicyn.

Att ta hänsyn till vid digital planering:

  • Nyckelkoderna måste vara förenliga med vårdpolicyn för kulturmiljön, samt utgå från rätt metod, material och kombination.
  • Nyckelkoder för förvaltningsplanering måste vara åtgärdskrav som inkluderar kvalitetssäkring så att den egentliga målsättningen blir tillgodosedd.
  • Det som avgör planens värde är hur väl nyckelkoden speglar den kulturhistoriska målsättning som bör prägla planeringen samt hur väl den i övrigt beskriver verkligheten. Hög kvalitet på inmatat värde ger god kvalitet på utfall och tvärtom.
  • Användning av nyckelkoder som ligger nära men inte direkt motsvarar det reella åtgärdsbehovet, kan leda till överdrivna och standardiserade förfaringssätt. Nyckelkoder som är felaktigt formulerade eller felaktigt och okänsligt använda, kan ge en skev bild av verkligheten samt leda till felaktiga åtgärder, osakliga kostnadsuppskattningar. Detta kan leda till skador på kulturhistoriska värden och förvanskning av kulturmiljöns karaktär.
  • Inom ekonomisk styrd förvaltning förekommer åtgärder som förutsätter utbyte av byggnadsdetaljer med vissa tidsintervall (livscykelkostnad). Risken är då stor att kulturhistoriska värden går till spillo genom att förvaltningen styrs av dessa tidsintervall istället för materialens verkliga livslängd. Åtgärderna i en sådan plan tillgodoser inte kulturvärden och behöver inte heller med nödvändighet tillgodose reella tekniska behov.
  • Livscykelperspektiv på bevarande innebär motsatsen till livscykelkostnad. Med ett livscykelperspektiv bevaras materialen så långt som möjligt vilket tillgodoser kulturhistorisk varsamhet och hållbarhet ur såväl kulturmiljö- som klimatsynpunkt. För att använda livscykelperspektiv på materialen vid digital förvaltningsplanering krävs att intervallen redovisar intervall för besiktning snarare än materialbyte.