Foto: (CC BY)

5. Uppföljning och revidering

Ett förvaltningsverktyg måste hållas aktuellt. Vårdprogrammet, liksom vissa rutiner och beskrivningar, kan vara oförändrade under lång tid om de är bra medan underhållsplanen där planering- och prioritering redovisas är ständigt i behov av uppdatering efterhand som åtgärder genomförs och resurser ändras.

Uppföljning och revidering är framgångsfaktorn som driver förvaltningsprocessen framåt och håller vårdprogram, underhållsplan och åtgärdsplaner levande. Utan uppföljning och revidering riskerar dessa förvaltningsverktyg att bli dyra engångssatsningar som inte används.

Uppföljning och revidering har flera syften till exempel:

  • att styra åtgärderna rätt, det vill säga att identifiera förutsättningar och företeelser vid pågående förvaltning som behöver justeras för att behålla de värden som ska förvaltas,
  • att identifiera eventuella brister i själva utvärderingen. Mäter man rätt saker, finns det behov av kompletterande uppföljning för att uppnå syftet med den?
  • uppföljningsresultatet kan dessutom användas för statusrapport för till exempel uppdragsgivare, finansiär, tillsynsmyndighet eller till allmänheten som visar på hur det går med förvaltningen.

Revidering och uppföljning bör ske regelbundet och händelsestyrt. I vissa fall finns formella krav på regelbunden revidering av förvaltningsverktyget. Svenska kyrkans vård- och underhållsplaner ska exempelvis revideras senast vart tionde år.

Vårdprogrammet revideras främst om ny kunskap har tillkommit som kräver att värdebeskrivningen och målsättningarna behöver kompletteras. Vårdprogrammet (vårdplanen) brukar därför kallas ”den fasta delen” i en vård- och underhållsplan.

Att kvalitetssäkra vårdpolicyn tidigt i processen kan spara mycket arbete. Vårdpolicyn kvalitetssäkras genom kontroll av i vilken utsträckning den utgår från bevarandemål. Förbisedda hot, konkurrerande målsättningar och snäva avgränsningar är orsaker till att vårdpolicyn måste revideras och att fler förvaltningsverktyg måste göras om i ett senare skede.

Revidering av rutiner och arbetsbeskrivningar ska göras om dessa inte har visat sig leda till avsedd effekt, det vill säga måluppfyllelse.

Ansvar för uppföljning kan finnas på olika nivåer inom en förvaltande organisation. Ansvarig bör fortlöpande göra uppföljningar av arbetsinsatser utifrån målsättningar i vårdprogrammet. För att kunna göra detta ska målsättningarna vara preciserade utifrån situation i underhållsplan och på motsvarande sätt i olika typer av åtgärdsplaner (arbetsrutiner med mera).

Process för  uppföljning och revidering

Uppföljning och revidering sköts som en löpande arbetsprocess inom exempelvis en förvaltningsorganisation. I samband med planering och prioritering av åtgärder i underhållsplanen skapar man även rutiner för revidering. Dessa kan ha formen av en självständig plan för revidering och är ett viktigt redskap för styrning och uppföljning i arbetet och bör finnas med som utgångspunkt i utformandet av underhållsplanen och de olika åtgärdsplanerna.

Följande frågeställningar är grundläggande vid uppföljning av förvaltningsverktygen och dess utfall:

  • Används de bästa metoderna för förvaltning av de kulturvärden och egenskaper som ligger till grund för en plats eller objekts utpekande och skydd?
  • Finns det en vårdpolicy samt rutiner och strategier som bygger på denna och följs de i det löpande och planerade arbetet?
  • Kan rutiner och arbetssätt förbättras för att tillgodose bevarandemål i högre grad?

Detta utvärderingsarbete handlar dels om hur arbetet har planerats och utförts i förhållande till mål, men också om resursbehov i relation till resurstillgång. Resurser kan handla om såväl ekonomi som maskinpark och tillgång på rätt kunskaper i de olika förvaltarleden.

Alla som kan påverka förvaltningens resultat bör delta i utvärderings- och revideringsarbetet. Foto: Camilla Altahr-Cederberg (CC BY)

Inför en revideringsprocess bör en arbetsgrupp skapas av personer som på olika sätt är involverade i planering av arbetet och praktisk förvaltning.

Strukturen för arbetet fastställs inledningsvis genom att villkor för processen ställs upp. Dessa kan omfatta:

  • ambition och målfokus med utvärderingen,
  • medverkande i processen (arbetsledning, medarbetare, konsult, externa intressenter),
  • klarläggande av ansvar för var och en av de medverkande parterna,
  • tidplan för genomförande,
  • utvärderingens redovisningsform (dokumentets struktur),
  • kommunikation av resultatet av utvärderingen till relevanta parter,
  • omsättning av resultatet i praktiska åtgärder vid fortsatt förvaltning,
  • dokumentation och arkivering av relevant information som tagits fram.

Att arbeta gemensamt med kvalitetssäkring

För att det ska vara möjligt att följa upp målsättningen i alla delar av ett förvaltningsverktyg, måste den vara klart definierad. Det önskvärda tillståndet/utförandet och tidpunkt när en åtgärd ska vara genomförd ska anges i mätbara eller på annat sätt uppföljningsbara termer. Uppfyllelse av långsiktiga mål kan till exempel testas mot ett antal uppställda kriterier eller indikatorer som visar om man är på rätt väg. De indikatorer som gemensamt ställts upp vid en inledande planering av olika arbetsmoment, följs upp genom en process som är identisk med den som genomfördes när indikatorerna för måluppföljning formulerades. Hur väl åtgärder bidragit till måluppfyllelsen kan studeras med utgångspunkt från indikatorer. Avvikelser kan på så sätt diskuteras och analyseras samt förslag till revideringar av egna arbetsinsatser formuleras när det gäller löpande drift. Praktiskt kan regelbundna avstämningar ske genom ronderingar där berörda utförare och ansvariga följer upp det utförda arbetet. Detta kan ske utifrån en checklista som i sin tur bygger på vårdpolicyn. Man kan exempelvis arbeta med incidentrapporteringar, där avvikelser noteras efterhand och samlas för att sedan följas upp i samband med avstämningstillfällen.

Motsvarande uppföljning kan göras av planerat underhåll (större insatser) där projekt eller delar av projekt som har bidragit till måluppfyllelse, respektive sådana som inte har gjort det, kan studeras och orsaker klarläggas. Detta kan sedan medföra insikter som är värdefulla att ha med sig inför kommande upphandlingar, till exempel om anbudshandlingarna var tillräckligt tydliga eller om kompetensnivån hos upphandlade entreprenörer var rätt.

Ibland kan det vara en fördel med att en extern part bistår i arbetet med uppföljning och utvärdering av såväl löpande drift som planerade åtgärder. Det kan handla om att man ofta är ”hemmablind” där det är svårt att se problem inom den egna organisationen eller med förvaltningsarbetet.

Tips för uppföljning
  • Ta fram åtgärdsbeskrivningar och indikatorer gemensamt samt i samråd med berörda tillsynsmyndigheter.
  • Kvalitetssäkra tillsammans inom organisationen genom en arbetsgrupp som genomför regelbundna planeringsmöten.
  • Ta vid behov hjälp av extern utvärderare vid intern uppföljning.

Samråd vid utvärdering och revidering

Samrådsskyldighet med tillsynsmyndigheter finns ibland. Exempelvis granskas vårdprogram av Riksantikvarieämbetet när det gäller statliga byggnadsminnen. Vad gäller kyrkliga kulturminnen finns på motsvarande sätt en skyldighet att skicka in upprättande eller revidering av vård- och underhållsplaner till länsstyrelsen.  När det gäller byggnadsminnen enligt 3 kap KML varierar praxis. Framtagna vård- och underhållsplaner har som regel funktionen av kunskapsunderlag inför fördelning av kulturmiljövårdsbidrag respektive som rådgivning och överenskommelse om ambitionsnivå för förvaltning mellan ägaren och länsstyrelsen.

Måluppföljning i praktiken

Målstyrning inom miljömålsarbetet och många andra samhällsområden utgår från styrmodeller som är byggda kring så kallade ”smarta mål” vilket betyder att målsättningarna ska vara specifika, mätbara, relevanta för sitt syfte, realistiska och tidsatta.

SMARTa mål
  • Specifika
  • Mätbara
  • Korrekta (accurate)
  • Realistiska
  • Tidssatta

För att målsättningar eller åtgärdskrav ska få genomslag i det praktiska arbetet kan man använda ”aktiv form” i sitt språk. Istället för att skriva ”hängrännorna bör årligen rensas från löv före sista oktober” skriver man ”Hängrännorna har årligen rensats från löv före sista oktober”. Detta ger en absolut och mätbar tidsgräns som sätter press på alla parter och möjliggör en regelbunden kontroll av om målet är uppnått. Avstämningar följer upp tills åtgärden är genomförd. Om det går att se en trend i att ett visst återkommande arbetsmoment inte kan göras inom föreskriven tid, kan detta vara ett skäl att se över planering, prioritering eller resursfördelning på ett sätt som gör att åtgärdskravet eller den grundläggande målsättningen bakom kravet kan uppfyllas.

Uppföljningsindikatorer kan formuleras utifrån de uppställda förvaltningsmålen. Det är dock viktigt att indikatorn är formulerad så att den mäter rätt saker. Inom landskapsvård (natur- och kulturreservat med mera) används ofta biologiska indikatorer i form av indikatorarter. Vissa örter gynnas av beteshävd och frånvaro av gödning. I den takt örterna återetableras, ges en indikation på att den hävd man vill att landskapet ska präglas av (slåtter och naturbete i detta fall) sker och att landskapet i allt högre grad präglas av detta.

Vad har salamandern och ett medeltida dörrbeslag på en 1700-talsport gemensamt? Båda kan fungera som indikatorer på egenskaper eller företeelser som behöver värnas.Foto:J N Stuart/Helen Simonsson (CC BY) (CC BY-NC-ND)

Inom byggnadsvården skulle man kunna tänka på liknande sätt. Om man exempelvis skulle hävda att andelen bevarade ålderdomliga fotrännor på ett plåttak är en indikator på en fungerande rutin kring årlig rensning av rännor, medan utbytta rännor är tecken på misskötsel i det förebyggande arbetet där faktorer som exempelvis har att göra med förändringstryck, okunskap eller vaga målbilder för förvaltningen. Samma sak gäller om man exempelvis anger en väl underhållen yta kontra en flagnad yta som indikation. Om regelbunden målning är åtgärdskravet blir färgflagor en indikation på brister. Om bevarat underlag är målsättningen och målningen medlet för detta, kan val av felaktig färgtyp ge mer skador på underlaget än de som uppstår vid bristande underhåll och flagnad linoljefärg.

Plan för uppföljning

Uppföljningen av förvaltningens praktiska resultat kan formaliseras i en plan för uppföljning. Hur denna bör utformas avgörs av hur förutsättningarna i övrigt ser ut. Det är också viktigt att ansvar för genomförande och uppföljning är tydligt klarlagda.