Förutsättningar för gallring
Stöd för museer i gallringsprocessen – Innehåll
Bakgrund och inledning | Ordförklaringar | Förutsättningar för gallring | Planering | Genomförande | Gallringsbeslut | Avyttring | Dokumentation och avslut | Checklista för gallringsprocessen | Litteraturlista | Bilaga 1 | Bilaga 2
Foto: Gabriella Ericson (CC BY)
Etiska förutsättningar
Många museer i Sverige är anslutna till ICOM som är en internationell organisation för museer och yrkesverksamma inom museiområdet. Syftet med ICOM är att utveckla och förbättra världens museer. ICOM har etiska regler som tar upp olika aspekter av museiarbete och ger generell etisk vägledning för olika områden, bland annat gallring.
Enligt reglerna kan en ansvarsfull gallring ske så länge museet har laglig rätt att göra sig av med objekt ur samlingarna och att inga krav ställdes vid förvärvstillfället som omöjliggör gallring. Gallring får enligt reglerna bara ske i fullt medvetande om objektets betydelse, dess karaktär, dess rättsliga status och den förlust av allmänhetens förtroende som kan bli följden av åtgärden.
En etisk gallring kännetecknas av att:
- den utförs inom ramen för fastställda riktlinjer eller en policy för samlingarna
- ansvaret för gallringsbeslutet vilar på organisationens högsta ledning eller styrelse i samråd med museichef och den tjänsteman som är direkt ansvarig för den samling som berörs
- den utförs med intentionen att objektet, så långt det är möjligt, förblir tillgängligt för allmänheten, i första hand genom att andra museer erbjuds objektet
- den utförs utan att skada allmänhetens förtroende för museer
- alla beslut som rör gallringen dokumenteras
- avyttringen inte utförs för att generera intäkter
- eventuell ersättning som museet får från avyttringen endast används till långsiktig förmån för samlingarna
- varken museipersonal eller styrelse, eller deras familjer och närstående tillåts ta emot eller köpa objekt som har gallrats ur en samling de ansvarar för.
En oetisk gallringsprocess kan få betydande konsekvenser för museet och museer i allmänhet.
Om museet känner tveksamhet inför en förestående gallring kan Svenska ICOM kontaktas för rådgivning.
Juridiska förutsättningar
Museer kan stöta på juridiska begränsningar som påverkar möjligheten att gallra objekt från samlingarna. Begränsningar kan även finnas för hur ett objekt kan avyttras. Det kan både röra sig om allmän lagstiftning, men också lagstiftning som är förknippad med en särskild typ av objekt, samling eller organisationsform. I vissa fall kan en gallring vara juridiskt omöjlig att genomföra. Olika stiftelser kan också ha olika förutsättningar beroende på vad som står i stiftelseförordnandet.
Kontrollera vilken annan typ av vägledning som finns när det gäller till exempel fyndfördelat arkeologiskt material och arkivmaterial. Vissa museer, samlingar och objekt kan beröras av begränsningar i villkor som ställdes vid förvärvstillfället. I andra fall kan ägarförhållandena vara oklara vilket kan försvåra eller förhindra gallring.
Det är viktigt att, innan en gallringsprocess påbörjas, reda ut vem som äger objekten i samlingarna, om och hur gallring kan genomföras och vem som har rätt att ta beslut. Det är också bra att formulera hur material med oklar bakgrund ska hanteras.
Förvaltningsansvaret för samlingarna ligger oftast hos museets ledning. Ledningen bör försäkra sig om att gallringsbeslut fattas på ett professionellt sätt och att hänsyn tas till alla juridiska aspekter och andra omständigheter. Om det finns några tveksamheter kring de juridiska följderna av ett visst tillvägagångssätt, bör museet söka lämplig rådgivning.
Policy eller riktlinjer för samlingarna
Alla museer bör ha en samlingsförvaltningspolicy eller riktlinjer för samlingarna. Policyn eller riktlinjerna är ett dokument som anger organisationens grundläggande principer för det långsiktiga arbetet med samlingarna och innehåller alla områden som berör samlingsarbetet. Samlingsförvaltningspolicyn följer och förhåller sig till organisationens uppdrag och mål, styrdokument och de juridiska och etiska omständigheter som finns. Den kan också innehålla fokusområden för framtida insamling och bevarande samt roller och ansvar i beslutsprocesser.
Till policyn bör det också finnas riktlinjer och rutiner för hur en gallringsprocess ska genomföras på museet. Dessa kan klargöra att gallring alltid ska ske som en del av en övergripande utveckling av museets alla samlingar, inklusive insamling. De innehåller museets uppsatta kriterier för gallring och vilka avyttringsformer som är möjliga.
Samlingsförvaltningspolicyn, riktlinjer och rutiner för samlingarna fungerar som en vägledning för museets personal i arbetet med samlingarna. Beslut bör grunda sig på dessa dokument och de bör revideras regelbundet.
Övergripande kunskap om samlingarna
Museet bör se till att man har en övergripande kunskap om vad som finns i samlingarna och att dokumentationen om dem är så fullständig som möjligt. Detta gäller inte bara informationen om själva objekten, utan också förvaltningsteknisk information som till exempel uppgifter kring objektnummer, proveniens, förvärv, accession och utlån. All ny information som framkommer under en gallringsprocess bör samlas in, registreras och arkiveras under projektets gång. Som stöd i det långsiktiga dokumentationsarbetet finns samlingsförvaltningsstandarden Spectrum.