Omvärldsbevakning för museer

På den här sidan hittar du information om Riksantikvarieämbetets förstudie kring museernas behov av omvärldsbevakning och omvärldsanalys. I höst tar förstudien steget från att undersöka behoven, till frågor om hur vi ska svara mot dem – och på bästa sätt använda de möjligheter och resurser vi har för att bidra med stödjande insatser.

Den 13 augusti samlades ett tjugotal personer från nästan lika många museer på Riksantikvarieämbetet i Stockholm*, för att delta i en workshop och bidra med input till förstudien.

Gemensam bild

Erik Herngren från Kairos Future var med och höll en föreläsning om grundläggande förutsättningar för effektivt omvärldsarbete. Fokus låg på att etablera en gemensam förståelse för några av omvärldsarbetets centrala begrepp och syften.

Omvärldsbevakning, mediabevakning och trendspaning. Alla känner igen orden, men få tolkar dem exakt likadant. Detta har inte minst varit tydligt under museidialogen. Efterfrågan på omvärldsbevakning har varit stor, men vad vi museiverksamma lägger i begreppet varierar.

Systematiskt arbete

Det är till exempel vanligt, inte bara inom vår sektor, att man förväxlar omvärldsbevakning med mediebevakning och mediaanalys, som går ut på att scanna och analysera hur den egna organisationen och branschen framställs i media, bland annat för att kunna anpassa sin egen externkommunikation. Ett systematiskt omvärldsarbete, där omvärldsbevakning och omvärldsanalys ingår, är något helt annat. Det handlar om att:

  • systematiskt och fortlöpande söka och identifiera mönster i omvärlden
  • förstå hur dessa skapar hot eller möjligheter för den egna organisationen
  • se till att kunskapen vägs in vid beslutsfattande och verksamhetsplanering/verksamhetsutveckling.

Omvärldsanalys görs alltså helst inte vid enstaka tillfällen eller periodiskt (till exempel årsvis). Eftersom omvärlden hela tiden förändras och ny information tillkommer, är det vettigare att se omvärldsanalys som ett löpande systematiskt arbete.

Rätt förutsättningar

Inte heller väljer man ämne och inriktning utan tydligt syfte. Om du som anställd på ett museum får uppdraget att ”göra om en omvärldsbevakning så att vi får reda på vad vi borde ha koll på så där i allmänhet” – så bolla tillbaka till chefen. Du behöver en tydligare beställning: Vilka beslut eller behov behöver hen ett stödjande underlag för? Vilka skillnader ska resultatet bidra till i organisationen?

Ett effektivt omvärldsarbete förutsätter att man vet vilka strategiska och taktiska frågor som är viktiga för verksamheten. Arbetet behöver utgå från specifika frågeställningar, som speglar definierade och prioriterade behov. Syftet är ju att ta fram något som kan tjäna som underlag för olika beslut.

Riksantikvarieämbetets roll

Det har från många håll kommit förväntningar på att Riksantikvarieämbetet ska göra omvärldsbevakning och omvärldsanalys åt/för museerna. Vi vet också att många vill ha stöd i att själva komma i gång med omvärldsarbete på olika nivåer. Vårt fokus framöver är att se över hur våra möjligheter och resurser kommer till störst nytta, i balansen mellan det ena och det andra. Och framförallt vill vi hitta och bidra till former som främjar samverkan kring omvärldsarbete, mellan oss, museerna och sektorns olika nätverk och sammanslutningar.

Inspel och behov

Den 13 augusti ville vi som sagt träffa er för att be om input. Vi bad om exempel på frågeställningar som skulle kunna ligga till grund för ”omvärldsinsatser”, som ni anser skulle gynna viktiga beslut och göra skillnad i era verksamheter.

Här följer exempel på de frågeställningar som deltagarna spelade in:

  • Vilka politiska och etiska frågor arbetas med i andra organisationer och vad är relevant för oss som vi borde ta till oss?
  • Hur ska museerna möta frågor om hållbarhet?
  • Hur kan museer bli en tydlig arena för dialog/debatt/kunskap om demokrati och samhällsbygge?
  • Hur kan kunskap från ett fysiskt utställningsrum förmedlas digitalt, till fler?
  • Hur ska museerna förstå sina besökare, och icke-besökare?
  • Var finns möjligheter att söka extern finansiering?
  • Vilka nya lagar och förordningar kommer att påverka museerna och hur?
  • Hur ska man jobba med just omvärldsarbete?
  • Hur ska museerna tolka sin roll i samhället?
  • Hur ska museerna ta vara på digitaliseringens möjligheter?

Ämnesområdena för de här behoven känns igen från museidialogen. Men inspelen under workshopen gav oss också kunskaper hur man vill ta del av/använda frukterna som ett systematiskt omvärldsarbete kan ge. Till exempel:

  • Goda exempel: Man vill höja blicken och ta del av andras lösningar, idéer, knep, metoder.
  • Överblick: Man vill ha tjänster, exempelvis webbplatser ”där man kan se vilka nätverk och konferenser som finns inom ens kompetensområde”, ”vilka standarder och system andra använder” etc.
  • Mäklarhjälp: Man vill att Riksantikvarieämbetet använder myndighetens överblick för att mer eller mindre aktivt sammanföra museer med liknande behov/projekt/idéer.
  • Faciliterande insatser: Man vill att Riksantikvarieämbetet agerar plattform för samverkan och utvecklande, utforskande aktiviteter och sammanhang, som exempelvis konferenser, nätverk, utbildningar, pilotprojekt etc. Museerna vill att vi bidrar med exempelvis lokaler, strukturer och processledning.
  • Inspiration: Aktörerna inom museisektorn vill ta del av inspirerande museinyheter och delta i inspirerande sammanhang/aktiviteter.
  • Trendkoll: Deltagarna vill ta del av trender som berör museerna.

På återhörande!

Utifrån detta är frågan så klart: Vad händer nu? Vi kommer att jobba vidare mot konkreta svar på förstudiens frågeställningar. Fokus kommer att ligga på att hitta strukturer för hur våra möjligheter att stötta och främja kan göra störst skillnad, för och tillsammans med museerna. Vi ser fram emot att återkomma med mer konkreta besked!

Omvärldsbevakning som vi förmedlar för museerna redan i dag kan du ta del av bland annat via K-blogg, K-podd, nyhetsbrevet För museer, våra olika rapporter och genom seminarier och konferenser som vi arrangerar.

Du kan också botanisera bland alla artiklar som Riksutställningar förmedlade via sina nyhetsbrev med omvärldsbevakning för museer: Spana! och Spana Teknik.

*Workshoptillfället i Hudiksvall, som skulle ha ägt rum 26 september med samma upplägg som i Stockholm, ställdes in på grund av för få anmälningar.