Fallstudie: Nytt samlingsförvaltningssystem för Thielska Galleriet

Thielska Galleriet: Införande av samlingsförvaltningssystem i samband med digitaliseringsprojekt.

Thielska Galleriet är ett konstmuseum i Stockholm, med 3 fastanställda, 4 projektanställda, 6 timanställda och runt 1000 konstverk i samlingarna.


Thielska GallerietFoto: (CC BY)

Året 2017 fick museet ett projektbidrag från Riksbankens jubileumsfond. Projektet löper i 3 år (2018 – 2020) och syftar åt att digitalisera och digitalt publicerar samlingarna samt arkivmaterial, dvs konstsamlingen omfattande ca 930 skulptur och målningar, 90 möbler, samt Richard Berghs och Ernst Thiels så kallade brevarkiv, inklusive föremål som plånböcker och medaljer, konst, fotografier och skissböcker. Inom projektet ryms även verkställandet av onlinepublicering genom att skapa en “Sök i samlingarna”, tillgänglig  via museets hemsida.

Det har varit ett tydligt beslut från början att arkivmaterial ska kunna dokumenteras i samma system. Arkivmaterial registreras och fotograferas under projektets gång. Ungefär hälften av konstsamlingen har varit fotograferat sedan tidigare, men vissa blir omfotograferade under projektet ändå. För arkivmaterialets bildfångst gäller både fotografering, inhouseskanning och extern massdigitalisering (brevmaterial, dokument, protokoll, etc). Museet fattar individuella beslut om digitiseringsmetod på objektnivå.

Projektet drivs av en projektledare och en projektassistent. Utöver det har museichefen 10% anställning i projektet som projektledare. Thielska Galleriet har sedan 2016 jobbat med ansökningen till Riksbankens jubileumsfond. Redan innan ansökningen gjordes det en behovs- och marknadsanalys gällande samlingsförvaltningssystem som kom fram till att systemet MuseumPlus skulle införskaffas för projektet. Målet är att samlingsförvaltningssystemet blir en intern informationskälla, som ska även underlätta forskarservicen som museet ger. I dagsläget finns ca. 3500 poster i databasen nu, och det tillkommer ca. 2000.

I projektbeskrivningen var dokumentation och registrering utpekat som syfte för inköp av samlingsförvaltningssystemet, och några planer att använda systemet som stöd i fler samlingsförvaltningsprocesser fanns på den tiden inte. MuseumPlus köptes in som en molntjänst där leverantören står för både drift av samlingsförvaltningssystemet som för lagring av tillhörande bildmaterial. Molntjänsten har fungerat bra hittills men prissättningen för lagringsutrymme är inte helt transparent.

Museet hade tidigare inventerat och katalogiserat konstsamlingen i ett excelark, och en katalog från 1970-talet finns tillgänglig. Under projektets inventering, togs det även hänsyn till utkast till katalog över konst- och möbelsamlingen från 1929 och en inbunden version av samma katalog från 1930 (ej publ.). En ny inventering gjordes och nya uppgifter om samlingarna läggs in kontinuerligt under projektets gång.

Excelfilen skickades till leverantören för analys och migration in i det nya systemet. Leverantören rensade data delvis innan migration, men något blev kvar för rensning i efterhand. Enligt projektdeltagarna hade det varit mycket gynnsamt om de hade haft mer tid för korrektur innan migration. De upplever att sökfunktioner som det nya systemet har att erbjuda, att söka efter olika specifika fält, är hjälpsam i korrekturprocessen.

Utbildningen i det nya systemet var väldigt intensiv, med en presentation och en workshop. Utbildningen upplevdes stundtals schematiskt och det var svårt att ta in allt. Försök att skräddarsy utbildning mer till institutionens behov.

Utskriftsmöjligheter i MuseumPlus är hjälpsamma men det är komplicerat att förstå hur mallarna tillverkas. Definiera så mycket som möjligt innan.

Bredvid samlingsöversyn och katalogisering underlättar samlingsförvaltningssystemet just nu framför allt kontroll av placering och förflyttning. Under projektet har en del objekt i arkivet fått nummer för första gången. Som tillägg till äldre arkivordningar som inte varit anpassades efter objektens omplaceringar som gjorts under åren, har ett överordnat inventarienummer tilldelats varje objekt. Varje digitiserat objekt har motsvarande filnamn, vilket har visat sig vara mycket hjälpsamt för ordningen. Referensnummer som har getts till varje enskilt objekt i arkivet som motsvarar en fysisk placering. För detaljerat dokumentation för placeringarna har dock databasen blivit oumbärligt. Placeringar i magasin registreras och uppdateras med varje förflyttning.

Projektteamet jobbar även med utställningsmodulen som systemet erbjuder. Den är i första hand tänkt för att upprätta en utställningshistorik över konstsamlingarna men de ser även möjligheterna med databasen för utställningsplanering.

Konserverings- och tillståndsrapporter tillverkas av externa konsulter och länkas till objektens poster i samlingsförvaltningssystemet.

I dagsläget har dock få av de ordinarie anställda kommit in i databasanvändandet i större utsträckning, men målet är att förankra samlingsförvaltningssystemet i den allmänna museiverksamheten innan digitaliseringsprojektet är slut.

 

Thielska Galleriets tips för implementering av samlingsförvaltningssystem:

  • Försök att rensa/se över gamla data så mycket som möjligt innan systembyte
  • Försök att definiera era behov innan utbildningstillfälle och ber leverantören att skräddarsy utbildningen efter era behov. Om möjligt, bokar en uppföljning efter att ni har kommit in i systemet.
  • Ha riktlinjer för kontroll av nyregistrering på plats. Det blir fler fel än vad man tror.