3. Övervägningar vid val av samlingsförvaltningssystem

Att välja och införa ett samlingsförvaltningssystem är en stor investering. Det finns många jämförbara system på den internationella marknaden, även om bara relativt få finns på svenska eller erbjuder service och support på svenska. En lista över system som används av svenska museer finns på referenslistan.vägkartan listas de viktigaste stegen för att komma fram till ett beslut om vilket system som är rätt för just din verksamhet. På sidan om Spectrum processerna listas vilka funktioner systemet borde ha för att stödja de olika processerna. Den viktigaste framgångsfaktorn är dock inte vilket system museet i slutändan väljer, utan hur systemet förankras i verksamheten. 

Kartläsning på HMS Dristigheten, 1939 (PDM)

Det är viktigt att vara medveten om att investeringen inte slutar med inköp av systemet. Snarare är det så att den största investeringen sker i form av tid som anställda eller volontärer kommer att behöva lägga på att analysera, inventera och definiera rutinerna som i framtiden kommer att skötas med hjälp av samlingsförvaltningssystemet, eller hur rutinerna kommer att förändras med ett nytt system. Inget system kommer att vara helt perfekt för museets specifika verksamhet, men med tydlig definierade rutiner som i bästa fall utvecklas med hela organisationen blir investeringen lyckad vilket system än väljs. 

De flesta institutioner som idag inte har ett samlingsförvaltningssystem på plats, har liknande huvudkrav. Oftast är det att få bättre kontroll över samlingarnas fysiska förvaring, bättre möjligheter att söka efter specifika föremål i samlingarna och bättre möjligheter att visa och använda samlingarnas information digitalt på webben. För andra organisationer kan det handla om att dokumentera samlingarna på ett mera systematiskt sätt, för att säkra kunskapen för framtiden. 

Eftersom olika institutioner befinner sig i olika skeenden i samlingsförvaltningsprocessen, har olika förutsättningar gällande digitala resurser och kanske olika äldre system som behöver migreras, är det avgörande att genomföra en behovsanalys innan val av samlingsförvaltningssystem. Behovsanalysen bör identifiera vilka samlingsförvaltningsprocesser som ska dokumenteras i samlingsförvaltningssystemet direkt och vilka som kommer att definieras i ett senare skede. Exempel på processer att börja med är Kontroll av placering och förflyttning, Katalogisering, eller Utlån.

På sidan om Spectrumprocesser och samlingsförvaltningssystem listas processer som i bästa fall alla ska skötas med hjälp av samlingsförvaltningssystemet. Det finns även en översikt som mer detaljerat bryter ner vilket stöd systemet bör erbjuda för de olika processerna. Genom att vikta dessa funktioner utifrån egna behov kan organisationen filtrera ut vilka som är viktigast och formulera en kravspecifikation efter det. Det är viktigt att komma ihåg att de flesta krav går att uppfylla på många olika sätt. Därför ska samlingsförvaltningssystemet alltid testas i förväg eller demonstreras genomgående. Om museet går igenom processer och behov i förväg finns en bättre förståelse för vilket stöd som önskas. Det blir då lättare att bestämma vilka funktioner anses vara avgörande för verksamheten. Dessa funktioner borde testas extra noggrant. 

I samband med behovsanalysen är det viktigt att identifiera vilka medarbetare som kommer att jobba med systemet såväl i början som i framtiden. I mindre organisationer med färre än 10 anställda är det lämpligt att utgå från att alla kommer att behöva jobba med systemet. Men även större museer borde utgå från att många olika personer och yrkesgrupper kommer att jobba i samlingsförvaltningssystemet. Användarvänligheten av systemet borde därför testas och utvärderas noggrant, med flera olika användare eller användargrupper. 

I mindre organisationer som kanske är beroende av ideella krafter för registrerings- och katalogiseringsarbete kan det vara viktigare att systemet är lätt att hantera än att det stödjer alla samlingsförvaltningsprocesser. I större organisationer med fler specialister kan det vara värt att prioritera ner användarvänligheten till fördel för större funktionalitet.