6. Grundläggande tekniska funktioner i samlingsförvaltningssystem
Ett samlingsförvaltningssystem bör tillåta användaren att spara, ändra och radera data, att tillgå data genom olika sökförfrågningar, att sortera data och att exportera specifik data i rapporter samt i återanvändningsbara och maskinläsbara format.
Med maskinläsbara format menas exporter i till exempel CSV, XML eller JSON format, som tillåter andra tekniska aktörer att utveckla och vidareutveckla tjänster och lösningar på museets data. Läs mer om detta i stycket om sökning och export. Data sparas oftast i form av tabeller och skapas/ändras genom formulär.
Datastruktur
Systemets datastruktur ska undvika dubblering av information. Det ska vara lätt att göra ändringar i det, man ska till exempel bara behöva ändra på ett ställe. Det ska också vara lätt att göra sökningar i det, man ska kunna förutse var information finns. Systemet bör, särskild med hänsyn på museets särskilda behov, ha mekanismer som minimerar risken att samma typ av information behöver registreras flera gånger. Det betyder att information om till exempel en tillverkare eller en donator bara behöver sparas en gång, i så kallade auktoritetsposter, och kan länkas till många olika föremålsposter. Eller att information om en utställning sparas en gång, men kan länkas till alla föremål som ingick i utställningen. Systemet bör även garanterar att information i auktoritetsposterna bara behöver uppdateras på ett ställe, men att den uppdaterade informationen visas överallt.
Samtidigt måste systemet vara så flexibelt att dokumentationen av samlingarna kan utökas om mer information eller nya typer av information tillkommer.
Identifikation av dataposter
Eftersom museiföremål oftast har ett flertal nummer som refererar till dem (till exempel förvärvsnummer, referensnummer, katalognummer, objektnummer) ska samlingsförvaltningssystemet spara ett tekniskt identifikatonsnummer (så som en Universally unique identifier – UUID), för att alltid kunna identifiera dataposten. Om systemet tillåter publicering av data på webben borde det finnas stöd för att skapa beständiga identifierare till dataposter som publiceras. Denna beständiga identifierare kan med fördel vara det samma som det tekniska identifikationsnummret.
Sökning och export för användare
Avgörande funktioner för att införandet av samlingsförvaltningssystemet ska bli framgångsrikt är att systemet erbjuder en tillräckligt kraftfull sökmekanism och att data går att exportera i olika format och mallar, såsom utställningslistor, tillståndsrapporter eller inventarielistor över speciella rum eller hyllor. Det ska både finnas färdiga standardmallar och systemet ska även erbjuda möjligheten att museet kan definiera mallar själv. Det betyder att museet själv kan välja vilken information som ska exporteras. Det kan exempelvis gälla en utställningslista eller att museet kan tillverka innehållslistor eller utställningsetiketter i specifika format. Testa noggrant att dataexporter kan ske till mallar som museet har i bruk eller planera att ta i bruk, såsom utställningsetiketter, lånebrev, tillståndsrapporter med mera. Fundera också på vilka former av statistik museet behöver för uppföljning och utvärdering av verksamheten i allmänhet, men även specifik för uppföljning och utvärdering av dokumentation i systemet. Går det att få ut antal nyregistrerade föremål/poster per år, antal publicerade föremål/poster, föremål/poster med bild med mera? Det är viktigt att systemet tillåter att söka i alla datafält. Det betyder att användaren kan söka fram föremål beroende på förvärvsinformation eller placering lika lätt som beroende på tillverkare eller material. Systemet borde tillåta att både spara sökförfrågningar och resultat för vidareanvändning vid ett senare tillfälle. Det är också önskvärd att sökresultaten går att sortera efter specifika kriterier som användaren bestämmer (till exempel tillverkningsdatum i ett fall men donatorsnamn i ett annat).Att definiera stringenta registreringsriktlinjer under införandeprocessen är framförallt viktigt för att kunna utnyttja systemets sök- och exportfunktionalitet i full kapacitet. Bara ifall data om olika föremål registreras på samma sätt kan sök- och exportfunktionaliteterna utnyttjas till olika ändamål. Ju noggrannare katalogiseringsprocessen definieras och beskrivs, desto enklare blir den att följa och desto mer användbar blir museets data i interna och externa processer. Som redan nämnts för katalogiseringsprocessen rekommenderas det att använda kontrollerad vokabulär i största möjliga utsträckning. Fält/värden som med fördel kan fyllas i med hjälp av kontrollerad vokabulär är till exempel sakord, material och tillstånd. Det finns några fördefinierade listor på svenska som går att använda. Några system levereras med fördefinierade valmöjligheter för vissa fält. Se till att upprätta en egen fast lista om det saknas en användbar lista för museets behov och definiera hur och av vem den får utökas.
Sökning och export för maskiner och andra tekniska aktörer
Systemet borde även erbjuda exportfunktioner som tillåter att museets data återanvänds av tredje parter, som tex K-samsök (och därmed också vidare till Europeana och Sveriges dataportal). Ett öppet API (ett programmeringsgränssnitt), som tillåter andra program att utbyta information med samlingsförvaltningssystemet, är en annan lösning som gör det möjligt för tredje parter att återanvända museets data. Ett API är inte en färdig utvecklat tjänst, utan en specifikation för hur andra program ska skrivas för att kunna samverka med samlingsförvaltningssystem. Det är viktigt att API:et finns tydligt och publikt dokumenterat för att en tredje part ska kunna använda det.Om museet redan har planer att utveckla någon form av publik tjänst, till exempel en publik webbdatabas eller en besöksguide på samlingsdata, är det ytterst viktigt att den tekniska partner som ska utveckla tjänsten får testa API:et i förväg, innan beslut tas om vilket system som ska införskaffas. API:et bör också tillåta att synkronisera samlingsförvaltningssystemet med andra system som museet har i bruk, till exempel ett bildhanteringssystem eller ett webbpubliceringssystem. Mer specifika krav är listade i kravspecifikationstabellen under Sök, Export och Datautbyte.
Säkerhetskopior och redundans
Under implementering och senare under drift av samlingsförvaltningssystem bör museet se till att det finns stöd för säkerhetskopiering och återställning som skyddar data från driftstörningar. Det behöver även finnas rutiner på plats som säkerställer att data kan rekonstrueras efter mänskliga fel. Det betyder att man när som helst borde kunna gå tillbaka till en tidigare version av systemet. Museet bör själv kunna definiera när och hur ofta säkerhetskopior tas och hur länge de sparas. Om museet bara sällan ändrar uppgifter i samlingsförvaltningssystemet, men det mesta av informationen är statiskt, kan det räcka att ta en säkerhetskopia varje månad. Om uppgifterna ändras flera gånger i veckan, bör säkerhetskopian tas veckovis. Om museet är en stor organisation där flera olika uppgifter är ändrat varje dag, bör en daglig säkerhetskopia tas, som sparas i minst en vecka. Dessa rutiner bör ses över regelbundet och kan ibland förändras när en särskild situation kräver fler säkerhetskopior än vid vanligt drift. Ett annat behov är att det ska vara möjligt att ta ut säkerhetskopior för mer långsiktigt bevarande. Stöd för säkerhetskopiering och återställning kan uppnås med hjälp av systemleverantören eller skötas av museets ordinarie IT-leverantör. Om museet har få eller inga IT-resurser att tillgå för att sköta och kontrollera säkerhetsprocesserna, bör det vara ett krav på systemleverantören att tillhandahålla denna tjänst åt museet.Oavsett vilken lösning som väljs borde museet testa att säkerhetsrutinerna har installerats korrekt och att det är möjligt att återställa data enligt förväntningarna.
Säkerhetsnivåer och tillgänglighet
Ett samlingsförvaltningssystem bör ha säkerhetsmekanismer på plats som säkerställer att endast behörig personal kan se, registrera eller ändra känslig information som är sparad i systemet. Systemet bör kunna hantera olika säkerhetsnivåer för olika typer av information, till exempel att det går att dölja konfidentiell information för vissa användare som placerings-, pris- och försäkringsinformation och känsliga personuppgifter. Samtidigt bör samlingsförvaltningssystemet tillåta att information som institutionen bedömer som offentlig lätt kan publiceras och delas.