Fallstudie: Inköp och driftsättning av samlingsförvaltningssystem på Jönköpings läns museum

Jönköpings läns museum är en organisation med 50 anställda. I nuläget är det ca två tredjedelar av personalen som använder samlingsförvaltningssystemet i deras dagliga arbete.

Jönköpings läns museum hade en samlingsdatabas redan innan 2011, men den kändes inte längre tillräckligt stabil. Museet upplevde inte heller att databasen gav något stöd i förvaltningen av samlingarna. Ett annat önskemål var att museet vill publicera information om samlingarna på webben. Dessa mål ledde fram till beslut att införskaffa ny databas under 2010/2011.

Själva inköpsprojektet drevs av 2–3 personer. Museet tog fram gjorde en behovsanalys och skrev en kravspecifikation efter det. De tittade på olika system även innan upphandlingsprocessen hade kommit igång och bjöd in flera tillverkare att presentera systemen. Beslutet föll på Primus under 2011. Inga driftproblem, ibland lite buggar efter uppgraderingar.

Data från den gamla databasen migrerades över till Primus. En ansvarig person från leverantörens sida hjälpte till med datamigrationen, som enligt museet gick ”över förväntan bra”. Museet hade gärna velat rensa det gamla materialet, men det visade sig var omöjligt eftersom det gamla systemet var så osäker i drift.

Även om mer stöd till förvaltningsprocesserna var ett önskemål från början, så växte kunskapen om hur mycket samlingsförvaltningssystemet kunde stödja processerna först fram efter inköp. Det har tagit tid att komma in i arbetet med samlingsförvaltningssystemet och att förstå möjligheterna som den erbjuder.

Utbildningarna som leverantören erbjöd har varit bra och hjälpsamma, men det har varit omöjligt att ta in alla funktioner och möjligheter på samma gång. Det har upplevts extra värdefullt att leverantören erbjuder fasta kurstillfällen med jämna mellanrum. Leverantören erbjuder även användardagar som har varit hjälpsamma för att byta ut erfarenheter med samlingsförvaltningssystemet och utveckla användandet internt.

Museet hade som ambition att alla som registrera olika information i databasen ska göra det på likartat sätt. Det började med personal från samlingsenheten fick noggranna beskrivelser om hur information registreras. Beskrivningarna utökades till flera processer när museet under arbetet med Sprectrum gick igenom fler förvaltnings- och dokumentationsprocesser.

Jönköpings läns museums personal har varit bekant med Spectrum, framförallt genom kontakt med skotska museer. De började dock först att använda Spectrum som ett verktyg i samlingsförvaltningen efter att Spectrum processerna hade översatts till svenska. I detta arbete började museet att definiera samlingsförvaltningssystemets roll i de olika processerna. Idag är det fler och fler som använder samlingsförvaltningssystemet dagligen som stöd i deras arbete, även konsulterna som knyts till museet genom uppdragsverksamhet.

Ett bra exempel är processerna för inlån och utlån, som sköts till stor utsträckning via Primus, museet anpassade Spectrum processkartona till hur porcessern sköts med hjälp av samlingsförvaltningssystemet. Till detta tillkommer användarhandledningar och mallar i samlingsförvaltningssystemet som stöd i låneprocesserna. 

Museet förbereder nu en ny kulturhistorisk basutställning. Även här används samlingsförvaltningssystemet som informationsnod för att förbereda och planera utställningarna. Val av objekt till utställningarna markeras direkt i systemet. Museet har få egenanställda konservatorer och jobbar mest med konsulter. Även de har fått tillgång till samlingsförvaltningssystemet för att se direkt vad som ska åtgärdas eller synas.

Museet ska Utreder nu möjligheterna för att flytta samlingarna till nya magasin, även där kommer samlingsförvaltningssystemet att bli ett nav för dokumentation av packning och förflyttning av föremål.

 

Jönköpings läns museums tips för införande samlingsförvaltningssystem

• Var medveten om att det är ett stort och långvarigt arbete att införa ett samlingsförvaltningssystem
• Ta ett moment i taget, stäm av med berörda kollegor
• Skriv ner detaljerade anvisningar

Har du mer specifika frågor till Jönköpings läns museum om deras införande av Primus kan du vända dig till liselotte.munther@jkpglm.se