1. Samlingsförvaltningssystem, vad och varför ?

Moderna digitala samlingsförvaltningssystem erbjuder mycket stöd för verksamheten och bidrar till att effektivisera och standardisera arbetsprocesserna. Är det digitala system välskött och användbart i organisationens alla led, så är det en trygg bas för digitalisering av både samlingar och arbetssätt.

Vad är ett samlingsförvaltningssystem?

Ett tidsenligt samlingsförvaltningssystem är inte enbart en digital katalog över museets samlingar, utan erbjuder stöd för olika samlingsförvaltningsprocesser. Ett välfungerande samlingsförvaltningssystem kan till exempel hjälpa museet att planera kommande utställningar, att identifiera föremål i akut behov av vård eller att säkert dokumentera samlingarnas förvaring och förflyttning. Samlingsdatabaser blev vanliga på museer i slutet av 1980-talet. De första databaserna var oftast en kopia av de analoga katalogkorten.

Även om registreringsprocessen i digitala samlingsförvaltningssystem fortfarande kan kännas likt ett analogt katalogkort, så ligger samlingsförvaltningssystemets största potential i att kunna standardisera och delvis automatisera arbetsprocesser på ett museum. Med standardiserade processer menas att samma typ av uppgift, till exempel en tillståndsbedömning eller en förflyttning av ett föremål, alltid utförs och dokumenteras på samma sätt, utan att arbetsuppgiften blir personberoende.

Vad är fördelarna med ett samlingsförvaltningssystem?

Även om museernas förutsättningar är väldigt olika gällande storlek, budget och personalstyrka, så är fördelarna med att implementera ett samlingsförvaltningssystem lika för de flesta. Ett välfungerande samlingsförvaltningssystem med omfattande information om varje samlingsobjekt är en ovärderlig hjälp för många av museets verksamheter, såsom utställningsplanering, låneverksamhet, såväl som vård och dokumentation av samlingarna.

Moderna digitala samlingsförvaltningssystem erbjuder mycket stöd för verksamheten och bidrar till att effektivisera och standardisera arbetsprocesserna. Är det digitala systemet välskött och användbart i organisationens alla led, så är det en trygg bas för digitalisering av både samlingar och arbetssätt.

Med digitalisering av arbetssätt menas att rutiner fastställs omkring och med hjälp av organisationens digitala system. Det innebär att dokumentation som tidigare skett på analogt sätt upprättas och sparas digitalt. Att byta till en digital rutin leder oftast till att informationen lättare blir tillgänglig för fler. För en stor organisation har digitalisering av arbetssätt potential att stödja avdelnings- och enhetsövergripande kommunikation och allmänt öppnare samarbete bland organisationens olika medarbetare. För mindre verksamheter kan digitalisering av arbetssätt förenkla överblicken för den person som utför många olika typer av arbetsuppgifter. En standardisering och digitalisering av arbetssätt innebär att arbetsuppgifterna blir mindre personberoende och att det är lättare att hitta och återanvända dokumentation och information om samlingarna. Detta underlättar särskilt för organisationer som är beroende av ideella krafter.

När stora delar av samlingarnas information har dokumenterats i samlingsförvaltningssystemet på ett standardiserat sätt kan de sökas fram efter olika parametrar, exporteras och  återanvändas till flera olika ändamål, till exempel till lånebrev, utställningsetiketter eller för digitala presentationer. Dessutom kan moderna samlingsförvaltningssystem fylla verksamhetens behov av rapportering och statistik, från verksamhetsrapporter till årsredovisning.

Samlingsförvaltningssystem används även för att ge allmänheten tillgång till den digitaliserade samlingen och tillhörande information. I och med att de flesta system erbjuder olika lösningar för att publicera utvald data på webben, kan systemet förbättra digital tillgång till data. Systemet bör kunna exportera data i standardiserade format, för att underlätta samarbeten med aggregatorer och datautbyte med andra aktörer. En aggregator är en tjänst som samlar data från olika institutioner och visar de i en gemensam webbgränssnitt, som till exempel Kringla (K-samsök) eller Europeana.

Behöver museet ett samlingsförvaltningssystem?

Det korta svaret är ja.

Varje museum som ansvarar för en samling måste ha ett system för att dokumentera och förvalta den. Ett samlingsförvaltningssystem hjälper museet att dokumentera samlingar på ett professionellt och standardiserat sätt. I en ideal situation vet all personal på museet hur och var information ska dokumenteras, till exempel hur och var bilder av föremål ska sparas, hur och var funktionsbeskrivningar till tekniska föremål och verktyg i samlingar ska skrivas och sparas, hur och var tillståndsbedömningar dokumenteras. Som resultat blir samlingsförvaltningssystemet en källa eller åtminstone en startpunkt för personal att hitta svar till frågor om samlingarna. Att ha information om samlingarna samlad och tillgänglig för alla i verksamheten minskar risken att viktig kunskap om samlingarna (till exempel funktions- eller användningsbeskrivningar) går förlorad om personal eller volontärer slutar. En standardiserad samlingsförvaltning och dokumentation i ett standardiserat samlingsförvaltningssystem skapar bättre förutsättningar för museets säkerhetsarbete och minskar risken för skada, stöld eller förstörelse.

Det betyder inte nödvändigtvis att varje museum måste införskaffa ett heltäckande digitalt samlingsförvaltningssystem, men ett sammanhängande digitalt system kan förenkla museets processer och informationsflöden. Om budget och/eller personella resurser för att införskaffa och underhålla ett heltäckande, digitalt samlingsförvaltningssystem saknas, kan organisationen skapa ett eget samlingsförvaltningssystem med Excel-listor och nedskrivna rutiner. Ett sådant samlingsförvaltningssystem börjar oftast med ett centralt dokument som listar museets viktigaste rutiner. Alla samlingsförvaltningssystem kräver att museet lägger tid på att definiera sina rutiner och anpassa listorna och dokumenten så att all personal kan använda dem på det tilltänkta sättet. Utan ett heltäckande, digitalt system krävs det mer definitionsarbete från museets sida.

Om inget sammanhängande digitalt samlingsförvaltningssystem finns i bruk krävs mer manuellt arbete för att tillhandahålla viktig information om samlingarna på ett centraliserat och standardiserat sätt. Det är också svårare att samla information till olika projekt, till exempel utställningar, att veta hur pålitlig informationen är och att säkerställa att informationen kan återfinnas och återanvändas i framtiden. De flesta kommersiella samlingsförvaltningssystem erbjuder lösningar för att publicera data om samlingarna publikt på webben. Med ett eget samlingsförvaltningssystem kan det bli svårare att dela med sig information om samlingarna till en intresserad allmänhet, i och med att man behöver hitta alternativa vägar att publicera data.

Att börja dokumentera samlingarna i en Excel-lista kan dock vara en bra början för att skapa en överblick över samlingarna, och kan ofta bli en bra grund för att gå över till ett digitalt samlingsförvaltningssystem senare. För att det ska vara möjligt att återanvända dokumentationen och för att säkerställa att man inte glömmer viktiga aspekter i dokumentation av samlingarna är det avgörande att följa dokumentationsriktlinjerna som finns beskrivna på sidan Spectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem och att de viktigaste informationsenheter för föremålens dokumentation finns med.

En stor fördel som ett heltäckande samlingsförvaltningssystem har, jämfört med alla enklare lösningar, är att data bara behöver uppdateras på ett ställe. Om museet däremot har separata dokument/listor för till exempel utlån eller vårdbehov kan det lätt bli så att samma information behöver uppdateras på flera ställen. Det leder ofta till att informationen blir inaktuell i någon av listorna.

För att få bäst nytta av ett heltäckande, digitalt samlingsförvaltningssystem är det avgörande att systemet uppfyller personalens behov, att systemet implementeras korrekt och att systemet används av alla verksamma inom museet på ett standardiserat och kontinuerligt sätt.

Sammanfattning: fördelar med ett samlingsförvaltningssystem

• Standardiserade, personoberoende dokumentationsprocesser.
• All information om samlingarna på samma ställe.
• Möjlighet att få ut listor och rapporter efter organisationens behov.
• Standardiserad data som går att exportera och återanvända.
• Säker och aktuell information om samlingarna.