Vad är en policy?

En policy är ett dokument som klargör en organisations grundläggande principer i en specifik fråga. Policyn​ är​ ​ett​ ​stöd​ ​för​ ​att​ ​fatta​ genomtänkta ​beslut och​ ​används också​ ​för​ ​att​ ​upptäcka​ ​brister​ ​i​ museets rutiner.

Museer och andra samlingsförvaltare behöver policyer för att kunna hantera sina samlingar på ett effektivt och konsekvent sätt. En policy grundar sig vanligtvis på​ museets ​uppdrag, vision och​ ​mål samt ​juridiska​ ​och​ ​etiska​ ​ställningstaganden. Den beslutas ofta av organisationens ledning och bör gälla i flera år. En policy ​fungerar​ ​som​ ​ett​ ​ramverk​ ​för​ ​​vad ett museum generellt kan göra, men beskriver inte arbetsuppgifterna i detalj.​ Vid behov kan policyn hänvisa ​till​ ​andra policydokument,​ ​riktlinjer, rutiner eller​ ​checklistor, som har beröring med eller betydelse för policyn.​​​​

Att​ ​skriva​ ​en​ ​policy

Det​ ​finns​ ​inga​ ​regler​ för ​hur​ ​en​ ​policy​ ​ska​ ​se​ ​ut,​ ​men​​ ​den​ bör vara ​​aktuell, kortfattad och konkret​. En​ ​policy​ ​bör ​utgå​ ​från​ ​organisationens​ ​behov.​ ​Alla,​ ​oavsett bakgrund​ ​och​ ​förkunskap,​ ​bör​ ​kunna​ ​ta​ ​del​ ​och​ ​förstå​ en ​policy. Det​ ​är också​ ​viktigt​ ​att​ ​olika policydokument​ ​inte säger emot varandra. Ibland är det endast tillåtet att upprätta policyer på en särskild nivå i organisationen, till exempel på politisk nivå. Kontrollera vad som gäller i din organisation.

Planering

Vad?​​ ​Tänk​ ​noga​ ​igenom​ ​vad​ ​den​ ​aktuella​ ​policyn​ ​ska​ ​omfatta​ ​och​ ​på​ ​vilket​ ​sätt​ ​den​ ​förhåller sig​ ​till​ ​andra områden eller riktlinjer​ ​inom​ ​organisationen.

Vem?​​ ​Bestäm​ ​vilka​ ​som​ ​ska​ ​vara​ ​med​ ​i​ ​den​ ​projektgrupp​ ​som​ ​utforma​r ​policyn.​ ​Beroende på vilka delar som ingår i policyn samt hur​ ​organisationen​ ​är​ ​uppbyggd​ ​kan​ ​det​ ​vara​ ​bra ​att representanter​ ​från​ ​skilda​ ​avdelningar och kompetensområden​ ​är​ ​involverade​ ​i​ ​arbetet.​ ​Utse​ ​en ansvarig​ person ​för​ ​att​ ​se till att arbetet​ ​löper​ ​på​ ​som​ ​planerat.

Kontrollera​ ​om​ ​det​ ​redan finns en policy eller​ ​andra​ ​​riktlinjer​ ​att utgå​ ​ifrån.​ ​Är​ ​de​ ​fortfarande​ ​aktuella​ ​eller behöver de​ ​revidera​s? Om ingen policy finns​​ ​kan​ ​det​ ​vara​ ​en​ ​god idé​ ​att​ ​titta​ ​på​ ​hur​ ​andra museer​ ​har​ ​upprättat​ ​sina​ ​policyer.​

Genomförande

Skriva:​​ ​Alla​ ​kan​ ​inte​ ​vara​ ​med​ ​och​ ​skriva,​ ​men​ ​alla​ ​kan​ ​vara​ ​med​ ​och​ ​ge​ ​synpunkter.​ ​Den​ ​ansvarige sammanställer​ ​informationen​ ​i​ ​ett​ ​policyutkast​ ​som​ ​sedan​ ​diskuteras​ ​i​ ​projektgruppen.​ ​Om​ ​nödvändigt kan​ ​utkastet​ ​även​ ​gå​ ​ut​ ​på​ ​remiss​ ​så​ ​att​ ​andra​ ​inom​ ​organisationen​ ​kan​ ​komma​ ​med​ ​synpunkter. Säkerställ​ ​att​ ​policyn följer övriga​ ​riktlinjer,​ ​planer​ ​och​ ​rutiner.

Besluta:​​ ​En​ ​ny​ ​eller​ ​reviderad​ ​policy​ ​beslutas​ ​och​ ​antas​ ​formellt​ ​vid​ ​ett​ ​styrelsemöte​ ​eller​ ​liknande.

Förankring

Sprid​ ​internt​:​ ​Innehållet​ ​i​ ​policyn​ ​ska​ ​vara​ ​känt​ ​för​ ​och​ ​förankrat​ ​hos​ ​alla​ ​medarbetare.

Sprid​ ​externt​:​ ​Genom​ ​att​ ​tillgängliggöra​ ​aktuella​ ​policyer​ ​på​ ​museets webbsida ​kan​ ​fler​ ​ta​ ​del​ ​av​ ​hur​ ​​organisationens utgångspunkt​ ​i​ ​olika​ ​frågor ser ut.​ ​Många​ ​frågor​ ​som​ ​kommer​ ​in​ ​till​ ​museet​ ​kan​ ​besvaras​ ​enklare genom​ ​att​ ​hänvisa​ ​till​ ​en​ ​offentligt​ ​publicerad​ ​policy.​ ​Det​ ​möjliggör​ ​också​ ​att​ ​svaren​ ​blir​ ​konsekventa oavsett​ ​vem​ ​i​ ​personalen som​ ​tillfrågas.

Uppföljning och revidering

Utvärdera: Undersök om policyn fungerar som tänkt.

Revidera: Ändra det som inte fungerar och lägg till det som saknas.

Checklista för vad en policy kan innehålla

  • Beskrivning av policyns omfattning, syfte och vem den gäller för.
  • Museets ​uppdrag​, mål, vision och styrdokument​ ​i​ ​korthet samt hur policyn förhåller sig till dessa.
  • Generella ställningstaganden och principer för området som policyn omfattar.
  • Referens till rutiner,​ ​processer,​ ​planer​, arbetsbeskrivningar och andra policyer​ ​som​ ​är​ ​kopplade​ ​till​ ​policyn.
  • Vem​ ​som​ ​tagit​ ​fram​ ​policyn.
  • När​ policyn ​beslutades av ledningen och när den ska revideras.​​
  • Lista​ ​på​ ​tidigare​ ​versioner​ ​och​ ​vilken version det aktuella dokumentet​ ​​ersätter.
  • Publicerad:
  • Uppdaterad:
  • Kategorier: Ej kategoriserad