Checklista för gallringsprocessen
Checklistan är ett praktiskt stöd i gallringsprocessen och hjälper till att strukturera arbetet från förberedelser till beslut. Genom att följa stegen kan museer säkerställa att centrala moment hanteras och dokumenteras.
Förberedelser
- Säkerställ att det finns en övergripande skriftlig policy eller nedskrivna riktlinjer för samlingarna. Dessa bör innehålla ramar och förutsättningar för gallring och hur själva gallringsprocessen ska gå till.
- Säkerställ att museet har juridisk rätt att gallra objekt och red ut vilka avyttringsformer som är juridiskt möjliga.
- Säkerställ att samlingarnas dokumentation är så fullständig som möjligt och att museet har övergripande kunskap om vad som finns i samlingarna.
- Inhämta ett preliminärt godkännande för eventuell deaccession och avyttring från ledningen.
- Formulera ett önskat mål med gallringen.
- Gör en plan. Avsätt tid, resurser, personal och lokaler.
- Gör en kommunikationsplan. Ta hänsyn till allmänhetens möjliga reaktioner. Se till att processen är öppen och kommuniceras även utanför museet.
Genomförande
- Ta fram en modell med kriterier som stödjer bedömningen av objekt och hur lämpliga de är för gallring. Avgör vilka delar av samlingen som ska gås igenom.
- Överväg att samla de objekt som ska gås igenom på samma ställe.
- Gör bedömning och urval av objekt enligt den tidigare framtagna modellen.
- Samla in kompletterande information om objekten från så många källor som möjligt, både internt och externt. Detta kan vara både natur- och kulturhistorisk information samt förvärvs- och förvaltningsinformation.
- Inhämta vid behov råd och specialkunskap internt och externt.
- Kontrollera museets juridiska rättigheter att gallra inklusive avyttra enskilda objekt.
- Se till att den juridiska äganderätten till objektet tillhör museet.
- Kontrollera avtal och eventuella villkor som finns, till exempel från förvärvstillfället.
- Ta reda på om objektet köpts in eller konserverats med externa medel och om det i så fall påverkar gallringen, inklusive avyttringen.
- Kontrollera att museet har tagit hänsyn till etiska faktorer.
- Avgör med hjälp av den information som har samlats in om objektet ska behållas eller avyttras.
- Lista de objekt som valts ut och motiven till gallringen.
Deaccession
- Skriv ett beslutsunderlag som innehåller all nödvändig information för att kunna fatta beslut om deaccession.
- Inhämta med hjälp av beslutsunderlaget ett formellt beslut om deaccession. I vissa fall kan beslut om avyttringsform ske redan här.
Avyttring
- Bedöm och välj möjliga avyttringsformer. Avgör om objektet ska överföras utan kostnad eller säljas. Det mest eftersträvansvärda är att skänka objektet till ett annat museum, där det får god förvaltning och kan hållas tillgängligt för allmänheten.
- Ta hänsyn till givares, olika aktörers och andra intressenters åsikter.
- Identifiera museer med lämpliga samlingar genom direktkontakt. Informera museerna om alla omständigheter kring objektet.
- Om inget museum kan hittas, meddela museisektorn i stort och andra berörda grupper om att objektet är tillgängligt. Annonsering kan göras i lämplig kanal där möjlighet finns att utförligt beskriva objektet, antal objekt och om det är fråga om en gåva, ett byte eller en försäljning. Låt möjliga mottagare få tid på sig att svara. Alternativt tas direktkontakt med annan möjlig mottagare eller med givare för att fråga om de vill ha tillbaka objektet.
- När en ny mottagare har identifierats, kom överens om eventuella villkor för överföringen, till exempel kostnader och ansvar för transport och liknande.
- Inhämta beslut om avyttringsform om detta inte gjorts i samband med deaccessonsbeslutet.
- Överför den juridiska äganderätten och eventuella immateriella rättigheter till den nya mottagaren.
- Överför dokumentationen till den nya ägaren.
- Informera givaren om beslut vid behov.
- Kommunicera processen till intressenter och allmänheten enligt kommunikationsplanen.
- Ta bort märkning eller markera enligt museets rutiner.
- Genomför avyttringen. Om en lämplig plats för objektet inte kan hittas
- Gå tillbaka till deaccessionsbeslutet och det önskade målet med gallringen.
- Fundera om det önskade målet kan uppnås med en annan avyttringsform:
- Överföring till stödsamling.
- Lämna objekt till återvinning.
- Lämna till destruktion. Se till att destruktionen genomförs och på ett korrekt sätt.
- Överväg att behålla objektet.
Avslut
- Notera att objektet är gallrat samt avyttringsform i dokumentationssystemet, så att det tydligt framgår att det inte längre finns i samlingen och varför.
- Dokumentera objektet, gallringsprocessen och beslut. Arkivera.