Så behandlar vi dina personuppgifter vid konferenser och andra möten

Vilka personuppgifter?

I samband med att du anmäler dig till konferensen eller mötet samlar Riksantikvarieämbetet, ibland via vår upphandlade konferensarrangör, in och behandlar följande personuppgifter om du har valt att lämna dem till oss:

• Information om deltagande vid konferensens olika delar och måltider
• Namn
• Kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e-postadress
• Roll/Befattning/Funktion
• Information om allergier och specialkost
• Land och språk – i förekommande fall vid internationella konferenser
• Särskilda önskemål såsom teleslinga, teckentolkning etc.
• Deltagarkategori – om du deltar i egenskap av student, föreläsare, arrangör, press eller annan deltagarkategori.
• Organisation, organisationsnummer och adress samt eventuell fakturaadress.
• Kreditkortsuppgifter – samlas endast in i de fall konferensen är avgiftsbelagd och du har valt att betala med kort.

Om du deltar i en enkät för konferensen eller mötet samlas även IP-adressen in tillfälligtvis.

Varför?

Ändamålet med insamlingen av personuppgifterna är att Riksantikvarieämbetet ska administrera konferensens alla delar, eventuella aktivitetsval eller måltider, samt i förekommande fall kunna ta betalt för kostnaden för konferensen.

Riksantikvarieämbetet använder också personuppgifterna i form av namn och e-postadresser på deltagarna för att kunna skicka ut enkätfrågor i syfte att utvärdera konferensen efteråt.

Då sparas även IP-adresserna för de som svarat på enkäten tillfälligtvis hos oss eller den som vi köper utvärderingstjänsten av. Enkäten är alltid anonym hos Riksantikvarieämbetet, såvida du inte själv lämnar uppgiften för att få kontakt för frågor eller synpunkter.

När ärendet avslutats hos Riksantikvarieämbetet arkiveras deltagarlistorna om det behövs för uppföljning. De uppgifter som du valt att lämna men aldrig några andra uppgifter än namn, e-postadress, roll, deltagarkategori, telefonnummer, och i förekommande fall organisation eller arbetsgivarens adress, fakturaadress och organisationsnummer, samt dina aktivitetsval bevaras. Övriga personuppgifter rensas. Deltagarlistor som inte behövs för uppföljning raderas när konferensen eller mötet har genomförts.

Deltagarlistor som bevaras är allmänna handlingar som kan lämnas ut till den som begär det. Om deltagarlistan innehåller många personers uppgifter lämnas den endast ut i pappersformat.

Laglig grund?

Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse.