Så behandlar vi dina personuppgifter vid konferenser och andra möten

Vilka personuppgifter?

I samband med att du anmäler dig till konferensen eller mötet samlar Riksantikvarieämbetet, eller vår upphandlade konferensarrangör, in och behandlar följande personuppgifter om du har valt att lämna dem till oss:

  • Information om deltagande vid konferensens olika delar och måltider
  • Namn
  • Kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e-postadress
  • Roll/Befattning/Funktion
  • Information om allergier och specialkost
  • Land och språk – i förekommande fall vid internationella konferenser
  • Särskilda önskemål såsom teleslinga, teckentolkning etc.
  • Deltagarkategori – om du deltar i egenskap av student, föreläsare, arrangör, press eller annan deltagarkategori.
  • Organisation, organisationsnummer och adress samt eventuell fakturaadress.
  • Kreditkortsuppgifter – samlas endast in i de fall konferensen är avgiftsbelagd och du har valt att betala med kort.

Om du deltar i en enkät för konferensen eller mötet samlas även IP-adressen in tillfälligtvis.

Varför?

Ändamålet med insamlingen av personuppgifterna är att Riksantikvarieämbetet ska administrera konferensens alla delar inklusive måltiderna samt i förekommande fall kunna ta betalt för kostnaden för konferensen.

Riksantikvarieämbetet använder också personuppgifterna i form av namn och e-postadresser på deltagarna för att kunna skicka ut enkätfrågor i syfte att utvärdera konferensen efteråt.

Då sparas även IP-adresserna tillfälligtvis hos den som vi köper utvärderingstjänsten av, för de som svarat på enkäten. Enkäten är alltid anonym hos Riksantikvarieämbetet.

När ärendet avslutats hos Riksantikvarieämbetet arkiveras deltagarlistorna med de uppgifter som du valt att lämna men aldrig några andra uppgifter än namn, roll, e-postadress, telefonnummer, deltagarkategori, arbetsgivarens adress och organisationsnummer, samt dina intresseområden. Övriga personuppgifter rensas. Deltagarlistan är en allmän handling som kan lämnas ut till den som begär det. Vi lämnar alltid ut listan i PDF-format.

De uppgifter om deltagaren som finns i deltagarlistan förvaras även i kontaktregister hos Riksantikvarieämbetet. Uppgift om vilka register vi har lämnas av vårt dataskyddsombud.

Laglig grund?

Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

  • Publicerad:
  • Uppdaterad:
  • Etiketter: GDPR, Personuppgift