Planering

Stöd för museer i gallringsprocessen – Innehåll
Bakgrund och inledning
 | Ordförklaringar | Förutsättningar för gallring | Planering | Genomförande | Gallringsbeslut | Avyttring | Dokumentation och avslut | Checklista för gallringsprocessen | Litteraturlista | Bilaga 1 | Bilaga 2

Foto: Riksantikvarieämbetet (CC BY)

 

En genomgång av samlingarna i syfte att gallra objekt kan innebära en hel del arbete och ta stora resurser i anspråk. Det krävs noggrann planering för att insatsen ska bli lyckad och grundligt genomförd. En tydlig struktur för planering, rapportering, utvärdering och godkännande av arbetet behöver upprättas för att garantera kvalitet i arbetet. Ledningen bör vara delaktig i detta arbete.

Tidsplan

Upprätta en detaljerad tidsplan till stöd för planering, genomförande och uppföljning. En gallringsprocess kan ofta ta mycket längre tid än vad man tror. Inkludera alla moment, såsom att

  • få gallringsbeslut (räkna med den tid det tar att få detta)
  • sätta upp urvals- och avyttringskriterier
  • anställa ytterligare personal
  • komplettera dokumentation och fotografering
  • undersöka ett objekts bakgrund och ägarförhållanden
  • involvera externa personer
  • packa och transportera objekt
  • annonsera efter lämplig mottagare.

Budget

Säkerställ att alla nödvändiga kostnader och resurser finns för hela den beräknade tiden. Gör en särskild budget för insatsen. Ta med kostnader för eventuellt förekommande

  • löner
  • arbetstid
  • packmaterial
  • transport
  • destruktion
  • extra lokaler och utrymmen för hantering och tillfällig förvaring.

Klargör i budgeten hur eventuella intäkter ska hanteras.

Roller och ansvar

Bestäm vilka personer som ska vara en del av processen. Formulera tydliga roller och ansvarsområden för var och en innan arbetet inleds. Det är viktigt att det finns med personer som är väl insatta i samlingens sammansättning och historik.

Se till att alla ägar- och ansvarsförhållanden för samlingarna är utredda.

Förslag till gallring tas med fördel fram i en utsedd grupp med flera kompetenser. Om viss kompetens eller expertis saknas inom museet bör man ta hjälp utifrån.

Ansvaret för gallringsbeslut bör vila på museets högsta ledning eller styrelse i samråd med berörd personal. Gallringsbeslut fattas inte av enskild tjänsteman.

Ansvaret för urval och beslut av objekt som kan gallras bör skiljas från uppgiften att genomföra själva avyttringen. Detta för att undvika fortsatta diskussioner av beslut som redan har fattats.

Lokaler, utrustning och arbetsmiljö

Se till att det finns tillräckligt med lokaler och utrustning för att om möjligt kunna ta fram objekt och studera och jämföra dem med varandra på samma ställe. Tillräckligt utrymme kan även behövas för tillfällig förvaring och packning.

Se till att lagar följs och att rutiner finns när det gäller arbetsmiljö, till exempel för hantering av ohälsosamt material. Detta gäller både vid generell hantering och vid avyttring, inklusive destruktion, då vissa objekt kan vara skadliga för människor och miljön.

Dokumentation

Bestäm hur gallringsprocessen ska dokumenteras och arkiveras. Det är viktigt att alla steg i processen dokumenteras väl, så att den kan följas under arbetets gång och efteråt kan förstås av alla. Man bör också avgöra hur oregistrerat och oaccederat material ska hanteras.

Kommunikation

Gör en kommunikationsplan. Det är viktigt med insyn och öppenhet i gallringsprocessen. Innan en gallringsprocess startar bör därför museet ha tänkt igenom och formulerat hur arbetet ska kommuniceras till allmänhet, besökare, vänförening, kollegor, press och andra berörda.

En väl genomtänkt, proaktiv kommunikationsstrategi kan göra mycket för att öka förståelsen för varför och hur gallringen utförs. Vilka objekt som ska gallras bestämmer när och hur kommunikationsinsatserna bör genomföras. Syftet med kommunikationen måste vara tydlig. Ska den involvera människor i processen, ta reda på vad de tycker eller bara informera?

All personal, även de som inte är direkt involverade i gallringsprocessen bör från början informeras om pågående gallringar, orsaken till beslut och hur man tänker gå tillväga. Detta gör att processen kommuniceras korrekt från början till människor utanför museet. Vem bör komma till tals i processen? Även om det slutgiltiga gallringsbeslutet fattas av organisationens högsta ledning bör fler få komma till tals under processens gång.

Kommunikationsplanen bör innehålla:

  • Identifiering och beskrivning av målgruppen.
  • Vad som är viktigt att kommunicera i olika faser av gallringsprocessen.
  • Vilka enskilda personer ur målgruppen som det kan vara bra att ha kontakt med.
  • Vilket budskap man vill förmedla.
  • Vilka kanaler som ska användas och hur, till exempel museets kommunikationsavdelning, press, media, museets anslagstavla, webbplats och nyhetsbrev.
  • Vem som är ansvarig för olika kommunikationsinsatser och när dessa ska ske.
  • Vem som är museets talesperson.

Museets personal

Det är bra att involvera olika delar av personalen i diskussionerna kring och i urvalet av objekt som skulle kunna gallras. Det kan röra sig om personal från andra ämnesområden, yrkesgrupper eller funktioner, till exempel de som arbetar med forskning, marknadsföring, bevarandefrågor och i den publika verksamheten. Vissa museer har interna gallringsgrupper som övervakar processen. Det är värdefullt att involvera personal som har lång erfarenhet av att jobba med samlingarna, då de kan tillföra perspektiv som andra saknar.

Om intern expertis saknas för att bedöma samlingarna bör oberoende externa resurser rådfrågas. Några tänkbara resurser är museer med liknande samlingar, experter, nätverk för specialintresserade och universitet. Det kan också vara möjligt att gå igenom olika delar av samlingarna med kollegor från andra museer för att få ett annat perspektiv.

Givare

Givare är och har varit viktiga för museisamlingars utveckling. Det är därför viktigt att ta hänsyn till givarens eventuella synpunkter och reaktioner vid gallring. Att involvera givare i gallringsprocessen är en viktig del av riskhanteringen och för att behålla allmänhetens förtroende för museer. I hur stor grad de ska involveras kan dock variera från fall till fall. Riktlinjer bör tas fram så att förväntningarna från givaren kan hållas på en rimlig nivå.

Museer kan involvera givare i olika stadier av processen:

  • För att inhämta mer information om objektet och hur det kom till museet.
  • För att få veta vad de tycker om gallringen av ett objekt.
  • För att informera om att ett gallringsbeslut har fattats.
  • För att lämna tillbaka objekt.

Under alla omständigheter måste de villkor som ställdes vid förvärvstillfället följas. I vissa fall kan särskild hänsyn behöva tas till givaren, som till exempel om det gäller en nu levande konstnär. Innan museet bestämmer sig för att involvera givaren bör man fundera över

  • hur det påverkar allmänhetens förtroende för museer
  • hur det påverkar allmänhetens vilja att lämna gåvor till museet eller andra museer i framtiden
  • hur det lever upp till kravet på insyn i gallringsprocessen
  • hur stor vikt som kan och ska läggas vid givarens åsikter och synpunkter.

Om museet inte tycker att det är lämpligt att involvera givaren kan det ändå vara bra att informera denna om att ett gallringsbeslut har fattats. Kommunikation med givaren ska förklara varför beslutet har fattats, hur detta påverkar objektet och fördelarna med tillvägagångssättet.

Museet bör ta fram riktlinjer för hur långt man ska gå för att få tag på givare. Riktlinjerna kan bland annat omfatta hur långt tillbaka i tiden det är rimligt att leta, hur stora efterforskningar man ska göra efter en okänd adress och hur lång svarstiden ska vara.

Oavsett om museet väljer att involvera givaren eller inte, måste det tydligt framgå i beslutet varför man har gjort på det ena eller andra sättet.

Vid alla nyförvärv bör museet skriftligen erhålla rätten till gallring, för att minska problem i framtiden.

Övriga aktörer och intressenter

Museet kan också ta hänsyn till åsikter hos olika aktörer och intressenter som till exempel besökare, forskare, lokalsamhällen eller nationella minoriteter, och när det gäller modern konst, levande konstnärer. Att involvera personer utifrån som representanter för olika delar av samhället kan vara bra för att skapa engagemang och åstadkomma större öppenhet och insyn.

Det kan vara klokt av museet att ha en flexibel inställning till att involvera och rådfråga andra, eftersom behoven kan variera beroende på det objekt som är tänkt att gallras. Materialet kan till exempel komma från en tydligt identifierbar grupp eller aktör bland lokalbefolkningen som kan ha stark anknytning till objektet, eller ha särskild betydelse för eller koppling till aktörer utomlands.

Om objektet förvärvats eller konserverats med externa medel kan det vara lämpligt att kontakta finansiären för att informera om situationen. Hänsyn måste tas till eventuella villkor som ställdes vid finansieringstillfället.

Formulera önskade mål med gallringen

Innan en gallringsprocess sker bör museet fundera kring och formulera de mål man har med gallringen. Utgångspunkten i formulerandet av mål bör vara hur fördelarna för allmänheten ökar som en följd av gallringen. Ambitionen bör vara att uppnå så många som möjligt av de överordnade målen nedan, även om gallringen ofta också resulterar i att det underordnade målen uppnås.

Målen kan vara till hjälp i beslutsprocessen och i val av lämplig avyttringsform. Om det önskade målet inte kan nås kan museet behöva ompröva gallringsbeslutet eller hantera de konsekvenser som kan uppstå av att målet inte kan nås.

Överordnade mål

  • De gallrade objekten kan förvaltas på ett bättre sätt.
  • De gallrade objekten blir mer tillgängliga för, ger en bättre upplevelse åt och ökar engagemanget från allmänheten.
  • De gallrade objekten hamnar i ett bättre sammanhang.
  • De gallrade objekten fortsätter att finnas kvar i en offentlig museisamling eller fortsätter på annat sätt att vara tillgängliga för allmänheten.
  • Den fara de gallrade objekten utgör för övriga objekt i samlingen eller för personalen undanröjs (till exempel radioaktiv strålning eller utsöndring av giftiga ämnen).

Underordnade mål

  • Resurser frigörs så att andra delar av samlingarna kan tas om hand och användas på ett bättre sätt.
  • Utrymme skapas eller utnyttjas bättre (som kan betyda förbättrad förvaltning av och fortsatt nyförvärv till samlingarna).

Läs vidare