Kontroll av objektens tillstånd

För att kunna följa objektens förändring över tid är det användbart att kontrollera och dokumentera tillståndet på objekten. Det görs ofta i samband med att föremålen ska användas, till exempel före och efter en utställning, vid inlån och utlån, eller inför åtgärder som ommontering och konservering. Många kontrollerar också tillståndet regelbundet som en rutin för enskilda objekt i samlingen.

En kontroll av objektets tillstånd kan vara allt från en enkel tillsyn till en omfattande teknisk bedömning som omfattar naturvetenskapliga analyser. Ofta handlar kontrollerna om att jämföra objektets aktuella tillstånd med den tidigare tillståndsdokumentationen, exempelvis ett foto eller ett protokoll från en föregående kontroll.

Använd tillståndsdokumentationen för att ta reda på om det finns risker. Det kan vara att objektet är hälsovådligt, behöver placeras i karantän eller är väldigt skört.

Tillståndet kontrolleras för att kunna upptäcka skadlig påverkan innan stora skador hinner ske. Vissa förändringar sker så långsamt att man bara kan upptäcka dem efter en lång tid då är det bra att veta vad objekten har varit med om tidigare. Kanske har objektet förvarats i ett fuktigt klimat eller lånats ut väldigt ofta. 

Om problem skulle uppstå, till exempel en tvist kring påstådda skador efter ett inlån, är det bra att ha väldokumenterade bevis. Ibland kan försäkringsbolag kräva att det ska finnas fotodokumentation vid exempelvis utlån.

Information om objektens tillstånd ger ett underlag för planering av den långsiktiga samlingsvården. Kontroller resulterar ofta i rekommendationer om hur objekten ska hanteras, förvaras och användas.

Spara dokumentationen från kontrolltillfället i museets samlingssystem och ta med datum och namn på den som utförde kontrollen.

Inför utlån, utställningar eller konservering kan det vara bra att upprätta en tillståndsrapport. Rapporten är en färskvara eftersom den beskriver det aktuella tillståndet hos ett objekt. Tillståndsrapporter kan se väldigt olika ut och vara olika omfattande. Det är vanligt att museer har egna mallar för tillståndsprotokoll som underlättar kontrollen så att inget glöms bort. 

För att veta när ett objekt senast har kontrollerats bör varje kontrolltillfälle dokumenteras, även om det inte har skett några förändringar sedan förra gången. Skulle någon misstänka att en skada har uppkommit är det bra om det finns dokumentation om föremålets tillstånd senast det sågs utan den skadan. 

Vid rutinkontroller, inventeringar och samlingsöversyn kan kontrollen dokumenteras direkt i samlingssystemet. Vid flytt av en hel samling kan det vara lättare att notera tillståndsanmärkningar i ett gemensamt protokoll i samband med att objekten packas eller vid placeringskontrollen.

Många sparar tillståndsdokumentationen i digitala format. För den framtida tillgängligheten bör informationen alltid gå att hitta utifrån objektets nummer. Också formaten som informationen sparas i har betydelse för tillgängligheten på lång sikt.

Vid kontroller upptäcks ofta skador på föremålen i samlingarna. Antingen är skadan ny eller så har den funnits en längre tid men inte dokumenterats. Oavsett vilket behöver alla anmärkningar dokumenteras så att det inte uppstår osäkerhet nästa gång objektet kontrolleras. Om föremålet är ett inlån ska parterna på förhand ha kommit överens om vad som händer om eventuella skador upptäcks. Skulle en skada upptäckas vid exempelvis uppackning av ett inlånat objekt ska kontaktpersonen hos långivaren omedelbart kontaktas. En upptäckt skada ska dokumenteras, exempelvis på det tillståndsprotokoll som tillhör objektet, och gärna med ett extra foto.  Utför inga åtgärder på föremålet vid tillståndskontrollen. Om objektet tillhör det egna museet bör tillståndsrapporterna ligga till grund för prioriteringar av åtgärder.