Vad kan hända? Det är bra att fundera över riskerna innan ett föremål flyttas. Foto: (CC BY)

Flytta objekt

Det finns många anledningar att flytta och transportera konst och föremål, till exempel för utställningar, vid utlån eller magasinsflytt. När objekt hanteras riskerar de att skadas. Riskerna förebyggs med hjälp av planering.

På många museer är det en och samma person som utför de olika momenten vid förflyttning av konst och föremål, men det är också vanligt att olika personer har specialkunskap för att utföra de olika arbetsuppgifterna:

  • Planera förflyttningen, boka transportbilar och teckna avtal och försäkringar.
  • Kontrollera och dokumentera objektets tillstånd.
  • Packa objektet.
  • Bära och transportera objektet.

Är ni flera som samarbetar behöver den som planerar se till att information och dokument kommer vidare i arbetsprocessen. Förutom personal från det egna museet kan exempelvis en speditör anlitas för att transportera föremålet. Även tillståndsbedömning och packning är tjänster som museer ibland köper in. För att göra det möjligt för alla att prata samma språk finns standarder där rutiner och arbetssätt kring förflyttning av föremål noggrant beskrivs. Standarderna kan användas som underlag för museets policyer och rutindokument. Vid upphandling av en tjänst kan museet efterfråga att tjänsten utförs i enlighet med någon av standarderna.

Längst ner på denna sida finns länkar till standarderna om tillståndsdokumentation, packning och transport. I Vårda väl-bladet Flytta föremål: Planering finns en checklista för vad man behöver tänka på och förbereda när man planerar att flytta ett eller flera föremål.

Flytta många föremål

När flera föremål ska flyttas eller transporteras samtidigt är det bra om det finns en packlista. Alla kollin i en försändelse ska gå att identifiera så att listan kan bockas av när de packade föremålen lastas på transporten, när de har kommit fram till sin destination och när de ska packas upp. Att fotografera varje föremål och varje packning underlättar uppackningen och minskar risken för att föremål kommer bort.

Försäkringar och ansvar

Bestäm på förhand vem som är ansvarig om något skulle hända under förflyttningen. Inför ett utlån kan museet be om att få en verksamhets- och säkerhetsrapport från den organisation som ska låna föremålet. Båda parter måste komma överens om försäkringsvillkoren. I ett låneavtal specificeras bland annat vem som ansvarar för att teckna försäkring och vad försäkringen ska täcka. Försäkringsbolagen kan i sin tur ställa krav på packning, transportsätt och säkerhet under förflyttningen.

Föremålet bör vara försäkrat hela vägen, under transport, mellanförvaring och uppackning och under vistelseperioden på den nya platsen.

Vissa museer låter någon i personalen som är väl förtrogen med föremålet följa med det till slutdestinationen. Denna person blir kurir och har särskilda ansvarsområden under förflyttningen. Mer information om att vara kurir finns i Courier Training Toolkit.

Tillståndsdokumentation

För att undvika osäkerhet om hur skador på föremål har uppkommit är det viktigt att dokumentera föremålens tillstånd före och efter en förflyttning. Det är oftast en konservator som upprättar en tillståndsrapport, men det är många som arbetar med museiföremål som utför tillståndskontroller. När föremål flyttas bör det åtföljas av ett dokument, en tillståndsrapport, som beskriver det aktuella tillståndet hos föremålet. Alla som hanterar föremålet ska kunna ta del av tillståndsrapporten under förflyttningen. Tillståndsrapporten kan vara kortfattad, men den kan också vara omfattande och ta upp rekommendationer om hur föremålet ska hanteras och packas. En kort anteckning och ett foto är bättre än ingen dokumentation alls.

Se till att rapporten är aktuell. Oftast upprättas en ny tillståndsrapport inför varje förflyttning av ett föremål. Den tidigare rapporten kan tjäna som underlag för det aktuella bedömningstillfället. Oftast görs det en tillståndsrapport per föremål, men vid exempelvis flytt av en hel samling kan föremålens tillstånd dokumenteras i en samlad rapport, eller till exempel som en kort kommentar direkt i ett digitalt samlingssystem.

När ett föremål har anlänt till sin destination och packats upp bör det också göras en tillståndskontroll. Då jämförs rapporten med det uppackade föremålet. Tillståndsrapporten ska signeras vid varje tillfälle som en tillståndskontroll genomförs, eftersom det är så man ser att föremålet har kontrollerats. Rapporten ska sparas och åtfölja objektet tillbaka till dess ägare.

Läs mer om hur en tillståndsrapport ska se ut och vad de kan innehålla i Vårda väl-bladet Flytta föremål: Tillståndsdokumentation.

Packning

En ändamålsenlig packning minskar risken för att föremål skadas vid förflyttning, men packmaterial och hantering sliter också på museiföremål. Det är en konst att packa på ett ändamålsenligt sätt och det är flera saker att tänka på:

  • Val av packmaterial och packmetod.
  • Dokumentation av packningen.
  • Behöver packlösningen kunna återanvändas och packmaterialet sparas

Packa enkelt. Det är oftast någon annan än du som ska packa upp. Föremålet bör få stöd från alla sidor utan att det blir press från någon av sidorna. Vira inte in föremålen i packmaterial i flera varv, det innebär onödig hantering. Lås, bind och fäst lösa delar på föremålen stadigt (till exempel lådor i en möbel) eller packa dem separat (till exempel lock från en kanna). Använd aldrig tejp, spik eller skavande buntband direkt på föremålet.

För att det ska bli lättare att packa upp föremålet på ett säkert sätt dokumenteras packningen i ett packprotokoll, gärna med foton på packningen. Vid packning av flertal föremål behövs också en packlista. Dokumentationen används för att kontrollera att allt har kommit med, att inget har hänt med kollit under transporten och för att kunna återpacka på samma sätt. Märk paketet tydligt med objektnummer och/eller kollinummer utanpå packmaterialet eller lådan.

Om du överraskas vid uppackningen av att föremålet är skadat, eller att det inte stämmer överens med protokoll och packlistor, kontakta genast den som äger föremålet. En konservator kan hjälpa till att bedöma en skada. Om du är den som har lånat in föremålet ska du tänka på att det är den som äger föremålet som ska bestämma om eventuella åtgärder. Om du skulle upptäcka tecken på skadedjur, packa genast in föremålet i dess packmaterial och ställ kollit i karantän. Läs mer om att upptäcka skadedjur här.

Läs mer om att packa och dokumentera packning i Vårda väl-bladet Flytta föremål: PackningLäs mer om materialval här.

Transport

Det viktigaste för en god transport är att den som ansvarar för föremålet vet var föremålet befinner sig och övervakar lastning och lossning. Ett föremål måste alltid kunna hittas. Om något skulle hända och transporten inte blir av måste den som ansvarar för föremålet kunna redovisa dess placering. Även om det är en temporär plats där ett packat föremål förvaras i väntan på transport behöver det registreras i det samlingssystem som organisationen använder sig av. Samlingsförvaltningsstandarden Spectrum ger bra stöd för att planera för hur tillfälliga placeringar ska registreras.

Planera rutten. Går det att bära eller rulla in transportlådor och packade föremål på ett smidigt sätt? Finns det en lastkaj och i så fall var?

Se till att kollin inte kan åka omkring fritt i en transportbil, utan fäst allt med exempelvis spännremmar. Undvik att stapla föremål och lådor på varandra då det kan innebära en fall- och krossrisk. Tänk på att inte blockera utrymningsvägar eller brandskyddsutrustning när de packade föremålen eller transportlådorna anländer till en plats och lastats av.

Vid transporter ökar risken för att skadeinsekter sprids. Vid mellanlagringar och omlastningar är det också svårare att kontrollera riskerna för exempelvis vattenläckage och brand.

Fundera på vilka krav bilen ska uppfylla när du bokar eller upphandlar transport, eller kanske ska införskaffa en skåpbil eller lastbil till museet. Minimikraven är att bilen är städad, att det inte läcker in vatten vid regn och att packade föremål, lådor och pallar kan spännas fast. Det är bra om golvet är jämnt och inte räfflat. Av säkerhetsskäl är det bra om bilen är så anonym som möjligt och inte är märkt med museets logga på utsidan eller något annat som avslöjar att det är museiföremål som transporteras. Speditörer kan tillhandahålla specialutrustade fordon men behöver en kravspecifikation från den som äger eller förvaltar föremålet. Läs mer i Vårda väl-bladet Flytta föremål: Transport.

Transporter Utomlands

Det är mer komplicerat att planera för transporter utomlands. I kulturmiljölagen finns bestämmelser om utförsel av kulturföremål. Oftast krävs ett utförseltillstånd. På Riksantikvarieämbetets webbsida finns mer information om utförseltillstånd och hur man ska ansöka om det.

Vad kan hända vid förflyttning?

Några risker att fundera över:

  • Föremålet kan skadas av hantering, packmaterial, klimatvariationer eller vibrationer under förflyttningen.
  • Föremålet kan komma bort.
  • Kollit kan vara för stort för dörröppningar, hissar och bilar.
  • Kollit kan vara oväntat tungt.
  • Personal kan skada sig vid hantering av föremålet.
  • Brist på plats för att arbeta och placera föremål.
  • Ökad risk för brand, stöld eller skadedjursangrepp.
  • Oplanerade kostnader, exempelvis på grund av ombokning av transport.
  • Förseningar, exempelvis på grund av bilfel eller för lite arbetstid.

Läs mer

Flytta föremål: Planering

Flytta föremål: Tillståndsdokumentation

Flytta föremål: Packning

Flytta föremål: Transport