SPECTRUM – En standard för samlingsförvaltning

Spectrum är museernas egen standard inom samlingsförvaltning. Den är fritt tillgänglig och kan användas som stöd för organisationer i deras arbete med samlingar och tillhörande information.

Spectrum består av 21 processer, som med hjälp av flödesscheman beskriver huvuddelarna i arbetet med att förvalta samlingar och vad som ska dokumenteras i varje steg. Processerna kan användas som stöd för att revidera och förbättra den egna organisationens arbete.

Spectrum är utvecklad och testad under lång tid i samarbete med museer världen över, från stora etablerade institutioner till mindre frivilligorganisationer.

Här kan du ladda ner Spectrum 4.0

Varför använda Spectrum?

Ett hållbart arbetssätt enligt en etablerad standard leder till en ökad professionalitet och förtroende för organisationen. Att ta stöd i Spectrum vid arbetet inom samlingsförvaltning ger stabila, upprepbara, personoberoende processer. Detta spar tid, minskar stress och håller kunskapen inom organisationen levande. På det viset säkras kvalitéen i arbetet med samlingarna.

Att komma igång med Spectrum

Starta med den process som är i störst behov att ses över eller börja med någon av de åtta processer som är primära inom Spectrum och samlingsförvaltning. De åtta primära processer är:

  • Inkommande objekt
  • Förvärv
  • Kontroll av placering och förflyttning
  • Katalogisering
  • Inlån
  • Utlån
  • Utlämnande av objekt
  • Retrospektiv dokumentation

Finns dessa processer på plats och fungerar bra är risken liten att man skapar eftersläpningar i arbetet.

Att komma i gång – Steg för steg

  1. Välj vilken process ni vill börjar med. Ta en sak i taget och inte allt på en gång.
  2. Läs igenom processen
  3. Analysera hur ni idag gör denna process på din organisation (eller hur ni har gjort tidigare). Samla ihop befintliga rutiner samt arbetsbeskrivningar, blanketter etc .
  4. Jämför ert sätt att arbeta med det som står i Spectrum. Vad är annorlunda? Kan ni jobba på samma sätt som Spectrum föreslår? Om inte, fundera på varför.
  5. Tänk igenom vad som bör anpassas så att ni följer Spectrum så långt som möjligt. Om det inte går att anpassa arbetet till Spectrum, förklara och anteckna varför ni avviker.
  6. Skriv ner er egen process. Det är bra att involvera de som jobbar med processen i  själva arbete med att ta fram den. Då blir det en process som passar arbetsplatsen.  Låt arbetet ta sin tid och justera vid behov.
  7. Se över vilka rutiner (underlag som blanketter, arbetsbeskrivningar osv) som behövs för att stötta processen. Anpassa befintliga respektive skapa nya vid behov.
  8. Testa processen under en period (kanske några veckor/månader). Det kan ta tid att vänja sig vid ett nytt sätt att arbeta. Var tydlig med hur lång testperioden är. Utvärdera efter testperiodens slut.
  9. Justera vid behov.
  10. Arbeta efter den nya processen.
SPECTRUM:s 21 processer

1. Förberedelse för inkommande objekt.
2. Inkommande objekt
3. Inlån
4. Förvärv
5. Beståndsförvaltning
6. Kontroll av placering och förflyttning
7. Transport
8. Katalogisering
9. Tillståndskontroll och teknisk bedömning
10 Konservering och samlingsvård
11. Riskhantering
12. Försäkring och utställningsgaranti
13. Värdering
14. Revision
15. Rättigheter
16. Användning
17. Utlämning av objekt
18. Utlån
19. Förlust och skada
20. Gallring
21. Retrospektiv dokumentation