Standarden Spectrum 5.1

Spectrum är utformad för museer av olika storlek och för museer med olika typer av samlingar. Den kan också användas av andra organisationer som förvaltar samlingar.

Spectrum är ett stöd för alla som är involverade i förvaltningen av samlingarna. Det omfattar allt från ledningen, som beslutar om policyer och budget, till anställda och volontärer i olika roller.

Spectrum ger museer ett gemensamt ramverk för samlingsförvaltning. Genom att utgå från standarden kan organisationer utveckla tydliga och dokumenterade arbetssätt som är konsekventa, långsiktigt hållbara och mindre beroende av enskilda medarbetares kunskap.

Det bidrar till ökad kvalitet, bättre spårbarhet och ett effektivare arbete med samlingarna. Tydliga arbetssätt kan spara tid, minska stress och bidra till att kunskapen stannar kvar i organisationen. Dessutom stärker det organisationens professionalitet och förtroende för verksamheten.

Spectrum kan också användas som stöd vid:

• framtagande av policyer och rutiner
• översyn och utveckling av befintliga arbetssätt
• introduktion av ny personal och kompetensöverföring
• utveckling av dokumentations- och samlingssystem
• kvalitetssäkring av samlingsförvaltningen.

Inkommande objekt. Att kunna redogöra för samtliga objekt som museet tar över ansvaret för oavsett av vilken anledning, inklusive inlån, förfrågningar och potentiella förvärv.

Förvärv och accession. Att överta äganderätten till objekt, i synnerhet, men inte alltid, för de objekt som ska införlivas i den accederade samlingen genom accession. Accession är det formella åtagandet för museets organisation, att förvalta objekt på lång sikt.

Kontroll av placering och förflyttning. Att registrera var alla objekt som museet för tillfället ansvarar för kan återfinnas och uppdatera placeringen varje gång ett objekt flyttas.

Beståndsinventering. Att se till att museet har den grundläggande information som behövs för att kunna redogöra för alla de objekt museet ansvarar för, oavsett om de ingår i den egna samlingen eller inte, och att hantera eftersläpande arbete om det uppstår.

Katalogisering. Att hantera den information som ger museets samlingar en betydelse, inte som ett självändamål, utan för att registrera och tillgängliggöra vad som är känt om objekten.

Utlämning av objekt. Att registrera när objekt lämnar de områden som museet ansvarar för och inte längre är museets direkta ansvar.

Inlån. Att hantera och dokumentera inlån av objekt under en bestämd tidsperiod och för ett bestämt syfte.

Utlån. Att bedöma förfrågningar som ställts till museet om att få låna objekt och hantera utlåningsprocessen tills dess att lånet återlämnas.

Planering av dokumentation. Att förbättra museets dokumentationssystem och höja kvaliteten på den information som systemen innehåller som en kontinuerlig utveckling.

Tillståndskontroll och teknisk bedömning. Att dokumentera ett objekts sammansättning och tillstånd samt att notera alla rekommendationer som det resulterar i.

Samlingsvård och konservering. Att hantera och dokumentera konserveringsåtgärder för specifika objekt, som till exempel de åtgärder som görs för att fördröja nedbrytning, reparera skador eller förbättra hur de ser ut.

Ekonomisk värdering. Att dokumentera det ekonomiska värdet på objekt, oavsett om de tillhör museet eller är inlånat.

Försäkring och utställningsgaranti. Att säkerställa att museets egna objekt, inlånade objekt och andra objekt som museet ansvarar för har tillräckligt försäkringsskydd vid skada eller förlust.

Katastrofplanering för samlingar. Att hantera information om potentiella risker för de objekt som museet ansvarar för och vad som ska göras vid katastrofsituationer.

Skada och förlust. Att reagera på en skada på eller förlust av objekt som museet ansvarar för.

Deaccession och avyttring. Det formella beslutet av museets organisation att avskriva objekt ur den accederade samlingen (deaccession) och hantera avyttringen av dessa enligt vedertagna metoder.

Hantering av rättigheter. Att hantera immateriella rättigheter och rättigheter kring skydd av personuppgifter som är förknippade med objekt, reproduktioner och information.

Reproduktion. Att hantera och registrera skapande av bilder eller andra typer av reproduktioner av objekt, inklusive digitala kopior.

Användning av samlingar. Att hantera och registrera hur samlingar, inklusive bilder och andra reproduktioner används, både av det egna museet och andra.

Samlingsöversyn. Att hantera och dokumentera alla formella bedömningar av museets samlingar som utförs enligt en fastställd metod.

Granskning. Att systematiskt kontrollera hur korrekt och fullständig den information som museet har om samlingarna är.

Varje process har:

• En definition som kort sammanfattar processen.
• En mer utförlig beskrivning av processens omfattning som förklarar när den ska användas och när andra processer bör användas.
• En standard som beskriver vad museet bör sträva efter att uppnå, oavsett hur det genomförs. Standarden består av två delar:
  • Ett antal policyfrågor.
  • Den miniminivå som ska uppnås i museets egna nedskrivna arbetsrutin för varje process samt ett eller två exempel som visar varför det är viktigt.
• En föreslagen arbetsrutin, som enbart är ett förslag, i två olika format:
  • Ett flödesschema som sammanfattar det föreslagna sättet att utföra arbetsuppgifterna i processen.
  • En textversion där informationskraven för processen ingår. Där det behövs innehåller den föreslagna arbetsrutinen även rådgivning.

Handbok för kunskapsuppbyggande samlingsförvaltning (diva-portal.org)

Att använda Spectrum för samlingsförvaltning (pdf) Fallstudier från fem museer i Sverige

God samlingsförvaltning: Hur kan vi jobba smartare? (youtube.com) Föreläsning med exempel på nyttan med standarden Spectrum