Inlån av museiföremål

Inlån är ett sätt för museer att berika den egna verksamheten och görs bland annat till utställningar och i forskningssyfte. Här får du råd om att arbeta med lån av museiobjekt.

Alla inlån bör ha ett bestämt start- och slutdatum samt ett syfte. Ibland finns det objekt som är inlånade på obestämd tid eller är deponerade på museet. Dessa objekt kan ha en oklar status, till exempel när det gäller vem som är ägare. Om möjligt bör dessa lämnas tillbaka eller göras om till inlån med en angiven ägare och med ett bestämt slutdatum. Vid låneperiodens slut kan lånet omförhandlas för en ny tidsperiod om det är önskvärt. Om inlånade objekt inte används som tänkt eller om den tänkta användningen tar slut i förtid bör inlån lämnas tillbaka för att undvika att de förvaras på fel plats under en längre tid.

Policy för inlån

Museer bör ha en policy för inlån. Policyn kan antingen vara ett fristående dokument eller ingå i en övergripande samlingsförvaltningspolicy. Syftet med policyn är att alla inlån som görs till museet behandlas på ett professionellt och likvärdigt sätt.

Policyn kan innehålla information om:

  • Varför museet lånar in objekt.
  • I vilka sammanhang som museet kan låna in eller inte låna in objekt, som till exempel för utställning, forskning och undervisning.
  • Vem museet kan låna eller inte låna av, som till exempel andra museer, organisationer, föreningar eller privatpersoner.
  • Eventuell begränsning för hur lång en period för inlån kan vara.
  • Att ägarförhållanden bör vara klargjorda innan inlånet påbörjas.
  • Vilka som är museets generella villkor för att låna in objekt och att dessa villkor skrivs ned i ett avtal.
  • Roller och ansvar under inlånet som beslutsfattare, genomförare av olika moment, kostnads- och försäkringsansvar.
  • Hur inlånet bör dokumenteras och hur och när rapportering till långivaren bör göras.

Inlåningsprocessen i korthet

  • Skicka en skriftlig låneförfrågan till den som har objektet. Tänk på att få godkännande om detta från den egna organisationen. Planera in att långivaren kan ha långa handläggningstider.
  • Sammanställ en verksamhets- och säkerhetsrapport om långivaren vill ha det samt övrig information som efterfrågas.
  • Kom överens med långivaren om eventuell konservering eller andra åtgärder.
  • Upprätta ett låneavtal och se till att båda parter är överens och skriver under. Ofta kan det vara långivaren som upprättar låneavtalet i egenskap av ägare.
  • Ordna med försäkring och eventuell utställningsgaranti.
  • Reservera en förvaringsplats på museet för det inlånade objektet.
  • Informera den som ska ta emot inlånet om när och hur objektet anländer.
  • Se till att ett mottagningskvitto skrivs under när objektet kommer in.
  • Gör en tillståndsbedömning.
  • Övervaka objektets tillstånd regelbundet under inlåningsperioden.
  • Håll koll på datum för återlämning. Förnya inlånet vid behov, om det är önskvärt och möjligt.
  • Planera för återlämning genom att kontakta långivaren i god tid innan avtalet löper ut.
  • Kontrollera objektets tillstånd innan utlämning.
  • Avsluta inlånet genom att lämna tillbaka objektet och registrera all information om inlånet som behöver sparas för framtiden.

Läs mer:

Spectrum process för inlån

Flytta objekt