SPECTRUM 5.0 – En standard för samlingsförvaltning

Här finns en svensk översättning av Spectrum 5.0. Spectrum är museernas egen standard inom samlingsförvaltning. Den är fritt tillgänglig och kan användas som stöd i museernas arbete med att förvalta samlingar. När du laddar ned och använder Spectrum och tillhörande dokument gör du det under Spectrum licensing.

Spectrum 5.0 som webbsida (Collections trust)

Spectrum 5.0 som PDF (Diva)

Spectrum Appendix som PDF (Diva)

Översättning informationsenheter: svenska –  engelska och engelska – svenska

Översättning informationsgrupper: svenska –  engelska och engelska –  svenska

Vad är Spectrum?

Spectrum innehåller väl beprövade beskrivningar för de arbetsuppgifter som de flesta museer utför när de förvaltar sina samlingar. Vissa av dessa arbetsuppgifter utförs dagligen, som att flytta objekt eller uppdatera information om objektets placering. Andra utförs då och då, som att se över och uppdatera försäkringar. Dessa arbetsuppgifter kallas i Spectrum för processer och är 21 stycken till antalet. Råden som ges i Spectrum kan användas och anpassas när museer själva skriver ned sina egna policyer och arbetsrutiner för varje process.

Vilka är Spectrum till för?

Spectrum är till för museer av olika storlekar och med olika typer av samlingar, men kan också användas av organisationer med museiliknande samlingar. För enkelhetens skull kallas alla samlingsbaserade organisationer här för museer. Med begreppet museum menas också alla som är involverade i förvaltningen av samlingarna, allt från museets ledning som fastställer policyer och budget, till alla olika typer av personal och volontärer, både de som arbetar framför och bakom kulisserna.

Spectrum började först utvecklas i Storbritannien och används där av alla ackrediterade museer. Spectrum har på senare år börjat användas i flera olika länder och har översatts till flera språk.

Vad ingår i en process i Spectrum?

Varje process har:

  • En definition som kort sammanfattar processen.
  • En mer utförlig beskrivning av processens omfattning som förklarar när den ska användas och när andra processer bör användas.
  • En standard som beskriver vad museet bör sträva efter att uppnå, oavsett hur det genomförs. Standarden består av två delar:
    • Ett antal policyfrågor.
    • Den miniminivå som ska uppnås i museets egna nedskrivna arbetsrutin för varje process samt ett eller två exempel som visar varför det är viktigt.
  • En föreslagen arbetsrutin, som enbart är ett förslag, i två olika format:
    • Ett flödesschema som sammanfattar det föreslagna sättet att utföra arbetsuppgifterna i processen.
    • En textversion där informationskraven för processen ingår. Där det behövs innehåller den föreslagna arbetsrutinen även rådgivning.

Informationskrav

I textversionen för en föreslagen arbetsrutin listas information som kan behöva registreras (till exempel Benämning, Ankomstnummer och Kort beskrivning). I Spectrum kallas dessa för informationsenheter. De listas i informationsgrupper (till exempel Information om identifiering av objekt). I appendix till Spectrum finns det rådgivning för hur dessa informationsenheter kan registreras.

 

 

Varför använda Spectrum?

Ett hållbart arbetssätt enligt en etablerad standard leder till en ökad professionalitet och förtroende för organisationen. Att ta stöd i Spectrum vid arbetet inom samlingsförvaltning ger stabila, upprepbara, personoberoende processer. Detta spar tid, minskar stress och håller kunskapen inom organisationen levande. På det viset säkras kvaliteten i arbetet med samlingarna.

Att komma igång med Spectrum

Starta med en process som är i störst behov av att ses över eller börja med någon av Spectrums nio primära processer. Finns dessa processer på plats och fungerar bra är risken liten att museet skapar eftersläpningar i arbetet.

Att komma i gång – Steg för steg

  1. Välj vilken process ni vill börjar med. Ta en sak i taget och inte allt på en gång.
  2. Läs igenom processen
  3. Analysera hur ni idag utför denna process på din organisation (eller hur ni har gjort tidigare). Samla ihop befintliga rutiner, arbetsbeskrivningar, blanketter etc.
  4. Jämför ert sätt att arbeta med Spectrum. Vad är annorlunda? Kan ni jobba på samma sätt som Spectrum föreslår? Om inte, fundera på varför.
  5. Tänk igenom vad som bör anpassas så att ni följer Spectrum så långt som möjligt. Om det inte går att anpassa arbetet till Spectrum, förklara och anteckna varför ni avviker.
  6. Skriv ner er egen arbetsrutin. Det är bra att involvera de personer som normalt jobbar med innehållet i processen. Då blir det en arbetsrutin som passar arbetsplatsen. Låt arbetet ta sin tid och justera vid behov.
  7. Se över vad som behövs för att stötta arbetsrutinen. Det kan till exempel vara blanketter, arbetsbeskrivningar, manualer etc. Anpassa befintliga dokument eller skapa nya vid behov.
  8. Testa er nya arbetsrutin under en period (kanske några veckor/månader). Det kan ta tid att vänja sig vid ett nytt sätt att arbeta. Var tydlig med hur lång testperioden är. Utvärdera efter testperiodens slut.
  9. Justera vid behov.
  10. Arbeta efter den nya rutinen.