Samlingsförvaltningens grunder

Museisamlingar är en viktig resurs för samhället. De bidrar till forskning, utbildning, kulturupplevelser och förståelse av historien och samtiden. Med en systematisk samlingsförvaltning kan dessa värden bevaras, utvecklas och göras tillgängliga för många människor – både idag och i framtiden.

Samlingsförvaltning som begrepp används för att beskriva en helhetssyn på arbetet med samlingar, där alla inblandade yrkesgrupper arbetar mot samma mål.

En väl fungerande samlingsförvaltning gör det lättare att:

• få överblick över samlingen
• identifiera utvecklingsbehov
• prioritera resurser
• fatta långsiktigt hållbara beslut.

Samlingsförvaltning omfattar alla aktiviteter som rör en samling – både det dagliga arbetet och de strategiska beslut som styr hur de utvecklas och används.

Det är viktigt att arbeta systematiskt och långsiktigt: undersöka nuläget, identifiera risker och behov, prioritera åtgärder, fördela ansvar, dokumentera arbetssätt och följa upp resultaten. På så sätt blir samlingsförvaltningen en kontinuerlig process där verksamheten steg för steg förbättrar förutsättningarna för att utveckla, använda, bevara och dokumentera samlingen.

Arbetet anpassas efter verksamhetens mål, samlingar, lokaler, personal och ekonomiska förutsättningar.

För att förvalta en samling långsiktigt och systematiskt behövs ett ramverk som beskriver hur arbetet ska organiseras och följas upp. Ramverket utgår från verksamhetens syfte och mål och kan bestå av policyer, planer, rutiner, ansvarsfördelning och uppföljning.

Ramverk för samlingsförvaltning

Samlingsförvaltningspolicyn är grundläggande

En viktig del av ramverket är att ha en samlingsförvaltningspolicy. Den innehåller museets principer för det långsiktiga arbetet och är ett stöd för att fatta genomtänkta beslut och arbeta mot verksamhetens syfte och mål.

Samlingsförvaltningspolicy

Standarden Spectrum är ett stöd

En annan grundläggande del i ramverket är att ha processer för de aktiviteter och rutiner som ska upprätthållas. Spectrum är en internationell standard att utgå ifrån när processerna för den egna samlingsförvaltningen tas fram.

Standarden Spectrum 5.1

Fler övergripande stöd

Även dessa stöd är relevanta att använda:

• Riskanalys – Ett verktyg som ger stöd i att identifiera och värdera de risker som kan finnas för samlingar. 
• SAK – Självskattning för vård och bevarande – Ett självskattningsverktyg som hjälper till att bedöma styrkor, brister och utvecklingsbehov i arbetet med vård och bevarande av samlingar.
• Svensk standard – SIS-, CEN- och ISO-standarder inom bevarande av kulturarv, som bidrar till gemensamma arbetssätt, god praxis och jämförbara resultat i förvaltningen av samlingar.

De aktiviteter som ingår i samlingsförvaltning kan delas in i fyra områden:

• Utveckla samlingen – Handlar om att utveckla samlingar genom översyn, förvärv, kunskapsuppbyggnad och gallring.
• Använda samlingen – Handlar om att använda samlingar vid inlån, utlån, visning, flytt och hantering av föremål.
• Bevara samlingen – Handlar om att bevara samlingar genom aktiva och förbyggande åtgärder, riskhantering, förvaring, konservering, skadedjurskontroll och materialval.
• Dokumentera samlingen – Handlar om att dokumentera och hantera information för att veta vad som finns i samlingarna, varför objekten finns där och var de befinner sig.