Flytta föremål: Tillståndsdokumentation

Enligt samlingsförvaltningsstandarden Spectrum ska tillståndet på föremålet kontrolleras ofta, exempelvis inför varje gång ett föremål ska packas ned eller upp, konserveras, flyttas, vid förvärv eller regelbundet som en rutin. Dokumentationen av tillståndskontrollen kan vara en kort kommentar som skrivs ner i föremålets katalogpost eller en mer omfattande tillståndsrapport.

När föremål flyttas bör det åtföljas av ett dokument, en tillståndsrapport, som beskriver det aktuella tillståndet hos föremålet. Alla som hanterar föremålet ska kunna ta del av tillståndsrapporten under förflyttningen. Tillståndsrapporten kan vara kortfattad, men den kan också vara omfattande och ta upp rekommendationer om hur föremålet ska hanteras och packas. En kort anteckning och ett foto är bättre än ingen dokumentation alls.

Det är inte bara före och efter en transport av ett föremål som dokumentation av tillståndet kan vara till hjälp. Tillståndsrapporten är ett underlag för kunskapsuppbyggnad och vid arbete med vård eller bevarandeplaner.

Oftast upprättas en ny tillståndsrapport inför varje förflyttning av ett föremål. Den tidigare rapporten kan tjäna som underlag för det aktuella bedömningstillfället. Det är viktigt att den gamla rapporten sparas och arkiveras. Även gamla bilder kan användas för att följa hur föremålet förändrats över tid.

Oftast görs det en tillståndsrapport per föremål, men vid exempelvis flytt av en hel samling kan föremålens tillstånd dokumenteras i en samlad rapport, eller till exempel som en kort kommentar direkt i ett digitalt samlingssystem.

Tillståndsrapporter kan se olika ut. Hur omfattande tillståndsrapporten bör vara beror på vad den ska
användas till. Inför en konservering behöver rapporten troligtvis vara mera ingående och teknisk än
exempelvis inför ett utlån.

Många museer har skapat egna mallar för att lättare kunna arbeta med tillståndskontroller. Den som gör tillståndskontrollen fyller i mallen samtidigt som föremålet undersöks. Mallen kan bestå av ett formulär med checkboxar, plats för fritext och plats för bilder. Museer har ofta olika
mallar för olika föremålskategorier. Det finns också digitala verktyg där man kan rita in skador direkt
på en bild av föremålet, exempelvis på en bärbar dator eller en platta.

I Spectrum och i standarden Bevarande av kulturarv: ”Tillståndsrapport för flyttbart kulturarv” (SS-EN 16095:2012) finns några punkter som är viktiga att ta med i rapporten för att dokumentationen ska vara möjlig att förstå och kunna användas i framtiden. Om man inte har möjlighet att dokumentera allt är det bra att komma ihåg att en kort anteckning och en bild är bättre än ingen dokumentation alls.

Ett exempel på en mall för en tillståndsrapport finns i bilaga B i standarden Bevarande av kulturarv: ”Tillståndsrapport för flyttbart kulturarv” (SS-EN 16095:2012).

Konservatorer har specialkompetens för att bedöma föremålens tillstånd och sammanställa tillståndsrapporter. Det finns dock många museer som inte har egna konservatorer och som saknar möjlighet att anlita en konservator inför alla förflyttnings tillfällen. Att bedöma tillståndet hos ett föremål handlar om att systematiskt titta på alla delar av föremålet och dokumentera föremålets aktuella status. Oftast börjar konservatorn med att titta på föremålets konstruktion och föremålets material. Finns det lösa delar eller partier som kan skadas vid hantering och packning? Särskilt noteras om det finns någon skada som gör att föremålet inte kan flyttas på och som behöver åtgärdas innan förflyttning, exempelvis lösa delar som behöver fästas eller flagnande färg som behöver konserveras.

Föremålet fotograferas från alla håll. Det enklaste sättet att komma ihåg hur föremålet såg ut innan det flyttades är att ta många tydliga bilder, men en snabb mobilbild är bättre än ingen bild alls. Ta både helhetsbilder som detaljbilder. Använd inte alltför gamla foton till den aktuella tillståndsrapporten. Föremålet kan ha förändrats (exempelvis skadats och/eller genomgått konservering) sedan förra fotograferingen.

Skador markeras på en bild eller en teckning av föremålet. Använd bilden som en ”karta” över föremålet och kartera anmärkningarna, exempelvis med siffror. Det vanliga är att ha en mall med en på förhand listad skadeterminologi där varje siffra motsvarar en skadetyp. Ett annat alternativ är att varje siffra på föremålskartan motsvarar en kommentar som skrivs i fritext.

När ett föremål har anlänt till sin destination och packats upp bör det också göras en tillståndskontroll. Då jämförs rapporten med det uppackade föremålet. Det kan vara någon annan än den som upprättat rapporten som gör tillståndskontrollen, exempelvis den som är ansvarig för inlånet av föremålet eller en inhyrd konservator.

Eventuella avvikelser eller skador noteras på tillståndsrapporten. Dokumentera gärna med extra foto. Det är viktigt att inte utföra några åtgärder direkt på föremålet vid tillståndskontrollen. Om föremålet är ett inlån och en skada har upptäckts ska konservatorn eller någon annan kontaktperson på museet kontaktas direkt.

I tillståndsrapporten finns ofta anvisningar om hur föremålet ska hanteras, monteras och ställas ut, ibland med krav på klimat, ljus och säkerhet. Den som utför tillståndskontrollen ska se till att informationen når rätt personer.

Tillståndsrapporten ska signeras vid varje tillfälle som en tillståndskontroll genomförs, eftersom det är så man ser att föremålet har kontrollerats. Det är viktigt att rapporten sparas och åtföljer föremålet tillbaka till dess ägare.

Ibland kan det vara svårt att avgöra om en defekt på föremålet är en skada, spår från tillverkning, konstnärens teknik, en tidigare åtgärd eller något annat. Det viktiga är att notera i tillståndsrapporten det som du har att anmärka på. Den som gör tillståndskontrollen ska inte behöva bli osäker på om defekten har funnits där sedan tidigare eller om den har tillkommit i samband med hantering och transport.