6. Planera och beställa en bebyggelseinventering
Den som ska beställa en inventering behöver inte vara expert inom kulturmiljöområdet. För att få ett underlag som svarar mot organisationens behov är det däremot viktigt att tidigt tydliggöra syfte, målgrupper och omfattning.
Kapitlet är indelat i tre delar: inför, under och efter genomförandet av en bebyggelseinventering.
Inför inventeringen
Detta avsnitt beskriver vad som behöver göras innan en bebyggelseinventering startar. I det ingår att klargöra syfte och behov, välja avgränsningar, identifiera målgrupper, planera resurser och organisera arbetet.
Förberedelserna skapar förutsättningar för att inventeringen ska bli tydlig, effektiv och användbar.
Klargör behov, syfte och målgrupper
Vid planering av en inventering bör du ta reda på vilka förvaltningar inom kommunen som kan ha nytta av resultatet och om de har några särskilda behov av kunskap om kulturvärden i sin verksamhet. Genom att samla dessa behov i en enkel behovsanalys blir det lättare att utforma projektet så att resultatet kan användas av fler.
Tänk redan i planeringsskedet på hur inventeringen ska tillgängliggöras för att kunna användas av personer eller aktörer utanför kommunen, till exempel fastighetsägare.
Ta ställning till:
- Vilket är syftet med bebyggelseinventeringen och vilka behov ska den fylla?
- Vilka målgrupper ska ta del av och använda resultatet?
Bestäm omfattning och avgränsning
Tid och budget sätter oftast ramarna för hur bebyggelseinventeringen kan utformas. Det är därför bra att börja med att kartlägga vilka äldre bebyggelseinventeringar och andra kunskapsunderlag som redan finns inom kommunen. Syftet är att avgöra om materialet behöver uppdateras. Det kan till exempel handla om att komplettera befintliga underlag med inventeringar av områden som inte tidigare har inventerats eller med kategorier av bebyggelse som saknas.
I kapitlet Inventeringens utformning och detaljeringsgrad hittar du exempel på olika typer av bebyggelseinventeringar, som kan vara ett stöd i valet av nivå på inventeringen. Vid mer omfattande uppdrag kan en intern förstudie vara ett bra sätt att tydliggöra behov, förutsättningar och skapa förankring inom organisationen.
Ta ställning till:
- Vilka är de ekonomiska och tidsmässiga ramarna för uppdraget?
- Har jag den kunskap som behövs för att göra en rimlig avgränsning i förhållande till syfte och behov eller behövs en intern förstudie?
- Hur ska inventeringen avgränsas geografiskt och vilken detaljeringsgrad är lämplig?
Tänk på att det går att söka bidrag för kommunala kunskapsunderlag från länsstyrelsens kulturmiljövårdsbidrag.
Bestäm format och leveranser tidigt
För att genomföra en inventering som motsvarar kommunens behov är det viktigt att tidigt bestämma format och vilka leveranser som ska ingå. Formatet påverkar hur fältarbetet genomförs, hur data kan förvaltas och hur kunskapen kan spridas efteråt.
Bebyggelseinventeringar levereras oftast som geodata med tillhörande information. Olika digitala system kräver olika format, och syftet med inventeringen avgör hur informationen struktureras. Därför är det värdefullt att tidigt kartlägga informationsbehoven och ta stöd av IT‑ och GIS‑kompetens. I kapitlet Digital information och digitala verktyg finns råd och stöd om digital information.
Om inventeringen även ska kunna redovisas som en samlad rapport eller publikation behöver detta preciseras i upphandlingen.
Ta ställning till:
- Vilket format ska inventeringen ha?
- Vilka data- och GIS-behov behöver klarläggas för att formatet ska fungera i kommunens system?
- Vilka leveranser behövs för att möta olika målgruppers behov, till exempel:
- digitalt kartskikt
- rapport
- publikation
Välj fältinventeringsverktyg
Vid inventering i fält används ofta en app i mobil eller surfplatta för att samla in information. Om organisationen arbetar med ett GIS-system kan appen ibland vara en del av samma lösning. I andra fall behöver verktyget köpas in eller utvecklas separat.
Om det finns relevanta underlag, till exempel äldre digitala inventeringar, historiska kartor eller flygfoton, kan dessa läggas in i verktyget. Det gör arbetet i fält enklare.
Ta ställning till:
- Ska ett fältinventeringsverktyg användas?
- Är det anpassat till de tekniska förutsättningarna och till den information som ska samlas in?
- Finns det underlag som ska vara tillgängliga i verktyget för att underlätta arbetet för inventeraren?
Planera för förankring och kommunikation
En bebyggelseinventering kan vara intressant för flera olika målgrupper. Fastighetsägare i inventeringsområdet är direkt berörda av resultatet, men även andra kan ha nytta av kunskapen som inventeringen genererar, till exempel andra kommunala verksamheter, allmänheten, fastighetsförvaltare, mäklare, föreningar och skolor.
Det är en fördel att tidigt planera hur kommunikationen med olika målgrupper ska ske både under och efter inventeringen. Om en kommunikatör deltar i projektet kan informationen anpassas bättre efter målgruppernas behov. En kommunikationsplan kan också skapa tydlighet och kontinuitet i arbetet.
Ta ställning till:
- Vilka målgrupper behöver involveras eller informeras – internt och externt – i de olika skedena?
- Hur ska kommunikationen planeras och genomföras före, under och efter inventeringen för att anpassas till målgruppernas behov?
När inventeringen genomförs
Detta avsnitt ger råd inför genomförandet av en bebyggelseinventering. Som beställare är det viktigt att du avsätter tid för att aktivt medverka och vara delaktig genom projektets hela genomförandefas, från uppstartsmöte till granskning av del- och slutleveranser.
Att vara delaktig som beställare
I uppstarten behöver ansvar och roller tydliggöras, till exempel mellan styr- eller projektgruppen och utföraren.
Klargör vad du som beställare behöver bidra med, och i vilket skede, för att utförarens arbete ska löpa på smidigt, vilka förväntningar som finns på utföraren och om det behövs en referensgrupp med deltagare från olika förvaltningar, länsstyrelsen eller andra berörda.
En projektplan med planerade avstämningar under arbetets gång ger förutsättningar att följa upp resultatet och säkerställa att arbetet fortlöper enligt överenskommen plan.
Innan inventeringen startar bör utföraren få tillgång till underlag som underlättar arbetet, till exempel en grundkarta med fastighetsuppgifter eller äldre kartmaterial och inventeringar.
Säkerställ att:
- det finns en projektorganisation med lämpliga kompetenser
- det finns en projekt- och tidplan med startmöte, slutmöte och avstämningar under arbetets gång
- utföraren fått tillgång till nödvändiga underlag, till exempel fastighetsuppgifter och äldre inventeringar.
Planera granskning och leveranser
En bebyggelseinventering kan vara både tidskrävande och kostsam. Planera därför gärna in delleveranser. Det kan till exempel handla om en testinventering av ett begränsat område, där beställaren och utföraren tillsammans kan utvärdera metod och resultat.
Specificera delleveranserna redan i förfrågningsunderlaget. Det möjliggör granskning och uppföljning i genomförandeskedet. För att säkerställa kvaliteten i materialet kan det vara lämpligt att genomföra en intern kvalitetsgranskning innan materialet slutlevereras och godkänns.
Dokumentationens spårbarhet är central. Uppgifter om fotografier, upphovsrätt, kartmaterial och GIS-data samt andra källor bör registreras så att materialet kan återanvändas och uppdateras vid behov.
Säkerställ att:
- det finns en fastställd plan för leveranser och granskning av resultat.
Kommunicera med allmänheten under arbetet
Ett inventeringsarbete väcker ofta uppmärksamhet hos både allmänhet och fastighetsägare. Var därför förberedd på frågor och behov av information under arbetets gång.
Informationen kan till exempel spridas via kommunens webbplats, lokala medier, sociala medier och via informationsanslag i området.
Om de som inventerar har märkta arbetskläder eller fordon kan det bidra till att göra inventeringen mer synlig och förankrad.
Säkerställ att:
- beställare och utförare har utsett kontaktpersoner som kan ta emot frågor från allmänheten
- boende och fastighetsägare i inventeringsområdet har fått information om tidplan, syfte och kontaktpersoner.
Tänk på: regler i fält (tillträde, fotografering och upphovsrätt)
Under inventeringsarbetet i fält finns flera regler att förhålla sig till, till exempel om fotografering och om att beträda privat mark. För att säkerställa att arbetet utformas på ett korrekt sätt kan det vara bra att ta stöd av exempelvis en kommunjurist.
Tillträde till privat mark
Om inventeringen kräver tillträde till privat mark måste det ske med hänsyn till allemansrätten. Förenklat innebär den att man kortvarigt får röra sig på annans mark, förutsatt att man håller sig utanför hemfridszonen. Tänk på att i förväg informera berörda fastighetsägare om syftet med inventeringen och hur arbetet kommer att gå till.
Fotografering av bostäder och verksamheter
Vid fotografering av bostäder och verksamheter behöver hänsyn tas till integritet och säkerhet. Generellt får byggnader fotograferas från allmän plats. Om fotografering sker på någons privata tomt eller på en privat fastighet måste tillstånd inhämtas från fastighetsägaren.
Skyddsobjekt enligt skyddslagen (2010:305)
Att fotografera eller avbilda utpekade skyddsobjekt enligt skyddslagen (2010:305) kan vara förbjudet. Ett beslut om utpekande av skyddsobjekt innebär att obehöriga inte har tillträde till skyddsobjektet (tillträdesförbud).
Ett beslut om utpekande kan också kombineras med ett förbud mot att göra avbildningar, beskrivningar eller mätningar av eller inom skyddsobjektet (7 §). Skyddsobjekt är vanligtvis utmärkta med gula skyltar där det framgår vem som beslutat om skyddsobjektet och vilka förbud som är aktuella.
Upphovsrätt till konstverk (1960:729)
Konstverk, till exempel byggnadsanknuten offentlig konst, skyddas genom lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Även fotografier av konstverk kan omfattas av upphovsrätt. När fotografier av konstverk publiceras på kommunens webbplats eller i publikationer behöver bildupphovsrätten och fotografens namn anges samt konstnär och årtal.
Efter inventeringen
När en inventering har slutförts behöver resultatet kommuniceras, förankras och förvaltas. Det kan till exempel handla om att informera både interna och externa målgrupper samt att säkerställa att inventeringen bevaras och används långsiktigt i organisationens arbete.
Förankra resultatet internt i organisationen
För att inventeringens resultat ska komma till nytta i kommunen är det viktigt att säkerställa att kunskapen sprids internt och att den integreras i relevanta arbetsprocesser.
Ett sätt är att ordna interna utbildningsinsatser riktade till tjänstepersoner och politiker, där inventeringens innehåll gås igenom tillsammans med exempel på hur materialet kan användas i det dagliga arbetet.
Ta ställning till:
- Hur kan målgrupper inom organisationen ta del av resultaten?
- Finns det behov av interna kunskapshöjande insatser?
Kommunicera resultatet till externa målgrupper
En bebyggelseinventering är också värdefull för målgrupper utanför organisationen. Det finns flera sätt att informera externa målgrupper om inventeringen och byggnaders kulturvärden. Ett alternativ är att göra ett tillgängligt GIS-skikt med information på kommunens webbplats. Ett annat är att skicka riktad information till berörda fastighetsägare. Även kunskapshöjande aktiviteter som vandringar eller föreläsningar kan vara ett uppskattat sätt att sprida kunskap om resultatet till en bredare målgrupp.
Ta ställning till:
- Hur ska inventeringens resultat göras tillgänglig för målgrupperna utanför organisationen?
Förvalta informationen
En bebyggelseinventering är färskvara. Inventeringar och kunskapsunderlag behöver hållas aktuella för att fungera som stöd i kommunens plan- och byggprocesser.
Förvaltningen innebär att uppgifter om byggnader eller bebyggelseområden behöver uppdateras när förändringar sker som kan påverka kulturvärden, till exempel när nya byggnader tillkommer, byggnader rivs eller förändras.
Säkerställ också att nya medarbetare får kunskap om materialet.
Förvaltningen kan även innebära en plan för att komplettera informationen med områden som inte har inventerats tidigare.
En lämplig intervall för att aktualisera uppgifter i en inventering, är i samband med att kommunen tar fram en ny översiktsplan. Behovet av aktualisering kan även tas med i planeringsstrategin.
Ta ställning till:
- Hur ska materialet förvaltas långsiktigt
- Vem ansvarar?
- Vilka rutiner ska följas?
- Hur ofta ska underlaget uppdateras?
- Har kommunen en plan för hur inventeringen kan aktualiseras och kompletteras?