2. Vad är ett samlingsförvaltningssystem inte?

Ett samlingsförvaltningssystem är inte första valet om museet syftar enbart åt att publicerar samlingarna på webben eller om museet vill få bättre kontroll över en stor mängd digitala bilder. 

Det finns en skillnad mellan digital samlingsförvaltning och digital publikation av samlingsdata på webben, även om de flesta publika digitala presentationer av museisamlingar på webben grundar sig i data som registreras i samlingsförvaltningssystem. Samlingsförvaltningssystemens främsta uppgift är att stödja samlingsförvaltningsprocesserna. De flesta system erbjuder många stödjande funktioner för detta ändamål. Till skillnad från verktygen för de interna samlingsförvaltningsprocesserna är de tillhörande publikationsmodulerna oftast inte helt anpassade till internetanvändarens behov – de är för statiska och inte tillräckligt användarvänliga för en allmän besökare. Om en behovsanalys kommer fram till att det är främst eller endast till samlingspublicering som systemet ska införskaffas, så kan det vara värt att undersöka alternativa lösningar att publicera data utan att införskaffa ett samlingsförvaltningssystem.

För ett litet museum med begränsade resurser kan det vara värt att undersöka om det finns en möjlighet att publicera samlingsdata med tillhörande bilder i ett vanligt webpubliceringssystem. De flesta webbpubliceringssystem erbjuder idag bra förutsättningar att exportera ut data till användarvänliga och återanvändbara dataformat som csv- eller xml-filer. För att vara säker att dessa enkelt kan importeras i ett annat system eller användas av en aggregator eller annan teknisk partner som jobbar med kulturarvsdata bör museet se till att dokumentationen följer de standarder som är beskrivna på sidan om datastandarder. Det finns annars en risk att det kan bli svårt eller omöjligt att få ut data ur webbpubliceringssystemet på ett standardiserat och därmed återanvändbart sätt om man byter detta system. Det finns några system eller plugin till befintliga webbpubliceringssystem på marknaden som fokuserar på just publicering av samlingsdata och som kan kombineras med en olika samlingsförvaltningssystem men även med en intern Excel-fil. Några av dessa system är listade på referenssidan. 

Även om kravspecifikationstabellen listar krav på webbpublicering av data, fokuserar den inte på funktionaliteten att publicera samlingsdata med hjälp av samlingsförvaltningssystem. Här är det viktigt att vara medveten om att systemens publikationsmoduler är färdiga lösningar som oftast inte går att vidareutveckla eller anpassa för specifika målgruppers behov. Å andra sidan är en färdig lösning med vissa sökfunktioner kanske tillräckligt för museets behov. Museet bör definiera vad som ska åstadkommas med en publik gränssnitt till samlingsdata och därefter fundera om det uppnås bäst med en färdig tilläggsmodul till samlingsförvaltningssystemet eller med en egen publikationslösning. Det är viktigt att tänka på att webbanvändare inte nödvändigtvis hittar till museets samlingar bara för att de finns publicerade på museets hemsida. Istället för att investera tid och pengar i egen infrastruktur för att publicera samlingarna på hemsidan kan ett alternativ vara att använda befintliga plattformar som Wikidata/Wikimedia. Läs gärna mer om detta på sidan Så delar du med dig av ditt innehåll. 

Ett samlingsförvaltningssystem är inte heller första valet om huvudsyftet är att få bättre kontroll över stora mängder digitala bilder som museet förvaltar. Alla moderna samlingsförvaltningssystem bör ha möjlighet att länka bilder eller annan digital dokumentation till olika dataposter, men fokus hos samlingsförvaltningssystemen ligger alltid på att stödja dokumentation och förvaltning av fysiska samlingar. Om museet framför allt vill organisera stora mängder digitalt bildmaterial utan att se över, standardisera och digitalisera samlingsförvaltningsrutinerna för den fysiska samlingen, kan det vara ett bättre alternativ att titta på bildhanteringssystem. Några bildhanteringssystem som används av museer i Sverige är listade på referenssidan. 

Många samlingsförvaltningssystem har i dagsläget bildhanteringsmoduler, men de är oftast inte lika användarvänliga som renodlade bildhanteringsssytem. Renodlade bildhanteringssystem är inte avsedda för hantering av fysiska föremål och saknar många av de funktioner som museer behöver för att hantera fysiska föremål. I ett bildhanteringssystem är det oftast komplicerat eller omöjligt att komma fram till bra lösningar för att dokumentera föremålens placeringar, information om utlån eller dokumentera föremålets tillstånd, funktion eller användningsområden. Utöver det bör man vara medveten om att bildhanteringssystem beskriver varje bild för sig. Det innebär att även om de erbjuder kraftfulla mekanismer för att uppdatera flera dataposter samtidigt så behöver man oftast registrera samma information flera gånger om man har flera bilder av samma föremål. Ett bildhanteringssystem kan dock vara en bra lösning för att både få överblick över och publicera en stor fotografiskt samling som har digitaliserats. En förutsättning är då att museet har bra rutiner för att dokumentera var de fysiska originalen förvaras (det kan vara en analog förteckning eller en Excel-fil) .