5. Spectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem

Dagens samlingsförvaltningssystem har utvecklats till ett verktyg som både stödjer samarbete mellan organisationens olika funktioner och som hjälper till att definiera och standardisera rutiner och arbetsflöden inom institutionernas verksamheter, i synnerhet inom samlingsförvaltning. I och med att systemet samlar en stor mängd specialkunskap på samma ställe ligger samlingsförvaltningssystemens största nytta i att alla anställda vid institutionen kan ta del av den registrerade informationen och använda den på olika sätt i sina olika verksamheter.

Hemdator Sinclair ZX SpectrumFoto: (CC BY)

De viktigaste processer som kan stödjas av samlingsförvaltningssystem är de som beskrivs i samlingsförvaltningsstandarden Spectrum. Många institutioner har rutiner för hur processerna ska skötas och dokumenteras sedan tidigare, som kan vara anpassade till Spectrum eller inte. Det kan också vara enstaka personer inom en institution som traditionellt har varit ansvariga för vissa arbetsuppgifter, utan att det finns nedskrivna  instruktioner för denna rutin. Vid införandet eller byte av ett samlingsförvaltningssystem bör extra uppmärksamhet läggas på att standardisera rutinerna och dokumentationen så att processerna blir oberoende av enskilda personer. 

Ett bra grundläggande krav vid upphandling eller inköp av samlingsförvaltningssystem är att kräva att systemet följer och stödjer Spectrum-standarden. Brittiska Collections Trust, som ligger bakom Spectrum-standarden, har listat vilka system som stödjer Spectrum. Dessa system får därmed kalla sig för “Spectrum-compliant”.  Ett förslag inför val av system är att läsa Spectrum och välja maximalt tre processer som ska beskrivas och sedan skötas med hjälp av samlingsförvaltningssystemet. Kraven som institutionen listar för  dessa processer borde viktas tyngre vid valet av samlingsförvaltningssystem än de övriga funktionerna. Titta gärna på hur arbetet med Spectrum-standarden beskrivs på Riksantikvarieämbetets sida om samlingsförvaltning. Det kan vara lättare att definiera hur samlingsförvaltningssystemet ska stödja processen om man först kartlägger hur processen sköts idag, och hur den borde skötas enligt Spectrum-standarden utan ett samlingsförvaltningssystem. 

Spectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem: 

Spectrum innehåller väl beprövade råd för de arbetsuppgifter som de flesta museer utför när de förvaltar sina samlingar. Dessa arbetsuppgifter kallas i Spectrum för processer och är 21 stycken till antalet. Det finns nio så kallade primära processer, som är: 

– Inkommande objekt
Förvärv och accession
Kontroll av placering och förflyttning
Beståndsinventering
Katalogisering
Inlån
Utlån
Utlämning av objekt
Planering av dokumentation.

Av dessa är det bara “Planering av dokumentation” som inte har en direkt representation i samlingsförvaltningssystemet. Det beror på att planeringen av dokumentationen inte görs i själva samlingsförvaltningssystemet. Trots det är just planering av dokumentation en särskilt viktigt process för införandet och underhåll av samlingsförvaltningssystem. En detaljerad planering och nedskriven plan om vad som ska dokumenteras om samlingarna, samt hur och var det ska dokumenteras, säkerställer att informationen i samlingsförvaltningssystemet blir användbar och värdefull även i framtiden.

Titta gärna på processen “Planering av dokumentation” innan val och införande av samlingsförvaltningssystem. Det är särskilt viktigt att se över den samlingsinformation som redan finns och att komma överens om vilka områden som behöver förbättras med införandet av samlingsförvaltningssystem. En bra översyn över befintlig samlingsinformation förenklar och förbättrar även migreringen av data. Bestäm på förhand vad som ska hända med tidigare system. Om de är analoga, vad ska hända med de sedan tidigare arkiverade pappersdokument? Hur ska fortsatt inkomna pappersdokument, till exempel gåvobrev, hanteras vid sidan om det digitala systemet? Vad ska hända med de tidigare digitala databaserna, till exempel excel-filen, ska den arkiveras på något sätt eller gallras helt?

Utöver dessa primära processer finns 12 ytterligare processer inom Spectrum standarden. Alla har inte lika tydlig anknytning till samlingsförvaltningssystemet, men systemet ska erbjuda stöd för att standardisera och dokumentera processer och rutiner kring alla.

– Hantering av rättigheter
– Reproduktion
– Tillståndskontroll och teknisk bedömning
– Samlingsvård och konservering
– Ekonomisk värdering
– Försäkring och utställningsgaranti
– Användning av samlingar
– Katastrofplanering för samlingar
– Skada och förlust
– Deaccession och avyttring
– Samlingsöversyn
– Granskning 

Det behöver inte nödvändigtvis vara så att museet vid införandet av ett samlingsförvaltningssystem fokuserar på de primära processerna. Vid registrering och digitalisering av en sluten samling kan  det exempelvis vara viktigare att definiera rutiner för katalogisering och hantering av rättigheter än förvärv. Nedan följer korta beskrivningar om vad de olika processerna avser och exempel på hur de borde stödjas av funktionaliteten i ett samlingsförvaltningssystem. I kravspecifikationstabellen finns detaljerade krav på vilka fält och funktioner samlingsförvaltningssystemet ska tillhandahålla för att stödja de olika processerna. 

Inkommande objekt

Hantering och dokumentation vid mottagning av objekt samt tillhörande dokumentation som för närvarande inte tillhör samlingarna. Eventuella objekt som ännu inte tilldelats objektnummer av organisationen ska behandlas i denna rutin. Systemet ska erbjuda stöd för att hantera objekt som inte (än) tillhör samlingarna. Det vill säga att systemet borde kunna skilja olika ”grupper” av föremål. En grupp kan vara rekvisita, en annan inlån. För dessa grupper registrerar man inte inventarie- eller objektnummer, utan ett referens- eller identifikationsnummer. Oftast finns det även möjlighet att anpassa registreringsformulär efter vilken typ av objekt som registreras. Se kravspecifikationstabellen, 1.1  Inkommande objekt.

Att kunna använda samlingsförvaltningssystemet för enklare registrering av objekt som inte (än) tillhör samlingarna är en funktionalitet som lätt glöms bort i system som ännu inte är helt etablerade. Många museer har inte möjlighet att direkt formellt förvärva alla föremål som anländer till museet. Om samlingsförvaltningssystemet tillåter en enkel registrering av inkommande objekt minskar risken att viktigt information om objektet förloras under tiden mellan objektets ankomst och formellt förvärv.  

Förvärv och accession

Hantera och dokumentera tillförsel av objekt och tillhörande information till organisationens samlingar och eventuell accession av dessa till de accederade samlingarna, inklusive objekt- eller förvärvsnummer, katalognummer, objektbeteckning eller titel, förvärvsdatum och förvärvssätt.

Av historiska skäl kan det finnas många olika objektnummersystem på olika institutioner. Ett samlingsförvaltningssystem ska kunna hantera alla typer av nummersystem som används hos en institution utan att tvinga institutionen att numrera om sina samlingar. Samla vilka objektnummersystem som finns i bruk i museet inför inköp och val av samlingsförvaltningssystem och kontrollerar att de är kompatibla med samlingsförvaltningssystemet. Systemet ska erbjuda stöd för hur numret matas in och systemet ska kunna kontrollera om numret är unikt. 

Om hela samlingen inte är numrerad än är det viktigt att se till att museet använder ett gemensamt princip för numrering. Konsekvent numrering hjälper museet att ha kontroll över sina samlingar och genom att använda samlingsförvaltningssystmets funktioner blir det lättare att undvika dubbla nummer, överhoppade nummer eller felaktigt formaterade nummer. Systemet ska även ha stöd för att hantera flera olika nummer för samma objekt (t ex nummer i en äldre förteckning, förvärvsnummer och liknande). På så sätt kan samlingsförvaltningssystemet hjälpa till att länka ihop information från äldre inventeringar eller tidigare ägare till den aktuella dokumentationen. Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i kravspecifikationstabellen, 1.2 Förvärv och accession.

Kontroll av placering och förflyttning

Hantering och dokumentation av information som rör aktuell och tidigare placering av alla objekt eller objektgrupper som organisationen har ansvaret för, för att säkerställa att man alltid kan lokalisera alla objekt. Med placering avses en specifik plats där ett objekt eller en objektgrupp förvaras eller ställs ut. Dokumentationen i samlingsförvaltningssystemet ska även innehålla datum för när förflyttningen registrerades och användarnamnet som tillhör användaren som registrerade förflyttningen. Samlingsförvaltningssystemet ska inte radera den gamla placeringsinformationen när en ny placering registreras utan har mekanismer på plats som tillåter att en placeringshistorik byggs över tid.  I all dokumentation som rör föremålens placering är det extra viktigt att standardisera dokumentationen så mycket som möjligt, för att undvika att samma placering (till exempel ett rum) får olika benämningar. Om inte placeringsinformationen anges på exakt samma sätt blir det oftast omöjligt att söka fram alla föremål som befinner sig i samma rum, på samma hylla eller i samma låda. Upprätta en lista över rum, hyllor, skärmar, etc som kan anges som placeringsinformation och säkerställ att helst all placeringsinformation matas in som kontrollerade termer. Med kontrollerade termer menas att systemet erbjuder en rullista för att välja en term, och att ingen annan information kan skrivas in istället.  Utöver att använda kontrollerad vokabulär för placeringsinformation rekommenderas att museet sätter upp etiketter eller andra markeringar med namn motsvarande beteckningen i samlingsförvaltningssystemet på alla rum, hyllor, hyllplan, skåp, lådor med mera, för att säkerställa att all personal snabbt, otvetydigt och enkelt förstår hur en specifik placering ska registreras.
Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i kravspecifikationstabellen, 1.4. Kontroll av placering och förflyttning. 

Beståndsinventering

Upprätthållande av aktuell information för att kunna redogöra för och lokalisera alla objekt som organisationen ansvarar för. Det kan förutom objekt ur den accederade samlingen inkludera inlånade objekt, objekt som inte har införlivats i den permanenta samlingen eller objekt som ännu inte dokumenterats, tillfälligt inlämnade objekt och objekt ur stödsamlingar. Den dokumenterade informationen bör omfatta föremålets placering och en övergripande tillståndsbedömning. När rutinerna för beståndsinventering skapas och definieras, tänk gärna på att föremål kan inventeras i grupp, tex en låda med flera grafiska blad, eller en ouppackat kartong från en donation. Systemet bör stödja beståndsinventering av enstaka föremål eller grupper av föremål, till exempel genom att kunna välja ut grupper av föremål som ska inventeras, att kunna tillföra samma information till flera föremål samtidigt och genom att automatiskt registrera datum och användarnamnet på den som inventerar (delar av) samlingen. Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga infromationsenheter i kravspecifikationstabellen, 1.3 Beståndsinventering.

 

Katalogisering

Med katalogisering menas sammanställning och upprätthållande av grundinformation som identifierar och beskriver objekt. Den kan bestå av information om tillkomst och proveniens som av uppgifter som rör förvärv, konservering, utställnings-, låne- och placeringshistorik. En viktig förutsättning för att museets katalogiseringsarbete ska bli så användbar som möjligt är att definiera vilken information som måste ingå i en grundläggande katalogisering. Det kan vara olika fält för olika samlingar, men för att kunna söka i samlingarna är det nödvändigt att några få fält definieras som alltid ska vara ifyllda. Fundera vilka fält är mest lämpliga för att tillåta sökningar över hela samlingen och definiera dessa som pliktfält. Lägg inte för hög ambitionsnivå, det är mycket bättre att ha hela samlingen registrerat med några få fält än att ha 10% av samlingen fullständigt beskrivet. Även i katalogiseringsprocessen är det fördelaktigt om så mycket som möjligt kan registreras med hjälp av fördefinierade listor. En kort beskrivning borde alltid ingå. Glöm inte att även definiera hur informationen ska registreras, till exempel i hela meningar med korrekt grammatik, utan förkortningar eller akronymer. Vid registrering av enstaka ord (som till exempel material) definiera i förväg att de ska registreras i obestämd form. Se mer information i kapitlet om datastandarder.  

En mer utförlig katalogiseringen behöver inte innehålla all känd information om ett objekt på ett och samma ställe, men bör referera till andra relevanta källor, till exempel äldre förteckningar som inte än har digitaliserats eller referenslitteratur. Samlingsförvaltningssystemet bör ha stöd för att länka till andra digitala källor, tex äldre förteckningar som har digitaliserats eller webbsidor som tillhandahåller relevant information. Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i kravspecifikationstabellen, 1.5. Katalogisering.

Utlämning av objekt 

Med utlämning av objekt menas att registrera när objekt lämnar de områden som museet ansvarar för och inte längre är museets direkta ansvar, oavsett anledning. Oftast är utlämning av objekt en del av en annan process, till exempel utlån eller avyttring. I samlingsförvaltningssystemet ligger utlämning av objekt närmast Kontroll av placering och förflyttning, med tillägget att det behövs dokumentation om vem som godkände utlämning av objektet. Systemet ska ha stöd för att dokumentera att objektet har lämnat de områden som museet ansvarar för (till exempel genom att kunna registrera en placering “åter till långivaren”). Det är också viktigt dokumentera vem som godkände utlämningen på museet. Samlingsförvaltningssystemet borde stödja detta genom att i systemet kunna hänvisa till dokumentation som bekräftar att utlämningen godkändes av ansvarig person. Det kan ske genom att kunna länka en underskriven blankett eller ett fält som används för information om ansvarig belsutsfattare. Om dokumentationen om beslut sparas och arkiveras i ett annat system (till exempel diariet), är det viktigt att dokumentera en referens i samlingsförvaltningssystemet. 

Utlån och inlån

Hantera och dokumentera utlån eller inlån av objekt till eller från andra organisationer eller personer för en specifik tidsperiod och för ett bestämt syfte, exempelvis utställning/visning, forskning, konservering, fotografering/publicering eller utbildning/förmedling. Samlingsförvaltningssystemet bör stödja dokumentation av lånekontrakt och objektets lånehistorik samt information om kostnader och överenskommelser gällande lån. Konkret betyder det att det ska gå att skriva ut olika blanketter och dokument som behövs i låneverksamheten (tillståndsrapport, lånekontrakt, försäkringsformulär inkl specifika villkor och kostnader för specifika objekt, med mera) direkt från samlingsförvaltningssystemet. Det ska vara möjligt att länka underskrivna dokument till lånedokumentationen i systemet. Det ska vara möjligt att få en överblick över vilka objekt som ingick i ett visst låneärende. Många system erbjuder även processtöd i form av påminnelser eller direkta kopplingar till mejl eller andra kommunikationsverktyg. Det ska vara möjligt att lägga in referenser till diariet eller ärendehanteringssystem som museet har i bruk för att hitta till ytterligare dokumentation i ärendet. När dokumentationsriktlinjerna för låneverksamheten definieras/ses över i samband med införskaffandet av samlingsförvaltningssystem är det särskilt viktigt att definiera vilken information som hamnar i vilket system och att det är lätt för nutida och senare användare att hitta till all dokumentation om nödvändigt. Oftast räcker det med att spara diarienumret eller arkivsignum i samlingsförvaltningssystemet. 

Hantering av rättigheter

Hantering och dokumentation av de rättigheter som är förknippade med de objekt som organisationen ansvarar för. Det är lätt att glömma bort hur viktigt det är att registrera och dokumentera rättigheter och licenser som är förknippade med samlingsobjekten. Framförallt när organisationen avser att publicera samlingarna i digital form på på webben är det avgörande att förståeliga och maskinläsbara licenser till bildmaterial finns tillgängliga i samlingsdokumentationen. Vid registrering av licenser måste organisationen ta hänsyn till upphovsrätten som fortfarande kan vara förknippad med objektet i samlingarna, men även till upphovsrätten som kan vara förknippad med (den digitala) reproduktionen, oftast fotografiet. Det åligger museet att med hänsyn till alla möjliga upphovsrättsinnehavare (till exempel upphovsmannen till originalet eller en extern fotograf) välja en licens som tydligt förmedlar till publiken hur museets publicerade material får användas. 

Det enklaste sättet att registrera upphovsrättsligt information är att använda sig av standardiserade licenser, som https://rightsstatements.org/en/ och https://creativecommons.org/. För att nå en så bred digital publik som möjligt är det avgörande att erbjuda publiken möjligheten att återanvända museets material så mycket som möjligt (till exempel att dela i social media, publicera på bloggar, skapa ny konst baserad på museets bildmaterial med mera). Om ingen upphovsrätt längre är förknippad med varken samlingsobjektet och den digitala reproduktionen, eller om museet själv har tillverkat de digitala reproduktionerna kan museet undersöka möjligheten att markera materialet som Public Domain eller att använda Public Domain Dedication (CC0). För mer omfattande information om förutsättningar för att märka material som Public Domain, se gärna intervjun med Riksantikvarieämbetets jurist Sofia Kullman. 

Vid all registrering av upphovsrättslig information i samlingsförvaltningssystemet ska utöver möjligt upphovsrättsinnehavare alltid registreras en länk till en maskinläsbar licens, för att underlätta publicering av innehållet i framtiden. Om upphovsrättsligt status av objektet eller reproduktionen är oklart ska det också registreras, tex med hjälp av licensen “Copyright not evaluated” eller liknande. Det är mycket viktigt att testa och utvärdera att systemet har stöd för att dokumentera licenser för både föremålen som för användning av digitala reproduktioner, då det kan bli olika licenser på olika reproduktioner även om de avbildar samma föremål. Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i kravspecifikationstabellen, 6.1   Hantering av rättigheter.

Reproduktion

Spectrum processen Reproduktion handlar om att hantera och registrera skapande av bilder eller andra typer av reproduktioner av objekt, inklusive digitala kopior. Det är viktigt att samlingsförvaltningssystemet tillåter registrering av information om reproduktioner. Systemet ska kunna hantera både fysiska och digitala reproduktioner. Det ska inte finnas en begränsning i hur många reproduktioner som kan registreras per objekt. Varje reproduktion ska kunna registreras för sig, men måste kunna länkas till informationen om det avbildade objektet. Det ska vara möjligt att registrera en licens för varje reproduktion, oberoende av licensen som registrerades för samlingsobjektet. Det är önskvärd att systemet kan skilja mellan två olika reproduktioner och två versioner av samma reproduktion (till exempel en lågupplöst och en högupplöst kopia av samma bild). Om systemet erbjuder en funktion för publicering av samlingsinformation på webben ska det vara möjligt att välja vilka reproduktioner som ska återges i det publika gränssnittet och vilka som ska förbli interna. Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i kravspecifikationstabellen, Reproduktion.

Tillståndskontroll och teknisk bedömning

Hantering och dokumentation av information om ett objekts tillverkningsteknik, materialsammansättning och tillstånd/skick samt rekommendationer för dess hantering och omgivande klimat och miljö. Samlingsförvaltningssystemet bör ha stöd för att fylla på med aktuella uppgifter om tillstånd utan att äldre information behöver raderas. Även här är det hjälpsam att jobba med kontrollerade termer som grovt beskriver föremålets tillstånd/skick. Kontrollera om systemet erbjuder stöd för kontrollerade termer i samband med tillståndskontroll och om de är användbara för museets verksamhet. 

Samlingsvård och konservering

Processen är nära sammankopplad med processen för Tillståndskontroll och teknisk bedömning. Den handlar om att hantera och dokumentera konserveringsåtgärder för specifika objekt, som till exempel de åtgärder som görs för att fördröja nedbrytning, reparera skador eller förbättra hur de ser ut. Konserveringsåtgärder utförs vanligtvis som ett resultat av tillståndskontroller och initieras ofta i andra processer, som till exempel hantering av en låneförfrågan. Det finns få museer idag som dokumenterar all samlingsvård och konservering i samlingsförvaltningssystemet. Skäl till detta är att arbetet ibland utförs av externa specialister på annan plats och att vetenskapliga materialanalyser eller tekniska bedömningar är svåra att dokumentera i en strukturerat databas med begränsat utrymme för fritext eller annoterade bilder. Om samlingsvård och konservering är en prioriterad process borde museet kräver att få en detaljerat presentation av leverantören om hur konserveringsdokumentationen är tänkt i respektive system och utvärdera med konservatorer om systemet kommer att stödja verksamheten. I varje fall borde systemet ha stöd för att kunna länka till extern dokumentation, såsom klimaprotokoll, tekniska fotografier och konserveringsrapporter i olika format.

Försäkring och ekonomisk värdering

Dokumentation och hantering av försäkringsbehov för objekt som organisationen ansvarar för, både permanent och tillfälligt. Dokumentation av ekonomisk värdering av enskilda objekt eller objektgrupper i samlingarna. Systemet bör enkelt kunna visa försäkrings- och värderingsuppgifter i samband med information kring utställningar eller låneärenden. Helst ska även information om vem som skattade värdet på objektet sparas. Systemet ska ha möjlighet att dölja känslig information för användare med lägre behörighetsnivå. Om museet bestämmer sig för att spara den sortens information utanför samlingsförvaltningssystem, borde det finnas en aktuell referens i systemet var informationen går att hitta. Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i kravspecifikationstabellen, 1.8   Försäkring och värdering

Användning av samlingar
(mest Utställningsplanering och dokumentation)

Spectrum sammanfattar många olika användningsområden i en process som kallas för “Användning av samlingar”. Processen innefattar att hantera och registrera hur samlingar, inklusive bilder och andra reproduktioner används, både av det egna museet och andra. Det finns ett stort antal potentiella användningsområden, bland annat utställningar, lärandesituationer, förfrågningar, forskning, men även att köra fungerande maskiner eller att spela på musikinstrument som är det av samlingarna. Samlingsförvaltningssystemet ska erbjuda stöd för att kunna dokumentera och planera många möjliga användningsområden, men oftast är det bara utställningar som är definierade i systemet. Fundera gärna på hur samlingarna används och vilket stöd museet behöver för att planera och dokumentera dessa användningsområden. För många organisationer fungerar det att använda funktionerna för utställningsplanering och utställningsdokumentation även för andra användningar som lärandesituationer eller användning av maskiner. Det viktigaste är att definiera hur en viss användning ska dokumenteras i systemet och att det är möjligt att länka extern dokumentation till de relevanta dataposterna (tex en lathund om hur en maskin används med bilder i pdf-format, ett hängningsschema efter en utställning eller presentationsbilder, ljud- och filmfiler som hör till en föreläsning).    

De flesta samlingsförvaltningssystem erbjuder funktionalitet för planering och dokumentation av utställning av ett objekt eller objektgrupper. Systemet ska erbjuda möjlighet att länka objektposter till utställningsposter så att en föremålslista går att ta fram för varje utställning och en utställningshistorik byggs på varje objektpost. Att ha tillgång till utställningshistoriken från objektposten underlättar för framtida användningar av samma objekt. För att säkerställa att all information som skapas, som till exempel utställningstexter, forskningsresultat och användargenererat innehåll samlas in och är nåbar för framtiden, är det viktigt att definiera var och hur denna information införlivas i dokumentationen. Det är mestadels inte specifika funktioner i systemet som garanterar detta, utan rutiner som upprättas i museet, t ex att utställningstexter samt korrekturer av basinfo (dateringar, materialbeskrivningar och liknande) sparas i objektdokumentationen. 

Många museer brottas med att information som togs fram för en viss utställning är svårt att hitta i efterhand och därmed omöjligt att återanvända i nästa projekt. En insats att definiera rutinerna för användning av samlingarna med hjälp av samlingsförvaltningssystem kan hjälpa till att minska dessa problem i framtiden. 

Flera moderna samlingsförvaltningssystem erbjuder även möjligheten att publicera en enklare form av digital utställning på en publik hemsida. Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i kravspecifikationstabellen, 1.9 Utställningsplanering och dokumentation

I Spectrumprocesssen om användning ingår även hantering och dokumentation av objekttransporter som organisationen helt eller delvis ansvarar för. Dokumentationen bör omfatta placeringsinformation, information och instruktioner om packning, kurir- och tullinformation om nödvändigt samt auktorisering av transport. Systemet ska ha stöd för att dölja transportinformation för användare med lägre behörighet. Mer praktiskt information om transport och förflyttning av museiföremål finns här.  

Katastrofplanering för samlingar

Hantering och dokumentation av information om tänkbara hot mot de objekt och samlingar organisationen ansvarar för, både permanent och tillfälligt. Processen innefattar steg som möjliggör förebyggande åtgärder samt dokumentation som stödjer planering av katastrofberedskapen. Samlingsförvaltningssystemets roll i katastrofplanering kan vara att tillhandahålla information om vilka risker som gäller för specifika föremål samt att snabbt ge åtkomst till placeringsinformation och listor över prioriterade föremål vid restvärdesräddning.  Även en standardiserat markering för farliga eller giftiga objekt bör kunna dokumenteras och registreras på ett enkelt sätt i samlingsförvaltningssystemet. 

Skada och förlust

Denna process kan behöva användas vid allt från små hanteringsskador på ett objekt, till brand som förstör stora delar av samlingarna. Processen för Skada och förlust fokuserar på vad som händer sedan, som dokumentation av händelsen och registrering av de beslut som fattats och åtgärder som vidtagits. Samlingsförvaltningssystemet ska underlätta registreringen av skador, eller förlust – oftast i samband med placeringskontroll eller tillståndskontroll. En enkel sak innan val av system är att kontrollera är att systemet tillåter tydlig och enkel dokumentation av förlust. 

Deaccession och avyttring

Med deaccssion och avyttring menas hantering och dokumentation av deaccedering (formellt beslut och dokumentation rörande avyttringen) och avyttring (överlåtelse eller destruktion av objekt) av objekt i samlingarna. Samlingsförvaltningssystemets roll i denna process är att kunna dokumentera att ett föremål eller grupper av föremål deaccederas, inklusive dokumentation av formell beslut. Systemet ska till exempelt kunna länka relevanta beslutsunderlag i pdf-format, eller kunna ändra status på ett flertal objektposter samtidigt.  

Samlingsöversyn 

Att hantera och dokumentera alla formella bedömningar av museets samlingar som utförts enligt en fastslagen metod. Översynen görs av olika anledningar, till exempel rationalisering av samlingar, förstå betydelsen av de samlingar som finns, hitta möjligheter att utveckla samlingar eller för planering för framtida forskning, användning och samlingsvård. Samlingsförvaltningssystemet ska stödja samlingsöversyn genom att enkelt tillåta dokumentation av varför en översyn har genomförts samt vilka delar av samlingarna som har varit berörda av översynen. Det ska vara enkelt att registrera resultaten av översynen för varje enskilt objekt eller för grupper av objekt. Systemet ska tillåta registrering av samma värde eller kommentar för flera objekt samtidigt. Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i kravspecifikationstabellen, Samlingsöversyn.

 

Granskning 

Att systematiskt kontrollera hur korrekt och komplett den information som museet har om sina samlingar är. Systemet ska tillåta enkel registrering av granskningsresultat. Det ska vara möjligt att välja ut objekt vars information ska granskas till en form av att-göra-lista. Oftast erbjuder system en funktionalitet som sparar en objektgrupp i form av en lista. Kontrollera om denna funktion är tillräcklig för museets behov i en granskningsprocess, särskilt om det går att enkelt och snabbt registrera granskningsresultat för ett objekt i taget och flera objekt samtidigt.