Rutin för due diligence

Att implementera en robust due diligence-process är avgörande för att kulturarvsinstitutioner ska kunna säkerställa att hanteringen av kulturföremål sker på ett etiskt och lagligt sätt. Här finns förslag på en rutin.

Denna process minimerar risker kopplade till illegala eller oetiska förvärv, lån och donationer, samtidigt som den stärker organisationens trovärdighet och förtroende hos allmänheten. Här visar vi ett detaljerat förslag på de olika stegen i en sådan process, från policyutformning och granskning av dokumentation till beslutsfattande och efterföljande åtgärder.

Rutinens olika steg

1. Policy och förberedelser

Utforma en tydlig policy

Alla kulturarvsinstitutioner bör ha en policy som styr arbetet med due diligence. Läs vidare i stöd till utformning av policy.

Utbildning av personal
Ansvariga medarbetare ska ha kunskap om relevanta lagar, konventioner och branschstandarder.

Kommunicera riktlinjer
Informera säljare, givare och långivare att ni endast förvärvar föremål efter genomförd due diligence.

Tidskritiska situationer
 Ha rutiner för snabb hantering, exempelvis vid auktioner.

Riskbedömning
Identifiera, dokumentera och informera om risker kopplade till föremålskategorier eller specifika situationer.

2. Initiering av ärende

Påbörja undersökning

Ofta påbörjas undersökningen genom att organisationen överväger ett inköp, får ett erbjudande om en donation eller att föremål behöver lånas in till en utställning.

Dokumentera ärendet
Samla all information och dokumentation i ett ärendesystem. Spara brev, e-post, telefonsamtal, mötesanteckningar och bedömningar.

Utse ansvarig handläggare
Utse ansvarig handläggare och kontaktperson som säkerställer att processen genomförs i enlighet med etablerad policy.

3. Granskning av dokumentation och proveniens

Kontrollera äganderätt och proveniens

Begär bevis från säljaren, givaren eller långivaren som styrker ägarskap och föremålets ursprung. Redogörelsen för föremålets härkomst ska stödjas av dokumentation.

Identifiera luckor
Utvärdera dokumentationen och notera eventuella brister som behöver kompletteras. I många fall kommer det inte finnas dokumentation som styrker alla tidigare led av ägande. Det är naturligt och behöver inte betyda att föremålet är illegalt.

Exempel på relevant dokumentation:

  • tulldokument (export- och importlicenser)
  • ägarintyg (exempelvis testamenten eller fakturor)
  • fotografier, brev, fältanteckningar eller vetenskapliga studier
  • auktions- och utställningskataloger.

Kontrollera eventuell kravställan: Vissa föremål kan tidigare ha krävts tillbaka från en annan part. Säkerställ att ett sådant krav inte kvarstår.

4. Granskning av föremålet

Analysera föremålet

Föremålet i sig kan ge ledtrådar om var det kommer ifrån och huruvida det är äkta eller inte. Om det är möjligt är det därför bra att göra en okulär besiktning av föremålet.

Notera märkningar, inskriptioner och material
Teknik och typ av montering kan avslöja mycket. Finns det tex. märkningar som skulle kunna vara inventarienummer från ett museum?

Kontrollera spår av jord, damm eller skador som kan avslöja föremålets historia.
 Kan de styrka eller motsäga uppgifterna som uppgetts? Finns tecken på rester av jord som kan avslöja att framför allt arkeologiska föremål nyligen grävts upp?

Utvärdera eventuella lagningar eller tekniska detaljer
Är föremålet skadat på ett sådant sätt att det verkar har varit del av ett annat större föremål, monument eller en byggnad?

Kontrollera internationella databaser
Kontrollera att föremålet inte finns listat som stulet, exempelvis i Interpols ”Stolen Works of Art Database”.

Konsultera experter
Diskutera med kollegor och sakkunniga, både nationellt och internationellt, för att utvärdera fakta och identifiera eventuella risker.

Djupare undersökningar
Vid behov kan naturvetenskapliga analyser och konservatorsbedömningar genomföras.

5. Granskning av säljare, givare eller långivare

Utföra bakgrundskontroll

  • Är säljaren, givaren eller långivaren etablerade inom branschen och medlemmar i branschorganisationer?
  • Har säljaren, givaren eller långivaren en egen policy för due diligence?

Om det saknas tillförlitlig dokumentation

När säljaren, givaren eller långivaren inte kan lämna tillförlitlig dokumentation om ett föremål, måste man genomföra en extra noggrann undersökning. Det är viktigt att noggrant bedöma riskerna och vara beredd att avstå från förvärv eller lån om tveksamheter kvarstår.

6. Genomför en noggrann riskbedömning

Identifiera potentiella risker

Dokumentera vilka risker som avsaknaden av dokumentation kan medföra, såsom rättsliga tvister, moraliska dilemman eller ekonomiska förluster.

Analys av tillgänglig information
Utvärdera den befintliga informationen och överväg vilken ytterligare information som kan inhämtas genom att

  • kontakta med tidigare ägare eller förmedlare
  • konsultera med ämnesexperter, konservatorer eller juridiska rådgivare
  • jämföra med etablerade databaser för stulna eller försvunna kulturföremål.

7. Dokumentera och utvärdera resultaten

Sammanställ en riskanalys

Beskriv vilka steg som har vidtagits och vilka slutsatser som har dragits.

Utvärdera om risken är acceptabel
En avvägning ska göras mellan den dokumentation som saknas och den information som pekar mot att föremålet kan förvärvas eller lånas utan juridiska eller etiska konflikter.

Avsluta processen vid osäkerhet
Om föremålets bakgrund inte kan säkerställas på ett tillfredsställande sätt eller om riskerna bedöms vara för stora, bör man avstå från förvärv eller lån. Det är bättre att undvika osäkerhet än att potentiellt bidra till olaglig handel eller oetisk hantering av kulturföremål.

Om ett föremål visar sig vara, eller misstänks vara, stulet eller illegalt exporterat eller importerat, ska en polisanmälan göras. Finns det grunder för ett återlämnande till ursprungslandet kan man kontakta relevant ambassad eller utlandsrepresentation, här kan Riksantikvarieämbetet vare behjälpliga i att etablera kontakt.

8. Beslutsfattande

Slutbedömning

Avgör om föremålets juridiska och etiska status är acceptabel för förvärv eller inlån. Om förvärvet avböjs, informera säljaren om orsakerna.

Dokumentera beslutet
Due diligence-processen ska oavsett beslut dokumenteras och arkiveras för framtida åtkomst.

9. Avtal och betalning

Upprätta avtal

Säljaren ska skriftligen bekräfta äganderätt samt styrka äkthet och rätt till export från tredjeland. Om säljaren bryter mot något av ovanstående ska den samtycka till att returnera köpeskillingen. Långivare ska även bekräfta ursprung, ägande eller förfoganderätt samt att inga tredjepartsanspråk finns.

Betalning

Genomför betalningar till spårbara konton och dokumentera detaljer av föremålet i kvittot. Bifoga gärna ett foto till kvittot.

10. Efterföljande åtgärder

Import- och exportlicens

Säkerställ att tillstånd finns enligt gällande regler för import och export av kulturföremål.

Diarieför och arkivera
Samla och spara all dokumentation för framtida referens.

Följ upp processen
Utvärdera hur väl processen fungerade för att förbättra framtida due diligence-arbete.