Utformning av policy för due diligence

Syftet är att tydligt beskriva organisationens principer och riktlinjer för arbetet med due diligence samt att ge praktiskt stöd vid beslutsfattande. Policyn kan innehålla fokusområden för framtida arbete, definiera roller och ansvar, samt vid behov hänvisa till mer detaljerade arbetsrutiner för specifika områden.

För att policyn ska vara effektiv och relevant bör den

• integreras i organisationens andra styrdokument
• offentliggöras på ett lämpligt sätt, exempelvis via organisationens hemsida, för att främja transparens
• revideras regelbundet, samt vid förändrade omständigheter.

Introduktion och definitioner

Klargör centrala begrepp som due diligence och proveniens. Beskriv även policyns syfte och hur den stödjer organisationens uppdrag och mål.

Samlingarnas karaktär och relevans

Beskriv samlingarnas sammansättning och betydelse i relation till organisationens övergripande mål och syfte.

Relevanta lagar och standarder

Identifiera de lagar, konventioner, internationella överenskommelser, branschstandarder och andra riktlinjer som styr arbetet med due diligence.

Roller och ansvar

Definiera interna roller och ansvarsområden

• vem som ansvarar för att genomföra due diligence-utredningar
• vem som har beslutsmandat i olika delar av processen.

Due diligence-processen

Beskriv när och hur due diligence ska genomföras

• vid förvärv, inlån, donationer eller andra relevanta situationer
• vilka steg som ingår i processen, från initiering till slutgiltigt beslut.

Identifiera särskilda föremålsgrupper som kräver mer due diligence. Definiera högriskföremål som kräver extra noggrann hantering. Fastställ även kriterier för dokumentation som måste vara uppfyllda för att godkänna ett förvärv eller lån.

Hantering av otillräcklig information

Ange rutiner för att hantera situationer där dokumentation saknas

• vilka kompletterande undersökningar som kan krävas
• under vilka omständigheter det är acceptabelt att gå vidare med förvärv eller lån.

Användning av föremål under utredning

Beskriv principer för hur föremål som är föremål för due diligence-utredning kan användas, exempelvis i

• utställningar
• visningar
• publicering och forskningssammanhang.

Forsknings- och provtagningsprinciper

Ange riktlinjer för

• hur forskning och provtagning på föremål under utredning ska bedrivas
• vem som får tillgång till föremålen under utredning och under vilka förhållanden det ska ske
• hur eventuella forskningsresultat ska införlivas i samlingarna.

Ekonomi och tidsramar

Definiera principer för vilka kostnader organisationen är villig att täcka i samband med due diligence-utredningar. Det kan vara en procentuell summa av inköpskostnaden eller en fast summa vid lån). Uppskatta även rimlig tidsåtgång för genomförande av utredningar.

Kommunikation och transparens

Beskriv hur organisationen kommunicerar sitt due diligence-arbete

• internt: för att säkerställa förståelse och efterlevnad bland personal.
• externt: för att främja förtroende och transparens gentemot allmänheten och samarbetspartners.

Informationshantering och tillgänglighet

Beskriv hur information som framkommer vid due diligence ska hanteras

• rutiner för dokumentation och arkivering
• principer för delning av relevant information med andra organisationer, samtidigt som konfidentiell information skyddas.

Formella aspekter

Policyn bör också innehålla

• författare och datum
• beslutsfattare och datum för godkännande
• datum för nästa planerade revidering
• kopplingar till andra relevanta styrdokument, exempelvis förvärvs- och utlåningspolicy
• Rutiner för dokumentation och informationshantering i due diligence-processen. Här kan ingå en beskrivning av organisationens dokumentations- och informationssystem och hur informationen om föremålet och dokumentation av arbetet med due diligence kommer att sparas.