4. Vägkarta för val av samlingsförvaltningssystem

För att kunna välja rätt samlingsförvaltningssystem bör museet ta hänsyn till en del frågor gällande behov, bemanning och budget. Framförallt är det viktigt att lägga tillräckligt med tid på förberedelsen och titta på olika system även innan en formell upphandling startas

1. Prata med kollegorna!

Hör av dig till museer som använder ett samlingsförvaltningssystem.
Be om att få ta del av deras erfarenheter, särskilt om
a) hur de upplevde införandet av samlingsförvaltningssystemet
b) hur samlingsförvaltningssystemet förändrade rutinerna i museet
c) hur de upplever användarvänligheten av systemet, vad de saknar och vad de skulle vilja förändra.

Att ta kontakt med kollegor är viktigt för att komma fram till rätt system. Det är också värdefullt när systemet ska tas i bruk och när det väl är i bruk. Det är bra att kunna fråga en kollega som sitter med samma problem och likadana frågor som en själv. Be även om att få ta del av nedskrivna lathundar och rutiner, de kommer att vara till stöd när ni ska formulera egna.

2. Är det ett samlingsförvaltningssystem vi behöver eller är det något annat?

Samlingsförvaltningssystemens främsta uppgift är att stödja samlingsförvaltningsprocesserna.

Läs igenom sidan Vad är ett samlingsförvaltningssystemet inte? om ni är osäkra om ni behöver ett samlingsförvaltningssystem. Om en behovsanalys kommer fram till att det är främst eller bara till samlingspublicering som systemet ska införskaffas, så kan det vara värt att undersöka alternativa lösningar att publicera data utan att införskaffa ett samlingsförvaltningssystem.

Om museet framför allt vill organisera stora mängder digitalt bildmaterial, utan att se över, standardisera och digitalisera samlingsförvaltningsrutinerna för den fysiska samlingen, kan det vara ett bättre alternativ att titta på bildhanteringssystem.

3. Vad ska vi ha samlingsförvaltningssystemet till ?

Definiera noggrant vilket syfte ni vill uppnå med samlingsförvaltningssystemet.
a) just nu
b) i framtiden.
Titta på processerna som listas i samlingsförvaltningsstandarden Spectrum och välj max tre stycken som ni fokuserar på i början. Samlingsförvaltningsprocesserna och hur de kan stödjas av ett samlingsförvaltningssystem listas även på sidan Spectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem.

4. Vem kommer att använda samlingsförvaltningssystemet?

Lista alla roller som kommer att använda samlingsförvaltningssystemet
a) just nu
b) i framtiden.
Tänk på att det inte bara är personer som registrerar data som är användare, utan även kollegor behöver vidareanvända den registrerade informationen i sin verksamhet, till exempel konservatorer, kommunikatörer, pedagoger och inte minst externa användare.
Se till att alla är medvetna om att ett nytt samlingsförvaltningssystem är på väg att införskaffas och får möjlighet att bidra.

5. Vilken är budgeten?

a) för inköp
b) för underhåll.
Det är lätt att glömma bort att det kostar att upprätthålla ett samlingsförvaltningssystem. Det finns två olika möjligheter för förvaltning, att låta leverantören sköta driften av samlingsförvaltningssystemet eller att museet själv respektive museets IT-leverantör står för förvaltning och drift av databas och tillhörande externa filer (såsom föremålsbilder etc). Även om det kan vara dyrare att satsa på en lösning där leverantören står även för driften, kan det vara ett bra alternativ för museer som saknar eller bara har begränsade IT-resurser.

De stora leverantörerna tar oftast en licensavgift per år som täcker (eller borde täcka) uppdateringar och support. Tänk även på att budgetera för utbildningar som en del av införandearbetet.

Det är viktigt att vara medveten om att ett system från en mindre leverantör som verkar prisvärd i inköp kan bli väldigt dyrt i underhåll om det inte finns en struktur för support och uppdatering från leverantörens sida som museet kan få tillgång till.

Om leverantören erbjuder en version med mindre funktioner kan det vara ett bra alternativ att börja med den och budgetera för en utökning i ett senare skede. Vissa system erbjuder att man kan köpa till funktioner som man inte behöver från början, till exempel utlån eller utställningsplanering. Även om det kan vara frestande att ha alla funktioner med från början är det oftast ett bättre alternativ att förankra en process (tex katalogisering och placeringskontroll) i systemet först, innan man köper till fler funktioner.

Det kan också vara gångbart att köpa färre användarlicenser till en början, men tänk på att personer som inte får använda systemet efter en initial utbildning troligtvis  kommer att behöva en ny introduktion. Om det är möjligt är det fördelaktigt att boka in en uppföljning av utbildningen/introduktionen efter det att systemet har varit i drift några månader.

När budgeten för drift fastställs bör man vara extra medveten om att personal/ansvariga kommer att behöva tid till förfogande för att analysera, inventera och definiera de rutiner som i framtiden kommer att handhas med hjälp av samlingsförvaltningssystemet, eller som kommer att förändras med ett nytt system.

6. Behöver data migreras?

Flera museer har redan någon form av databas på plats. Analysera om det är värt att migrera data – ibland kan det vara enklare att börja om.

Titta gärna på Spectrums process “Planering av dokumentation” för att få en bild av vilken samlingsinformation museet redan har och kom överens om vilka områden som behöver förbättras. Analysera särskilt hur samlingen är dokumenterad i det gamla systemet, är den gamla informationen systematisk? Gamla system som innehåller osystematiskt registrerat information är svårare att migrera framgångsrikt, så att data blir användbart i det nya systemet.

Fundera på om det finns möjlighet att rensa data innan migration. Kräv gärna extra stöd från leverantören för att utvärdera om data kan rensas och hur det bäst kan ske. Det blir mycket lättare att implementera ett nytt system i verksamheten om den innehåller bättre, mer pålitlig och mer sökbar data än det gamla systemet. Det kan vara en mycket värdefull insats att faktakolla så mycket som möjligt under eller innan migration av data. Undersök om leverantören eller en tredje part kan hjälpa till med (semi-)automatiskt rensning av data. Typiska exempel på rensning av data som har stor effekt är att korrigera stavningsvarianter på samma information, till exempel personnamn, så att det inte bli två olika namn till samma person. Eller att se till att materialuppgifter standardiseras (om det tidigare tex har används både silke och siden för att beskriva samma material). Här kan leverantören oftast hjälpa till med att korrigera stora mängder data på ett automatiserat sätt. Det kan även handla om att ändra i klassifikationer, ta bort data som är dubbelregistrerad eller att flytta data till rätt fält.

Underskatta inte den positiva effekten för användaracceptansen som rensat data har.

Det betyder samtidigt att museet bör se till att det inte blir för mycket data som ska “korrigeras senare” – det kommer aldrig att bli av. Felaktigt data har en demoraliserande effekt för införandet.

7. Skriv ner rutinerna!

Skriv ner hur registrering av information ska utföras. Även om leverantören tillhandahåller manualer för hur systemet fungerar och ska användas, är det avgörande för användarvänligheten och användaracceptansen att ha lathundar som tydligt beskriver hur till exempel katalogisering fungerar gällande en specifik samling, eller hur förflyttning registreras. Flödesscheman i samlingsförvaltningsstandarden Spectrum är en bra hjälp. Titta särskilt på processen “Planering av dokumentation”.

Ju mer ni kan jobba med kontrollerad vokabulär i början desto bättre. Med kontrollerad vokabulär menas att systemet erbjuder en förvalslista eller liknande som inte tillåter att något annat matas in i fältet. Se till att systemet tillhandahåller ifyllda  urvalslistor på så många ställen som möjligt. Om ni är osäkra på om en rutin kommer att fungera med en fast förvalslista, utan möjlighet till fritext, är det ett bra alternativ att ha ett obligatoriskt fält med en fast ordlista som kan kombineras med ett kommentarsfält.