Dokumentation av museisamlingar

När ett museum förvärvar föremål följer det ofta med värdefull information. Det kan vara information om objektet i sig, som vad det är för föremål, vilket material det är gjort av och dess skick. Det kan också finnas uppgifter om objektets historia som tidigare ägare, ursprung, vem som har använt det och hur.

När ett objekt blir en del av en museisamling registreras denna information tillsammans med annan information om hur, när och från vem det förvärvades, hur det ska förvaras och var det för närvarande är förvarat eller utställt. Ofta registreras denna information i ett digitalt samlingsförvaltningssystem.

Vad är dokumentation?

Dokumentation är all den registrerade information som finns om de föremål som museet ansvarar för. Att dokumentera är att samla in, skriva ned och bevara denna information. Att ha en väldokumenterad samling innebär att museet kan hantera förstå, tolka och använda samlingarna, både nu och i framtiden.

Grundläggande information

Enligt standarden Spectrum finns det viss information som är grundläggande för att museer ska kunna redogöra för de föremål de ansvarar för. Den grundläggande informationen består av det som krävs för att identifiera och förvalta ett föremål inom en samling. Syftet är att säkerställa att varje objekt kan särskiljas, lokaliseras och användas på ett korrekt sätt.

Grundinformation enligt Spectrum:

• Objektnummer: Ett unikt nummer som kopplas till föremålet för att fastställa föremålets identitet. Det gör också att det går att koppla annan information till föremålet. Numret märks direkt på föremålet eller med annan lämplig metod som säkerställer att det inte försvinner.
• Benämning på objekt: Vad föremålet är – till exempel ”vas”, ”målning”, ”mynt” eller ”dräkt”.
• Antal objekt: Om det gäller en grupp av föremål.
• Beskrivning: En kort och tydlig beskrivning av föremålets utseende, material, teknik, dimensioner och eventuella märkningar.
• Fotografi eller bild: Ett eller flera foton som dokumenterar föremålets utseende.
• Nuvarande placering: För att kunna lokalisera ett specifikt föremål som kan befinna sig i utställning, magasin, på lån, eller konservering etc.
• Nuvarande ägare: För att fastställa äganderätten. Om museet äger objektet kan uppgifter om föremålets ursprung, tidigare ägare och hur det kom till museet (förvärvsmetod och datum) noteras.
• Vem som registrerat informationen och datum för registrering: För att kunna spåra olika händelser.

Fördjupad information – katalogisering

Den grundläggande informationen byggs på allt eftersom med fördjupad information. Det kan vara mer information som framkommer om objektet genom till exempel användning, forskning och utställning. Det kan också vara information om vad som händer med föremålet över tid eller som behövs för förvaltning som konserveringsinsatser, rättigheter och utlån. Detta kallas för katalogisering och är en ständigt pågående process, utan slut.

Det är viktigt att det som händer med föremålet dokumenteras på ett sådant sätt att det över tid går att spåra och förstå varför och hur man gjorde på ett visst sätt.

Varför är det viktigt att dokumentera?

Det är viktigt att dokumentera av flera skäl. Här är några:

Bevarande av kunskap

Dokumentationen säkerställer att information om föremålets ursprung, betydelse och historia inte går förlorad till exempel om museets personal byter jobb eller om objektet skulle skadas, förloras eller stjälas.

Kunskapsuppbyggnad

Den information som sparas om ett objekt berikar samlingen och är en ständigt växande källa för forskning, bildning och kulturupplevelser.

Tillgängliggörande

Dokumentation gör samlingen sökbar och användbar för forskning, utbildning och annat. Det gör det möjligt att svara på frågor om samlingarna, låna ut föremål till andra institutioner, samarbeta och dela information.

Förvaltning och vård

Information om föremålens material, antal, skick och placering är nödvändig för att hitta föremål och för korrekt hantering, magasinering, konservering och riskbedömning. Det gör det också möjligt att hantera rättighetsfrågor och försäkringsärenden.

Etik och lagstiftning

Dokumentation behövs för att kunna redogöra för hur och varför samlingarna finns på museet och hantera frågor om äganderätt.

Beredskap

Att ha sina samlingar dokumenterade är grundläggande för att kunna hantera samlingar vid en katastrof eller kris. I vissa fall behöver föremål och samlingar flyttas bort från sin förvaring vid en katastrof eller kris. Då är det viktigt att ha ett system för hur föremål märks med unika identifikationsnummer och att platsen som föremålet tas till har en platskod som identifierar byggnad, rum och hylla/skåp. Listor med grundinformation på alla föremål som flyttas behövs för att kunna identifiera och hålla rätt på föremål.