Så kan museet skydda samlingarna vid kris och krig

När samlingarna är väl organiserade, dokumenterade och vårdade – det vill säga att museet har en god samlingsförvaltning – blir det lättare att planera för skydd och att agera snabbt vid en kris eller, i värsta fall, krig.

Samlingsförvaltningens grunder

Riskanalys

Ett viktigt steg i beredskapsarbetet är att identifiera möjliga hot och bedöma hur sannolikt det är att de inträffar samt vilka konsekvenser det kan medföra, med andra ord att göra en riskanalys. Bland riskerna finns brand, översvämning, stöld och vandalism men också krigshandlingar som bomb- och missilattacker eller plundring och så kallat hybrida hot som kan vara cyberattacker, påverkansoperationer och sabotage.

I riskanalysen behöver museet ta hänsyn till sina unika förutsättningar, såsom geografiskt läge, byggnadernas konstruktion och verksamhetens eller samlingarnas inriktning. Här finns underlag för riskanalysen och ett verktyg som underlättar arbetet.

Katastrofplan

Nästa steg innebär att arbeta fram en katastrofplan. Planen ska beskriva hur museet ska agera vid en kris och ger svar på vad som ska göras, av vem och i vilken ordning. Planen bör innehålla:

• Kontaktlista över interna och externa kontaktpersoner med tillhörande kontaktuppgifter
• Organisation vid en katastrof – vem gör vad, och vem fattar beslut?
• Restvärdeplan inklusive prioriterade föremål eller delar av byggnaden

Restvärdeplan

Restvärdeplanen är en del av katastrofplanen. Den anger vilka föremål som ska räddas eller skyddas först och planering av skyddsåtgärder för dessa. I en akut situation, som en pågående brand, är det avgörande att snabbt veta vad som i fösta hand ska evakueras.

Med evakuering avses en akut flytt av föremål från sin ordinarie plats, till exempel vid brand eller översvämning. Föremålen är då ofta skadade och behöver någon form av åtgärder som torkning eller sanering.

Med undanförsel menas däremot en planerad flytt av särskilt värdefulla föremål till en säkrare plats vid höjd beredskap eller krig.

När museet planerar hur samlingarna ska skyddas är det viktigt att bedöma följande:

• Föremål för undanförsel: Identifiera vilka föremål eller som kan bli aktuella för undanförsel. Ofta handlar det om en mycket liten del av samlingen.
• Föremål som kan flyttas inom museet: Se över vilka föremål som kan skyddas bättre genom att flyttas till en säkrare plats inom museets lokaler.
• Föremål som skyddas på plats: Den största delen av samlingen behöver sannolikt skyddas på plats. I vissa fall kan övertäckning eller andra skyddsåtgärder behöva planeras.

Beredskapsplaneringen bör också omfatta en inventering och uppskattning av det skydds- och packmaterial som kan behöva finnas på lager för att snabbt kunna användas vid en händelse.

Här finns tips om katastroflådor.

Övning

När katastrofplanen är framtagen ska den implementeras i organisationen och vara känd av all berörd personal och räddningstjänst. Det kan behövas utbildning så att alla vet vad de ska göra.

Planen bör testas regelbundet genom övningar. Det är det bästa sättet att upprätthålla, utveckla och pröva förmågan att kunna agera när något allvarligt händer. Övningar, tillsammans med kunskapsåterföring från verkliga händelser, är också ett av de mest effektiva sätten att upptäcka brister och förbättra beredskapen.