Dokumentation vid kris och krig

Att samla in och bevara information är viktigt del i ett museums arbete med samlingar.

Före krisen

Den grundläggande dokumentationen av föremål är en förutsättning för en bra beredskap för kriser och krig. Detta för att kunna efterlysa föremål som har blivit stulna och att kunna bevisa att man har ägt föremålet om det hittas. Det är också en förutsättning för att kunna återskapa eller behålla information om de blir förstörda.

Om det är aktuellt att evakuera eller undanföra föremål behöver det finnas förberedda prioriteringslistor med information om vad som i första hand ska tas omhand eller föras till en säkrare plats vid kris eller krig. Dokumentation av prioriteringarna behöver vara utformad så att den är tydlig för den som ska utföra förflyttningen.

Se exempel på prioriteringskort

Det är också av stor vikt att dessa dokument förvaras på ett sätt som gör att rätt personer har tillgång till dem vid en kris, men också att informationen inte kommer i orätta händer så att de underlättar stöld.

Vid förflyttning av föremål behöver det finnas en evakueringslista där man kan följa vilka föremål som förs till vilket ställe. Där bör också noteras om det uppkommer skador på vägen. Det är en god idé att förbereda ett formulär som är enkelt att fylla i för detta ändamål.

Se exempel på formulär

Under krisen

Under kriser är dokumentation viktigt. Här listas några saker som är viktiga att dokumentera.

• Logg om vad händer vid olika tidpunkter.
  Se förslag på lista för händelselogg på skadeplats
• Listor över vilka föremål som förs iväg och vart de förs med möjlighet att signera för de personer som tar emot föremålen.
• Om föremål har skadats behöver man notera detta kortfattat och då främst det som behöver hanteras akut som blöta föremål och mycket smutsiga föremål.
• Om föremål saknar märkning med inventarienummer behöver man skapa en temporär nummerserie för dessa. Man behöver då även anteckna var dessa föremål är funna, exempelvis i vilket rum och byggnad de är upphittade. Om det finns många upphittade föremål i ett rum bör man skapa ett rutnät med koordinater för att beskriva var i rummet de hittades. Detta för att senare kunna identifiera vilka föremål det rör sig om.

Efter krisen

Efter en kris ska föremålen återföras till sin ordinarie plats. Då behöver man plocka fram evakueringslistan och kontrollera att allt fraktas tillbaka samt notera eventuella skador.

Efter krisen är det en god idé att samla ihop och dokumentera lärdomar från alla som varit berörda.