Personuppgifter i enlighet med dataskyddsförorningen (GDPR) – FoU

Denna informationstext förklarar hur Riksantikvarieämbetet hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som söker FoU-bidrag från Riksantikvarieämbetet eller granskar FoU-ansökningar.

Riksantikvarieämbetet är mån om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt och i enlighet med dataskyddsförordningen.

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, t ex namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer, bild, IP-adress m.m.

Vilka personuppgifter hanterar vi och varför?

I det här avsnittet förklarar vi hur dina personuppgifter används.

När du söker FoU-bidrag

När du söker FoU-bidrag från Riksantikvarieämbetet hanterar vi följande uppgifter som du själv lämnar till oss:

  • Ditt namn (och namn på medsökande) och kontaktuppgifter till dig eller din arbetsplats
  • Namn och e-post till ekonomiansvarig hos medelsförvaltaren
  • Ditt personnummer
  • Ditt CV, samt CV för alla som förväntas ingå i projektet
  • Löneuppgifter i samband med ekonomi- och bemanningsplan

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Identifiera dig som sökande av bidrag
  • Kunna bereda ansökan fram till beslut
  • Kunna granska lämpligheten av projektledare och projektmedarbetare för sökt projekt
  • Kunna granska rimligheten av sökt belopp för projektet
  • Kunna kommunicera med dig om exempelvis kompletteringar, beslut, ekonomiredovisning och övrig korrespondens

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal. Den registrerade har för avsikt att ingå ett avtal med den personuppgiftsansvarige (Riksantikvarieämbetet).

Lagringstid: Alla ansökningar som inkommer till Riksantikvarieämbetet är allmänna handlingar. En allmän handling är ett begrepp inom svensk förvaltningsjuridik som utgår utifrån offentlighetsprincipen. En handling definieras som information som förvaras hos, inkommit till eller upprättats av en svensk myndighet. En allmän handling blir offentlig allmän handling om den inte skyddas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Om du avser att söka bidrag, ska du vara medveten om att vi inte kan sekretessbelägga din ansökan.

Vid beviljat FoU-bidrag

När du beviljas FoU-bidrag från Riksantikvarieämbetet kommer delar av informationen från din ansökan att publiceras i Riksantikvarieämbetets FoU-katalog (http://fou-anslag.raa.se). Information som publiceras där som kan kopplas till personuppgifter är:

  • Titel på projektet
  • Diarienummer
  • Medelsförvaltare
  • Institution
  • Projektledare
  • Beviljat belopp
  • Vetenskaplig slutrapport
  • Bibliografisk information om projektets publikationer

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Vara öppna med vad FoU-medlen, som är offentliga medel, används till
  • Sprida information om forskning

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i myndighetsutövning. Den personuppgiftsansvarige måste behandla personuppgifter för att utföra sina myndighetsuppgifter eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Lagringstid: Endast beviljade bidrag publiceras i Riksantikvarieämbetets FoU-katalog och avsikten är att informationen ska finnas tillgänglig för all framtid.

När du granskar FoU-ansökningar

Du kan kontaktas av Riksantikvarieämbetet om din yrkesroll och forskarbakgrund gör det lämpligt att vetenskapligt granska FoU-ansökningar. När du hjälper Riksantikvarieämbetet att granska FoU-ansökningar hanterar vi följande personuppgifter som du själv lämnar till oss:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Personnummer
  • Bankuppgifter i den mån du inte själv anmäler dina uppgifter till arvodesutbetalande bank
  • Granskarutlåtande

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Kunna betala ut arvode för utfört uppdrag

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal. Den registrerade har för avsikt att ingå ett avtal med den personuppgiftsansvarige.

Lagringstid: Granskare registreras i det digitala ansökningssystemet för att själva kunna lämna sin granskning av FoU-ansökningar. När ett 5-årigt FoU-program avslutas, rensas  granskningar och kontaktuppgifter ur systemet.

Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

Riksantikvarieämbetet säljer aldrig dina uppgifter till en tredje part. Vi kan dock komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

Under beredningsprocessen

  • Sökandes personuppgifter lämnas ut till beredningsgruppen som är intern på Riksantikvarieämbetet vid beredningen av ansökningar
  • Sökandes personuppgifter kan lämnas ut till vetenskapliga granskare i beredningsprocessen av ansökningar enligt ett peer review förfarande. Dessa vetenskapliga granskare arbetar oftast på ett universitet eller högskola som inte är samma som den sökandes.
  • Sökandes personuppgifter kan lämnas ut till medarbetare på Riksantikvarieämbetet som gör en relevansbedömning av ansökan

Efter beredningsprocessen

  • Efter att beslut fattats om vilka som fått FoU-bidrag för året övergår ansökan från att ha varit arbetshandling till att bli offentlig allmän handling och kan vid begäran lämnas ut till den som efterfrågar den

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Din integritet är viktig för Riksantikvarieämbetet och därför sätter vi säkerheten i fokus. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen samt etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Detta innebär att vi har rutiner och regler kring dataskydd.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i nästa avsnitt.

  • Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas
  • Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade
  • Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna. Eftersom FoU-ansökningar är offentliga allmänna handlingar går det inte att begära att uppgifter i en ansökan raderas

Om du skulle anse att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss, se avsnittet kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig är Riksantikvarieämbetet.
Telefon: 08-5191 80 00
E-post: registrator@raa.se

Besöksadress Stockholm:
Storgatan 41, 114 55 Stockholm

Postadress Stockholm:
Box 5405, 114 84 Stockholm

Besöksadress Visby:
Artillerigatan 33A, 621 38 Visby

Postadress Visby:
Box 1114, 621 22 Visby

Dataskyddsombud hos Riksantikvarieämbetet är verksjuristen Sofia Kullman, dataskyddsombud@raa.se

Uppdateringar av informationstexten

Denna informationstext uppdaterades senast den 18 maj 2018 och kan komma att ändras. Om vi gör väsentliga ändringar i texten kommer vi meddela detta genom en ny version på vår webbplats.