Genomföra en lärarfortbildning digitalt
Ni behöver normalt vara minst tre personer för att genomföra en fortbildning på nätet. En som är värd och fungerar som programledare eller moderator, en som föreläser och en person ”bakom kulisserna” som till exempel håller koll i chatten och hjälper deltagare som har problem med att komma in i mötet.
Se till att ha en mejladress som ni hänvisar alla frågor till. Undvik att ta supporten via telefon, deltagarna måste ändå använda datorn och klicka på länkar för att ta del av fortbildningen. De som inte kan det när fortbildningen är igång behöver mer hjälp än ni kan ge i stunden.
Det är en fördel om ni kan vara uppkopplade på olika nätverk, till exempel att de som kan delta hemifrån på fast nätverk (nätverkskabel från väggen till datorn) gör det. Då har ni automatiskt en backup om något skulle hända med museets/arkivets nätverk. Det är osannolikt att flera nätverk som är oberoende av varandra ska gå ner samtidigt.
Sätt av god tid innan
Det är bra om ni som ska hålla i fortbildningen sätter av minst en timme innan fortbildningen börjar. Om ni använder väntrumsfunktion i mötesplattformen kan ni öppna själva mötet innan ni släpper på deltagarna. Det är ett bra sätt att landa i det ni ska göra och peppa igång varandra.
Om ni känner er trygga med varandra och har roligt tillsammans smittar det av sig på deltagarna som får en positiv grundkänsla till fortbildningen.
Ni har då också gott om tid att testa att kameror, mikrofoner och skärmdelning fungerar som det ska. Om ni ska använda en rörlig kamera hinner ni med en sista koll av kameravinklarna. Under tiden kan deltagarna testa möteslänken och kolla bild och ljud i väntrummet. I en del mötesplattformar kan man skriva meddelanden till väntrummet. Då kan man hälsa välkommen och berätta när de kommer att bli insläppta i mötet.
När ska man släppa in deltagarna i mötet?
Det avgör ni förstås själva, men ofta är det detaljer som man vill kolla av in i det sista. Om ni släpper in deltagarna före utsatt tid kan ni inte vara helt tysta, antingen kan värden småprata med dem eller spela musik.
Hygienfaktorer
- Inspelning. Berätta tidigt om fortbildningen kommer att spelas in eller inte. Det är annars något som deltagarna kommer att fundera på och fråga om.
- Presentationen. Var tydlig med om och hur deltagarna får tillgång till presentationen efter fortbildningen. Det är också något som många undrar över.
- Namn. I en del mötesplattformar kan deltagarna ändra sitt namn under pågående möte. Det kan vara bra att tipsa om det, särskilt om fortbildningen ska spelas in. Beskriv kort hur man gör det så de som vill vara anonyma kan ändra sitt namn (och stänga av sin kamera).
- Plattformens funktioner. Det kan vara bra att berätta hur deltagarna ändrar vy i mötesplattformen. Ibland vill man se så många som möjligt av de andra deltagarna (galleri-vy), ibland vill man bara se den som presenterar (talar-vy). När deltagarna har ställt in talar-vy kan man som värd för mötet sätta spotlight på den/de talare som man vill ska synas i bild. Om någon delar skärm sker detta ofta automatiskt.
- Kamera – av eller på? Det är trevligt att se sina deltagare. Men varje person som har sin kamera igång tar av den totala bandbredden. Det spelar inte så stor roll om alla som är delaktiga i sändningen sitter på en fast uppkoppling. Om någon däremot befinner sig i en lokal (till exempel en utställning) där man måste utnyttja ett trådlöst nätverk kan det få jobbiga konsekvenser. Ljud och bild från den som sänder kan lagga och i värsta fall blir den som är på det svajiga nätverket bortkopplad från mötet. För säkerhets skull kan man be deltagarna stänga av sina kameror. I de flesta mötesplattformar kan man förinställa så att deltagarnas kamera är av. Förklara att det är för att de ska få bästa möjliga bildöverföring så är det ingen som klagar.
- Mikrofonerna ska vara avstängda! Påslagna mikrofoner orsakar nästan alltid störande ljud. Det kan vara människor som pratar i bakgrunden, någon som smäller i en dörr, husdjur som låter eller så blir det rundgång. Förinställ avstängda mikrofoner för deltagarna så är det ingen som glömmer slå av eller råkar slå på mikrofonen vid fel tillfälle. Beroende på antal deltagare kan eventuella frågor tas muntligt, i så fall slår deltagaren på mikrofonen när frågan ska ställas.
- Chatten är alltid öppen! Chatten är ett utmärkt redskap för deltagarna att kommunicera och ställa frågor. ”Värm upp” chatten i början av mötet genom att be deltagarna skriva något som kräver minimal eftertanke, till exempel vilket väder de har där de är, vad de hade sista lektionen eller var i landet de befinner sig. Höst och vår är det kul att fråga hur mycket snö de har utanför fönstret. Syftet är att de ska våga använda chatten.
Delaktighet
Uppvärmningen av chatten har också ett djupare syfte, att deltagarna ska känna sig sedda och vara aktiva. Genom att kommentera några av uppvärmningsinläggen visar ni också att ni har koll på chatten. Uppmana deltagarna upprepade gånger att skriva i chatten så att de inte glömmer den möjligheten. Hur aktiv chatten är varierar, ibland är det massor av frågor och ibland inga alls.
Tidpassning
Det är viktigt att ni har ett tidsschema för mötet och att alla som ska prata är överens om det och håller sig inom sin tid. Börja på utsatt tid och avsluta på utsatt tid. Om deltagarna är väldigt intresserade och ställer många frågor kan det vara lätt att tappa tiden. Pausa i så fall frågestunden och visa de avslutande bilderna så att de som inte har möjlighet att stanna får ta del av den planerade informationen. Återuppta sedan frågestunden med dem som hade möjlighet att stanna lite längre.
”De-briefing”
När ni sagt tack och hejdå till deltagarna är det en stor fördel att prata om fortbildningens genomförande. Ta er den tiden! Enklast är att stanna kvar i mötet efter att deltagarna har lämnat. Om några deltagare är kvar i mötet kan ni ta bort dem ur mötet för att kunna prata ostört.