Vanliga frågor om att leverera arkeologisk dokumentation

Läs mer om vad som gäller kring vem som kan leverera, vilken typ av dokumentation som arkivet tar emot, hur du levererar, och vad som händer efter leverans.

 

Vem kan leverera arkeologisk dokumentation till Riksantikvarieämbetets arkiv?

Riksantikvarieämbetet tar emot arkeologisk dokumentation i de fall där Länsstyrelsen har angivit Riksantikvarieämbetets arkiv (ATA) som mottagande arkiv för dokumentation för en uppdragsarkeologisk undersökning. Om du ska leverera digital dokumentation till oss, och inte hittar de mallar eller instruktioner du behöver, ber vi dig att kontakta oss på ata@raa.se, i ett så tidigt skede som möjligt.

 

Var hamnar dokumentationen som levereras till arkivet?

När du har skickat dokumentationen till Riksantikvarieämbetets arkiv, kommer vi att bearbeta den före leverans till e-arkivet. Vi kommer att komplettera med vissa metadata och säkerställa att alla mallar och bilagor är ifyllda, samt kontrollera att det är godkända filformat som har levererats. Leveransen hamnar i samma ”kö” som övriga leveranser till e-arkivet. Vi tar även emot myndighetens egen digitala arkivering, digitaliseringsprojekt, enskilda arkiv och inkomna rapporter. Så dokumentationen kommer inte att omedelbart kunna arkiveras i det skick den inkommer till oss.

När dokumentationen arkiverats i e-arkivet blir den sökbar i Arkivsök.

 

När dyker dokumentationen upp i Arkivsök?

Dokumentationen blir sökbar i Arkivsök så fort som den har lästs in till e-arkivet. Före dess att den levererade dokumentationen kan hamna i e-arkivet behöver den kontrolleras och anpassas, så en fördröjning kommer att ske från det att vi har tagit emot din leverans till dess att den lagras i e-arkivet, se svaret på ”Var hamnar dokumentationen som levereras till arkivet?”.

Det finns undantag för när dokumentation inte kan publiceras öppet på nätet. Sådana undantag kan röra information som omfattas av sekretess eller stora mängder personuppgifter.

 

När dyker dokumentationen upp i Fornsök eller Kulturmiljöregistret (KMR)?

Om leveransen innehåller uppgifter om uppdragsnummer från Kulturmiljöregistret och om lämningsnummer från Kulturmiljöregistret finns det möjlighet för arkivet att manuellt lägga på länkar som skapar en möjlighet att söka fram dokumentationen från Fornsök/KMR. Saknas uppgifter om uppdragsnummer eller lämningsnummer finns det ingen möjlighet att koppla dokumentationen till Fornsök/KMR.

 

Vilka typer av arkeologisk dokumentation tar Riksantikvarieämbetets arkiv emot?

Du hittar information om vilka typer av dokumentation vi idag tar emot, längst ned på denna sida, där du hittar mallar och vägledningar.

 

Varför tar ni inte emot alla typer av dokumentation?

Varje ny typ av information som ska tas emot av e-arkivet kräver att Riksantikvarieämbetet har satt upp en inlämnings- och mottagningsprocess för den informationstypen. I det ingår att ta fram mallar, instruktioner och metoder för inleverans. Olika typer av information kräver dessutom olika filformat och vi behöver utreda vilka filformat som är bäst lämpade i ett långtidsperspektiv. Ofta behöver juridiska frågor redas ut kring informationsinnehållet och framtida hantering av materialet. Arkeologisk dokumentation är en av flera typer av arkivmaterial som tas emot av e-arkivet och vi arbetar löpande med att ta fram mottagningsprocesser för flera typer av arkivmaterial och inlämnare.

Varför behövs mallar och krav?

Kort sammanfattat så behövs kraven för att dokumentationen ska gå att sökas fram och användas nu och i framtiden. Det finns krav som är allmängiltiga och det finns krav som är specifika för de tekniska förutsättningar som gör att vi kan arkivera informationen.

Mallarna behövs för att kunna säkerställa att informationen går att söka i på ett sätt som är gemensamt för all dokumentation vi får in, samt för att den ska bli tillgänglig och gå att använda för en lång tid framåt. Mallarna och instruktionerna behövs också för att minska tiden som behövs för att kontrollera och bearbeta leveransen inför inläsning till e-arkivet. Här hittar du mallarna.

Hur levererar jag arkeologisk dokumentation till Riksantikvarieämbetets arkiv?

Längst ner på denna sida under rubriken ”Mallar och instruktioner” hittar du länkar till vägledningar för varje dokumentationstyp som vi idag tar emot. För varje leverans ska du fylla i en metadatabilaga och en leveransbilaga. Följ instruktionerna nedan för filernas katalogstruktur, namngivning, filformat och metadata. Kontakta alltid ata@raa.se före leverans, så kommer kan vi ge råd kring vilket leveranssätt som är mest lämpligt för den aktuella typen av leverans, och för att vi ska kunna bekräfta att leveransen kommit fram.

Beroende på om dokumentationen är digital eller analog finns det olika sätt att arkivera den. För den digitala dokumentationen behöver kraven på format och beskrivning se olika ut beroende på vilken typ av information som ska lämnas in. Bilder bevaras bäst i vissa format, medan för textdokument eller strukturerad data är andra format bättre lämpade. Därför tar vi fram mallar och instruktioner för olika informationstyper.