Förfrågningsunderlag, undersökningsplan och förenklat förfarande

Förfrågningsunderlag

Vägledning avsnitt 3 – Förfrågningsunderlag och undersökningsplan. (2018)

Förfrågningsunderlaget är uppdragsarkeologins viktigaste styrdokument där länsstyrelsens anger de krav som ska gälla för en undersöknings genomförande.

Länsstyrelsen ska inför varje arkeologisk undersökning upprätta ett förfrågningsunderlag, oavsett om undersökningen är föremål för direktval eller anbudsförfarande. Förfrågningsunderlaget ska vara anpassat till den enskilda undersökningens särskilda förutsättningar och utgör grunden för upprättandet av undersökningsplanen.

Undersökningsplanen är i sin tur ett planeringsdokument som innehåller undersökarens förslag till genomförande av undersökningen. Genom förfrågningsunderlaget och undersökningsplanen skapas ett i det närmaste kontraktsliknande förhållande mellan länsstyrelsen och undersökaren. Båda dokumenten läggs som bilaga till länsstyrelsens beslut.

Mallar

Till hjälp vid upprättandet av förfrågningsunderlag har Riksantikvarieämbetet tagit fram två mallar, en för förundersökning och en för arkeologisk undersökning. De finns både i pdf och i Word. Grå text är anvisningar till den som upprättar förfrågningsunderlaget medan vit text är sådan text som kan stå i förfrågningsunderlaget.

Förenklat förfarande

Föreskrifternas krav på de förfrågningar och undersökningsplaner som ska upprättas kan vara onödigt omfattande för att passa små undersökningar. Ett förenklat förfarande är lämpligt när länsstyrelsen anser att behovet av att ställa specifika krav på undersökningen är begränsat och att det inte behövs någon egentlig undersökningsplan. Möjlighet till ett förenklat förfarande finns i första hand för förundersökningar i avgränsande syfte, arkeologiska undersökningar i form av schaktningsövervakning och arkeologiska kontroller.

Ett förenklat förfarande kan också användas för andra undersökningar av ringa omfattning. Det kan exempelvis gälla mindre arkeologiska utredningar eller arkeologiska undersökningar i form av små delundersökningar. Men om länsstyrelsen anser att det behövs ett fullständigt förfrågningsunderlag och undersökningsplan kan detta alltid väljas för alla typer av undersökningar.

Förenklat förfarande kan aldrig användas för de undersökningar som är aktuella för ett anbudsförfarande. Vid ett förenklat förfarande består länsstyrelsens beställning av en förenklad förfrågan som innehåller ett fåtal specifika uppgifter och en bilaga i form av ett generellt förfrågningsunderlag. Samma generella förfrågningsunderlag kan användas för samtliga undersökningar där ett förenklat förfarande används, medan den förenklade förfrågan måste upprättas för varje undersökning.

Förfrågan ska konfirmeras av undersökaren i en skriftlig bekräftelse med kostnadsberäkning. Bekräftelsen utgör inte någon egentlig undersökningsplan utan det generella förfrågningsunderlaget innehåller de krav som ställs på undersökningen.

Mallar

Riksantikvarieämbetet har tagit fram mallar för förenklat förfarande. Grå text är anvisningar till den som upprättar förfrågningsunderlaget medan vit text är sådan text som kan stå i förfrågningsunderlaget.

Anbudsförfarande eller direktval

När länsstyrelsen ska utse den undersökare som ska utföra en arkeologisk undersökning kan det antingen göras genom ett anbudsförfarande som möjliggör för flera undersökare att lämna in undersökningsplaner eller genom att vända sig direkt till en undersökare och begära in en undersökningsplan.

Att begära in en undersökningsplan från en undersökare, ett s.k. direktval, kan användas för mindre undersökningar där ett anbudsförfarande inte kan anses motiverat, d.v.s. där kostnaden kan antas understiga 20 prisbasbelopp (pbb). Vid direktval ska länsstyrelsen välja den undersökare som bedöms kunna utföra en kostnadseffektiv undersökning utifrån förfrågningsunderlagets intentioner.

Länsstyrelsen ska dock alltid genomföra ett anbudsförfarande när kostnaden för undersökningen kan antas komma att överstiga 20 pbb. Om kostnaden förväntas bli mellan 5 till 20 pbb kan företagaren begära att ett anbudsförfarande genomföras. Förväntas kostnaden däremot bli under 5 pbb är det inte motiverat att använda ett anbudsförfarande.

Relaterad information