Planera för digitisering

Digitisering handlar om processen att överföra information från analog till digital form, till exempel när man scannar ett foto.

Här följer några viktiga aspekter att tänka igenom när ett digitiseringsprojekt planeras.

Fastställ mål och syfte

Syftet med digitiseringen kan till exempel vara att öka tillgängligheten till samlingar och information att bevara informationen om samlingarna, stödja och underlätta för forskning eller öka interaktiviteten.

• Definiera klara mål och syfte med digitiseringen. Formulera eventuella avgränsningar och delmål.
• Formulera vilka som ska använda det digitiserade materialet och på vilket sätt.
• Prioritera vad som ska digitiseras. Prioritering kan till exempel göras utifrån objektens betydelse, vad organisationen har råd att digitisera, hur mycket som materialet efterfrågas, skick eller forskningsvärde.

Beskriv hur målen ska mätas och följas upp.

Det är bra att redan från början formulera en digitaliseringsstrategi som innehåller delar om hur det färdiga materialet ska bevaras och tillgängliggöras.

Skapa en tids- och arbetsplan

En tids- och arbetsplan gör att arbetet löper på och att alla vet vad som ska göras.

• Avgör om organisationen ska utföra arbetet själv eller om hela eller delar av arbetet ska läggas ut på någon annan.
• Fastställ roller och ansvar samt hur projektorganisationen ska se ut. Det kan omfatta beslutsfattare, projektledare, projektgrupp, stödresurser, personal från andra delar av organisationen, referensgrupp, styrgrupp, budgetansvar, personalansvar etc.
• Beskriv vad som ska göras och bestäm start- och slutdatum för olika aktiviteter.
• Uppskatta alla kostnader. Det kan till exempel vara för inköp av utrustning och tjänster, service, hyra av lokaler, utbildning, konservering av föremål och avgift för långtidslagring.
• Hitta finansiering.

Hitta samarbeten och möjligheter att dela resurser

Fundera på om organisationen behöver, vill och kan ta hjälp av andra.

• Kan någon som har genomfört eller håller på med liknade arbete rådfrågas eller konsulteras?
• Går det att samarbete eller dela resurser med andra?
• Kan utrustning lånas?

Här kan du läsa mer:
Digitalisering och konservering (sfmv.se)
Riksarkivets digitiseringstjänster för myndigheter och offentliga verksamheter (riksarkivet.se)

Sätt samman en arbetsgrupp

Att tänka igenom och besluta vem som ska ingå i en intern arbetsgrupp är bra för att kunna fördela resurser och avsätta tid samt att förtydliga roller och ansvar.

• Bestäm vilka som bör ingå i arbetsgruppen. Kompetenser och erfarenheter som kan vara bra är inom digitalisering, fotografering, katalogisering, konservering, datahantering, webb etc.
• Behöver personer som ska jobba med digitiseringen utbildning? Till exempel när det gäller olika digitiseringsmetoder, informationshantering samt hantering av utrustning och föremål.
• Tänk igenom hur andra delar av organisationen berörs eller påverkas. Det kan till exempel gälla personer som arbetar med bevarande, föremålshantering och registrering. Eller att det kan finnas behov av plats i lokaler som används till annat.
• Tänk igenom hur alla delar av organisationen kan få förståelse för och göras delaktiga i arbetet.

Avgör vilka digitiseringsmetoder som ska användas

Vad det färdiga materialet ska användas till kan ha betydelse för val av metod. Val av metod är också beroende av organisationens budget. Under arbetets gång är det även bra att skriva ned en arbetsprocess så att momentet sker på ett likvärdigt och konsekvent sätt.

• Vilka digitiseringsmetoder är lämpliga till samlingarna och vad ska det färdiga resultatet användas till?

Förbered lokaler och utrustning

Digitisering kan kräva mycket utrymme. Val av utrustning beror på vad som ska digitaliseras och hur detta ska göras. Utrustning som kan behövas är för foto, scanning, video, ljud och 3D-dokumentation, VR och AR. Annan utrustning som kan behövas är ljus, studio, nätverkskapacitet, digitala skärmar, datorer, stativ etc.

• Avgör vilka befintliga lokaler som finns tillgängliga för att hantera, lagra och hantera föremål.
• Påverkar digitiseringen annan verksamhet och utrymmen?
• Finns det behov av externa lokaler för digitiseringen?
• Finns lämplig utrustning och teknisk kompetens?
• Behöver något uppgraderas eller köpas in?
• Undersök om det går att dela resurser med andra.

Förbered hantering av föremål och samlingar

Många föremål och samlingar är ömtåliga och behöver hanteras med försiktigt. Det kan behövas tid för att förbereda dem inför en digitisering. Om föremålen har information om placering, behöver denna information uppdateras när föremålen flyttas.

• Avgör om föremålen behöver någon form av konservering, vård eller stöd innan de kan hanteras och vem som kan göra det.
• Någon kan behöva hjälpa till med framtagning och omflyttning av föremål och samlingar. Planera in tid för detta.
• Behövs det uppdatering av information, registrering, föremålsnumrering etc.?

Här kan du läsa mer:
Checklista för varsam hantering av föremål

Undersök vilka rättigheter och tillstånd som behövs

En del kulturarv är förknippade med upphovsrätt och andra rättigheter, samt villkor och licenser för användande. Ibland finns det även etiska aspekter för hur något kan och bör spridas. Det är bra att upprätta en policy för att tydliggöra hur samlingarna kan spridas och tillgängliggöras.

• Har organisationen de nödvändiga rättigheterna och tillstånden för att digitalisera och publicera samlingarna?
• Finns juridiska expertis att tillgå för att hantera dessa frågor?
• Hur ska digitiserat material märkas upp med tanke på rättigheter?

Avgör vilket filformat som ska användas

Att använda rätt filformat säkerställer interoperabilitet, alltså att olika system kan samarbeta, och långsiktig hållbarhet för de digitala filerna. Det är viktigt att välja format som bevarar kvalitet och informationen i objekten över tid. Det är bra att ha riktlinjer för upplösning för att balansera mellan filstorlek och tillräcklig detaljnivå för användning och forskning.

• Vilka filformat ska användas för olika föremål och material?
• Vilken upplösning och kvalitet bör filerna ha?
• Vilka etablerade standarder och riktlinjer finns?

Avgör vilka metadata som ska användas

Definiera hur informationen ska beskrivas och kategoriseras med metadata. Det hjälper till att organisera och söka efter digitaliserat material. Detta inkluderar information som objektens beskrivning, ursprung, datum, skapare, plats, författare, rättigheter och andra relevanta detaljer. En bra metadatastruktur underlättar sökning, åtkomst och organisation av de digitala samlingarna.

• Vilka krav och behov finns?
• Vilka etablerade standarder och vokabulärer för metadata finns?
• Hur görs kvalitetsgranskning?

Här kan du läsa mer:
Standarder och auktoriteter för metadata

Fundera på hur det digitala materialet ska användas

Välj lämpliga plattformar och system för att göra det digitaliserade materialet tillgängligt för användare. Det kan vara en webbplats, ett digitalt arkiv eller andra distributionssätt.

• Hur ska materialet göras tillgängligt?
• Hur kan användarvänlighet, sökbarhet och interaktivitet ökas för användarna?
• Kan organisationen leverera data till K-samsök eller liknande?
• Kan organisationen använda sig av öppen länkad data för att koppla ihop information med andra?

Här kan du läsa mer:
Länka dina data 

Hur ska det digitala materialet långtidslagras

Ta fram en pålitlig och säker lagringslösning för det digitala materialet, så att det kan användas även i framtiden.

• Har organisationen ett samlingsförvaltningssystem eller behöver det införskaffas?
• Klarar lagringslösningen ökade informationsmängder?
• Vad kostar långtidslagringen och hur säkras finansieringen?
• Finns det rutiner för att göra regelbundna säkerhetskopior?
• Hur skyddas informationen från negativ påverkan och förvanskning (dataintrång)?
• Finns det möjlighet att vid behov flytta den digitala informationen till ett annat system?

Det är bra att redan från början formulera en digitaliseringsstrategi som innehåller delar om hur det färdiga materialet ska bevaras och långtidslagras.

Utvärdera och stäm av regelbundet

Utvärdera pågående digitisering regelbundet och ta emot feedback från användare och intressenter. Använd denna information för att förbättra och göra den digitala samlingen så tillgänglig och bra som möjligt.

God praxis

Moderna digitala samlingsförvaltningssystem erbjuder mycket stöd för verksamheten och bidrar till att effektivisera och standardisera arbetsprocesserna.

Läs mer om god praxis för val och användning av samlingsförvaltningssystem