Samlingsförvaltningspolicy

En samlingsförvaltningspolicy anger museets grundläggande principer för det långsiktiga arbetet med samlingen. Policyn ska vägleda vid beslut och hjälpa till att uppnå museets syfte och mål.

En samlingsförvaltningspolicy kan ingå i ett ramverk för samlingsförvaltning.

En policy svarar ofta på vad och varför något ska göras, men inte på hur, när och av vem.

En samlingsförvaltningspolicy innehåller ofta delar om att:

  • se över och utveckla samlingen
  • dokumentera och hantera information om samlingen
  • använda och tillgängliggöra samlingen
  • vårda och bevara samlingen

Det är en fördel att ha en sammanhållen samlingsförvaltningspolicy, men ibland har museer olika policyer för olika områden. Det är då viktigt att alla policyer hänger ihop, att de inte motsäger varandra och att de tillsammans bildar en så fullständig helhet som möjligt. Ofta är det nödvändigt att formulera policyer med representanter från museets olika områden för att diskutera överlappningar och få en förståelse för gemensamma syften och mål.

Det bör framgå utifrån samlingsförvaltningspolicyn hur den förhåller sig till organisationens syfte och mål och andra styrdokument.

Policy för att se över och utveckla samlingen

En policy för att se över och utveckla samlingen kallas ibland också för förvärvs- och gallringspolicy. Policyn ska vägleda i beslut i hur den framtida samlingen kommer att se ut. Den kan innehålla:

  • en övergripande beskrivning av den nuvarande samlingen
  • vilken inriktning museet har för sin insamling (förvärv och accession)
  • vilken inriktning museet har för sin gallring (deaccession och avyttring)
  • det juridiska och etiska ramverk som styr insamling och gallring

Policyn kan också beskriva hur museet använder sig av samlingsöversyn och konsekvensanalys i arbetet med att förvärv och avyttring.

Policy för att dokumentera och hantera information om samlingen

En policy för att dokumentera och hantera information om samlingen ska vägleda i beslut, men också understryka att museet på ett ansvarsfullt sätt förvaltar och tillgängliggör information om samlingen.

Den kan innehålla:

  • hur information om samlingen samlas in, förvaltas och tillgängliggörs
  • vilken nivå på dokumentation och informationshantering som museet strävar efter att uppnå och vilka standarder som följs
  • det juridiska och etiska ramverk som styr dokumentation och informationshantering

En policy för samlingens information kan i vissa fall ingå i en mer övergripande informationspolicy som rör hela museets informationshantering.

Policy för att använda och tillgängliggöra samlingen

En policy för att använda och tillgängliggöra samlingen ska vägleda i beslut. Den kan innehålla:

  • museets målsättning och förhållningssätt kring att tillgängliggöra samlingen och samlingsinformation genom fysiska och digitala utställningar, utlån, visningar och kopior.
  • museet förhållningssätt till samlingar som kan köras eller brukas
  • hur museet hanterar särskilda behov som människor har för att kunna använda och tillgängliggöra sig samlingen
  • hur museet hanterar rättighetsfrågor
  • det juridiska och etiska ramverk som styr användning och tillgängliggörande av samlingen

Policyn kan också innehålla hur museet balanserar tillgänglighet och användning av samlingen med det långsiktiga bevarandet.

Policy för att vårda och bevara samlingen

En policy för att vårda och bevara samlingen ska vägleda i beslut, men också belysa bevarandearbetets roll i samlingsförvaltningen. Den kan innehålla:

  • museets förhållningssätt och åtaganden kring magasinering, byggnadsunderhåll, säkerhet, hantering, städning, skadedjurskontroll övervakning och styrning av inomhusmiljön och katastrofhantering
  • museets förhållningssätt till hur och när aktiv konservering kan utföras och av vem
  • hur frågor om vård och bevarande kommuniceras till personal och övriga som kommer i kontakt med samlingen
  • det juridiska och etiska ramverk som styr vård och bevarande

Policyn kan också beskriva hur museet använder sig av riskbedömning och prioritering i arbetet med vård och bevarande för att fokusera på det som är viktigast.

  • Publicerad:
  • Uppdaterad:
  • Kategorier: Ej kategoriserad