Ramverk för samlingsförvaltning
För att förvalta en samling på ett professionellt, trovärdigt och hållbart sätt behöver museet upprätta, implementera och upprätthålla ett ramverk kring arbetet.
Ett ramverk behöver inte bestå av enskilda dokument, men alla delar i ramverket bör vara genomtänkta. Ramverket kan bestå av:
- Museets övergripande syfte och mål i relation till samlingen
- En samlingsförvaltningspolicy eller flera policyer som tillsammans bildar en helhet
- Processer och arbetsrutiner
- Planer
- Utvärdering och revidering
Ramverket behövs för att hålla ihop allt arbete med samlingen och används för att:
- beskriva alla delar av det komplexa, ibland dolda arbetet med att förvalta en samling
- på ett strukturerat sätt planera, utvärdera och revidera verksamheten för ständig förbättring och utveckling
- lättare kunna prioritera mellan olika behov för att bättre nå organisations uppsatta mål
- se till att museet arbetar professionellt, trovärdigt och i enlighet med etiska och juridiska omständigheter.
Museets syfte och mål
Museer som förvaltar samlingar behöver ha ett övergripande syfte och mål i relation till samlingen. Syftet och målet vägleder personer som arbetar med museets samling. Om samlingen inte nämns i museets övergripande inriktningsformulering behöver målet med samlingen beskrivas separat. Det mål som museet har med samlingsarbetet är en utgångspunkt för ramverket kring samlingsförvaltningen.
Samlingsförvaltningspolicy
En samlingsförvaltningspolicy anger organisationens grundläggande principer för det långsiktiga arbetet med samlingen. Den kan beskriva de juridiska och etiska omständigheter som finns. Policyn ska vägleda vid beslut och hjälpa till att uppnå museets syfte och mål. En policy svarar ofta på vad och varför något görs, men inte på hur, när och av vem. Museer kan ha olika policyer för olika områden men tillsammans bör de bilda en helhet.
En samlingsförvaltningspolicy innehåller oftast delar om att:
- se över och utveckla samlingen
- dokumentera och hantera information om samlingen
- använda och tillgängliggöra samlingen
- vårda och bevara samlingen
Processer och arbetsrutiner
En process består av en rad aktiviteter som bygger på varandra och som leder till samma resultat när den upprepas. Som exempel kan nämnas processen för utlån. En utlåningsprocess börjar med en förfrågan om utlån och slutar med att det utlånade objektet är tillbaka på sin basplacering.
En nedskriven beskrivning av alla steg som ingår i en process kan kallas för arbetsrutin.
I museets nedskrivna arbetsrutiner kan det finnas hänvisningar till annat som behövs för att utföra de olika stegen i processen. Det kan till exempel vara detaljerade anvisningar, instruktioner, checklistor, blanketter och mallar. Dessa kan finnas på olika nivåer och är mer eller mindre detaljerade beroende på vad organisationen behöver.
Planer
En plan är en beskrivning av hur ett uppsatt mål ska uppnås inom en specifik tidsram. Planen beskriver vad som ska göras, när och hur det ska göras och vem som ska göra det. Planen används för att organisera arbetet, prioritera resurser och följa upp effekter.
När planer behövs varierar mellan olika museer, men kan till exempel vara projektplaner, planer för att se över processer och rutiner eller planer för specifika områden eller uppgifter.
Roller och ansvar
Roller och ansvar bör vara tydligt definierade så att man vet vem som gör vad och vem som har mandat att fatta beslut.
Utvärdering och revidering
Utvärdering bör genomföras med jämna mellanrum för att se till att ramverket fungerar som det ska och att det är väl implementerat i verksamheten. Man kan också hämta in synpunkter från de personer som jobbar med eller använder sig av samlingen. Man bör också kontrollera och följa upp förändringar i till exempel juridiska eller organisatoriska omständigheter som kan påverka arbetet med samlingarna. I utvärderingen ingår också att ibland granska verksamheten till exempel genom stickprover i samlingen för att se att objekt och information finns och är korrekt.
Ramverket revideras vid behov inklusive de policyer, arbetsrutiner, planer och andra dokument som behöver uppdateras. Genom att regelbundet se över och utveckla ramverket kan samlingsförvaltningen kontinuerligt förbättras och bidra till en kvalitetssäkring för samlingarna och museets arbete.