Ankomsthandling – att ta emot objekt på museer

En ankomsthandling är ett mottagningskvitto som kan fyllas i när ett objekt eller föremål som inte finns i samlingarna sedan tidigare kommer in till museet. Här finns råd om vad en ankomsthandling är och kan innehålla.

Det är ofta svårt att avgöra direkt över telefon, mail eller vid receptionen om ett objekt som erbjuds museet passar in och kan tillföra något till museets samlingar. Ett sätt att samla in mer information är att tillfälligt ta in objektet till museet för påseende.

När ett objekt, eller en hel samling, kommer in till museet är det viktigt att det finns standardiserade ankomstformulär eller mottagningskvitton, som är enkla att fylla i av den personal som tar emot objekten. Det gör det möjligt för olika personer att ta emot objekt på ett likvärdigt sätt, utan att missa nödvändig information.

Det är också viktigt att ett mottagande dokumenteras så att museet vet vem som är ägaren till objektet och varför det finns på museet. I detta skede sker inget förvärv eller accession av det inlämnade objektet. Ibland behöver ett museum lämna tillbaka objekt som inte tas in i samlingen.

En ankomsthandling kan se ut på olika sätt, men måste innehålla tillräckligt med information så att inlämnaren är införstådd med vad som gäller vid en underskrift.

Ankomsthandlingen bör upprättas i minst tre exemplar varav en arkiveras på museet, en lämnas som ett kvitto till inlämnaren och en förvaras tillsammans med föremålet.

En ankomsthandling kan innehålla följande:

  • Kontaktuppgifter till museum som föremålet lämnas in till, som museets namn, adress, telefon och e-post.
  • Nummer på ankomstformuläret.
  • Inlämnarens kontaktuppgifter som namn, adress, telefon och e-post.
  • Ägarens kontaktuppgifter om annan än inlämnaren.
  • Beskrivning av föremålet inklusive antal och eventuell märkning.
  • Om foto finns.
  • Anledningen till inlämnandet.
  • Eventuella krav och villkor från båda parter.
  • Senaste återlämningsdatum.
  • Datum, ort och signatur av både inlämnare och mottagare.