Underhållsplan och åtgärdsplaner
En underhållsplan anger övergripande hur underhållet av kulturmiljön ska ske och en åtgärdsplan ger detaljerade anvisningar för utförande av åtgärder. Detta kan även hanteras i digitala förvaltningssystem.
I detta avsnitt beskrivs vad planerna bör innehålla och vad som är viktigt att tänka på vid framtagandet.
Underhållsplan
I underhållsplanen anges hur underhållet av kulturmiljön ska ske samt prioritering, resurssättning och tidsplanering av löpande underhåll och enstaka underhållsåtgärder utifrån informationen i vårdprogrammet. I sin enklaste form kan underhållsplanen utgöras av ett dokument i tabellform, med eller utan samordnad budgetering. Det finns även digitala fastighetsförvaltningssystem som kan vara till hjälp.
Underhållsplanen ska ge en struktur som på ett övergripande plan garanterar kontinuitet och ambition i förvaltningen vid byte av personal eller förvaltare. Eventuella metod- och materialkrav ska preciseras utifrån beskrivna insatser och de övergripande bevarandemålen i vårdprogrammet ska implementeras i planerade åtgärder och i den löpande förvaltningen.
Inför arbetet med att utforma underhållsplanen är det väsentligt att:
- Gå igenom tillståndsbedömningen för kulturmiljön som kan behöva kompletteras och fördjupas, samt identifiera om det finns behov av separata framtida tillståndsbesiktningar. Tillståndsbedömningen ligger till grund för prioriteringar av tidsatta åtgärder. Den utgör även grunden för att till exempel identifiera felaktigt utförda åtgärder.
- Besluta vilka åtgärder som behövs för att minska sårbarheter som kommit fram i risk- och sårbarhetsanalysen
- Kvalitetssäkra att bevarandemålsättningens riktlinjer kopplas ihop med arbetsrutiner och organisationsprocesser som relaterar till behov, prioriteringar, och resurser
- Utveckla och förankra rutiner för hantering och uppföljning av underhållsplanen
- Identifiera ansvariga för utförande och uppföljning på utförarnivå av de åtgärder som föreslås
Budgetunderlag
Underhållsplanen utgör ofta budgetunderlag för förvaltningen. Det är viktigt att underhållsplanens sammanställning av prioriterade åtgärdsbehov och vårdprogrammets generella förutsättningar för förvaltningen alltid ligger till grund för budgetering.
Underhållsplanen ska bygga på de realistiska möjligheter och organisatoriska förutsättningar som finns för att skapa resurser för förvaltningen. En bra teoretisk plan som saknar förankring i de verkliga förhållandena på platsen blir troligen inte använd på det sätt det har varit tänkt. Den grundläggande bevarandemålsättningen måste dock uppfyllas om planen ska vara ändamålsenlig. Hänsyn till organisatoriska och platsspecifika förutsättningar ska aldrig tolkas som att ekonomiska incitament, såsom generell effektivisering av förvaltningskostnader, påverkar förvaltningen på ett sådant sätt att vårdplikt och andra skyddskrav rörande kulturhistoriska värden blir begränsade.
Prioritering
Den ekonomiska planeringen kräver en prioritering av åtgärder där man kan skilja på akuta och mer långsiktiga behov. Den praktiska utgångspunkten vid prioriteringen bör vara tillståndsbesiktningen, risk- och sårbarhetsbedömningen respektive bevarandemålsättningen i vårdprogrammet.
Prioriteringen görs i första hand utifrån hur angeläget det är att säkra för fara för människor samt att förhindra eller förebygga skador på kulturvärden. Det kan handla om snabba eller långsamma skadeförlopp orsakade av naturliga eller oförutsedda orsaker. Exempel på skador är naturliga nedbrytningsfaktorer som direkta effekter av klimatförändringarna eller skador orsakade av skadegörelse eller olämpliga förvaltningsåtgärder och eftersatt underhåll.
Prioriteringen påverkas också av till exempel tid och personal, förvaltningsekonomi och kostnader för genomförande av åtgärd. Även med resursaspekten medräknad ska de mest akuta åtgärderna göras i första hand varefter övriga åtgärder genomförs i den ordning prioriteringen anger och i den takt resurserna medger.
Ofta görs prioritering av åtgärder med en tregradig sifferskala (1, 2, 3) eller hög, mellan och låg prioritet.
Exempel på prioritering
Hög prioritet
- Säkringsåtgärder som förebygger att en skadesituation riskerar att leda till ytterligare följdskador
- Säkringsåtgärder som förhindrar mer omfattande skador på kulturvärden och objektets fortbestånd
- Åtgärder som förebygger olämpliga förvaltningsåtgärder (metod och material) som kan leda till skador på objektet, platsen i sig eller dess kulturvärden
- Akuta åtgärder som förhindrar snabba skadeförlopp med följdskaderisk
- Enkelt avhjälpt undanröjande av orsak till långsamt skadeförlopp som på sikt riskerar att leda till allvarliga konsekvenser och följdskador (till exempel ändra en rutin eller ett arbetssätt)
- Åtgärder som direkt syftar till att avvärja hot mot hälsa och säkerhet
Lägre prioritet
- Åtgärder där skadan redan är stabiliserad och avgränsad till sin omfattning och risken för följdskador är liten.
- Åtgärder som sker av andra skäl än att säkerställa kulturmiljövärden eller avvärja akuta hot mot hälsa och säkerhet.
- Löpande drift eller planerat underhåll.
Tidsplanering
Det är viktigt att skilja på planerat underhåll och löpande underhåll. Planerat underhåll är åtgärder av engångskaraktär som ligger utanför de arbetsrutiner som präglar förvaltningen under ett kalenderår. De kräver ofta mer personal, externkompeten eller mer ekonomiska resurser än vanligt. Åtgärder av detta slag som omfattar byggnation regleras genom projektering av åtgärden. Styrdokument för planerade åtgärder kan vara förfrågningsunderlag i kombination med tillståndsbeslut från ansvarig myndighet.
Löpande underhåll och drift är åtgärder som sker minst en gång per år och hanteras inom ramen för ordinarie arbetsresurser, arbetsrutiner och budget med egen personal. Exempel på löpande rutiner är städrutiner, rutiner för uppvärmning samt skötselbeskrivningar för park- och kyrkogårdsförvaltning.
Åtgärdsplan
Vid behov kan underhållsplanen behöva kompletteras med detaljerade åtgärdsplaner. Åtgärdsplan är en samlingsbeteckning för planer som ger en direkt anvisning om vad, när, hur eller i vilken inbördes ordning något ska utföras. Exempel på olika åtgärdsplaner är skötselplaner såsom trädvårdsplaner, skötselbeskrivningar och projekteringar av vårdande insatser på byggnader och anläggningar.
Skötselbeskrivning, även kallad skötselplan, är en arbetsbeskrivning som anger vad som praktiskt ska göras för att uppnå det långsiktiga målet. Begreppet används bland annat inom parkvård och kyrkogårdsskötsel. Denna typ av dokument reglerar arbete som kan betecknas som löpande drift.
Skötselbeskrivningen kan vara utformad på årsbasis eller i två- till treårsintervaller. Den ska beskriva utförande av löpande åtgärder, ange metod och material samt visa hur åtgärderna ska dokumenteras inför utvärdering av såväl regelbunden skötsel som enstaka åtgärder.
En skötselbeskrivning är vanligtvis mer detaljerad än en underhållsplan; underhållsplanen redovisar främst planerade åtgärder där den blir en form av budgetunderlag, medan skötselbeskrivningen fokuserar på löpande underhåll. Begreppen används dock ibland synonymt. Inom parkvård används även benämningarna markskötselplan med parkskötselritning och markskötselbeskrivning.
Digitala förvaltningssystem
Digitala förvaltningssystem är verktyg för förteckning över objekt, tillståndsundersökning och underhållsplanering. Exempel på förvaltningssystem är Dedu och Incit. Informationen kan lätt uppdateras och ändras, exempelvis status, underhållsintervall samt budget.
Förvaltningssystemen bygger på att ett antal nyckelkoder för olika skötselmoment formuleras. Dessa kan handla om utförande men också kostnad per kvadrat- eller löpmeter för en viss typ av åtgärd. Genom att koppla budget till åtgärd på ett ställe, sker samma justeringar i andra delar av planen.
Utmaningar med digitala förvaltningssystem
Utbudet på marknaden av digitala förvaltningssystem har sällan haft kulturmiljöförvaltning som målgrupp och är oftast inte anpassade till kulturmiljöer. De kan ändå vara användbara för att göra en grov uppskattning av kostnader, så som kostnadskalkylatorer, under förutsättning att en värdestyrd vård- och underhållsplan (analog eller digital) styr de verkliga åtgärderna.
Det som avgör den digitala planens värde är hur väl nyckelkoden speglar den kulturhistoriska målsättning som bör prägla planeringen samt hur väl den i övrigt beskriver verkligheten. Hög kvalitet på inmatat värde ger god kvalitet på utfall och tvärtom. Nyckelkoder som är felaktigt formulerade eller felaktigt och okänsligt använda, kan ge en skev bild av verkligheten samt leda till felaktiga åtgärder och osakliga kostnadsuppskattningar. Detta kan leda till skador på kulturhistoriska värden och förvanskning av kulturmiljöns karaktär.
Livscykelkostnad eller livscykelperspektiv
Inom ekonomisk styrd förvaltning förekommer åtgärder som förutsätter utbyte av byggnadsdetaljer med vissa tidsintervall, livscykelkostnad. Risken är då stor att kulturhistoriska värden går till spillo genom att förvaltningen styrs av dessa tidsintervall istället för materialens verkliga livslängd. Åtgärderna i en sådan plan tillgodoser inte kulturvärden och behöver inte heller med nödvändighet tillgodose reella tekniska behov.
Livscykelperspektiv på bevarande innebär motsatsen till livscykelkostnad. Med ett livscykelperspektiv bevaras materialen så långt som möjligt vilket tillgodoser kulturhistorisk varsamhet och hållbarhet ur såväl kulturmiljö- som klimatsynpunkt. För att använda livscykelperspektiv på materialen vid digital förvaltningsplanering krävs att intervallen redovisar intervall för besiktning snarare än materialbyte.
Revideringar
Revideringar, oavsett om dessa sker med regelbundna intervall eller är händelsestyrda, måste ske på ett kontrollerat sätt med vårdpolicyn som styrdokument för att inte skador av misstag ska riskera att uppstå. Den positiva eller negativa effekt på kulturmiljön som uppnås med förvaltning utifrån befintliga nyckelkoder följs upp, bedöms och justeras med hjälp av indikatorer som måste vara identifierade i vårdpolicyn.
Att ha hänsyn till vid digital planering:
- Nyckelkoderna måste vara förenliga med bevarandemålen för kulturmiljön.
- Nyckelkoder måste utgå från rätt metod, material och kombination.
- Nyckelkoder måste vara åtgärdskrav som inkluderar kvalitetssäkring så att den egentliga målsättningen blir tillgodosedd.
- För att använda livscykelperspektiv på materialen vid digital förvaltningsplanering krävs att intervallen redovisar intervall för besiktning snarare än materialbyte.