Riskanalys

För att kunna ta hand om en museisamling behöver man veta vad som hotar att förstöra den. Genom att identifiera och värdera de risker som finns för samlingen kan man ta reda på vilka åtgärder som ger störst inverkan för att bevara samlingen. Riskanalys är därför ett bra sätt att systematiskt arbeta med att förebygga att en museisamling förstörs och bryts ner.

Hur gör man?

Se till att avsätt tid och ekonomi för att arbeta med riskanalysen. Det kan handla om flera delprojekt över en rad av år, så behöver inte tiden och ekonomin bli så stor för varje budgetår. Se till att förankra arbetet med museets ledning och kom överens om avgränsningar och avstämningar för arbetet.

Det behövs en projektledare som håller ihop och leder arbetet och även en projektgrupp som kan bidra med sin kunskap, vara bollplank när det gäller att diskutera och förankra förslagen i olika delar av verksamheten. Museets övriga personal har säkert värdefulla iakttagelser och kunskap att tillföra och kan därför utgöra en referensgrupp. Av den anledningen kan det vara bra att informera internt om riskanalysen och ge möjlighet till alla att bidra. För vissa delar av riskanalysen kan man behöva ta in extern expertis.

Avgränsning

För detta riskhanteringsverktyg har vi valt att avgränsa arbetet och exemplen till det som påverkar museets samlingar. Det finns en hel del andra riskanalyser som kan göras på ett museum, exempelvis analyser av risker som påverkar museet som arbetsmiljö, risker som påverkar museets anseende och risker som påverkar museets verksamhet. Vi har inte tagit med exempel för dessa sorters riskanalyser här men man kan lägga till dessa om det visar sig vara praktiskt för museet. Kom överens med museets ledning och inom projektgruppen om vilka risker er analys ska omfatta. Notera eventuellt andra risker som kommer upp och lämna dessa vidare till den person eller grupp som hanterar dessa på museet.

Vad har hänt tidigare på museet?

Börja med att ta fram uppgifter om vad som har hänt tidigare på museet som har skadat samlingarna. Har museet ett incidentrapporteringssystem kan man utgå ifrån uppgifter i det.

Process för riskhantering

Vi har valt att utgå från den process som beskrivs i ISO-standarden 31000:2018 Riskhantering vägledning. Den används även i ICCROM:s handbok Guide to Risk Management.

Process för riskanalyser enligt ISO 31000:2018

Process riskbedömning

Riskhanteringsverktyg för samlingar i Excel

Här kan du snart ladda ned och öppna ett riskhanteringsverktyg för samlingar i form av en Excel-fil.

Första gången du öppnar filen kommer du få en säkerhetsvarning om aktivt innehåll. För att kunna använda verktyget måste du trycka på knappen ”Aktivera innehåll” (se figur nedan).

Om du sparat filen på en nätverksplats kan du även få upp en dialogruta där du har möjlighet att göra dokumentet till ett betrott dokument (se figur nedan). Om så sker svara ”Ja”.

Betrott dokument

Identifiera riskerna

Vad har hänt tidigare på museet?

Börja med att ta fram uppgifter om vad som har hänt tidigare på museet som har skadat samlingarna. Har museet ett incidentrapporteringssystem kan man utgå ifrån uppgifter i det.

Vilka risker finns för hela museets samlingar?

Förslagsvis görs den första riskanalysen för vad som gäller generellt för hela museet och för alla museets samlingar. Många risker kommer att vara samma för hela museet medan andra är mer specifika för en byggnad, ett magasin, en utställning eller vid transporter.

Vad händer i museets omgivning? Kommun och länsstyrelse har information om risker som hotar det geografiska området. Vilka av dessa kan ha negativ inverkan på museets samlingar?

Här finns tips om var man kan hitta förslag på risker:

  • Kommunens risk- och sårbarhetsanalys
  • Länsstyrelsens risk- och sårbarhetsanalys
  • Nedbrytningsfaktorer för kulturarv (se bilden nedan)

Beskriv sedan vad som skulle kunna hända och vilken effekt det kan få på samlingarna. Exempelvis ”Museet är lokaliserat till ett område där man har en identifierat översvämningsrisker. Föremålen riskerar därför att bli vattenskadade.”

Vilka risker finns i magasinet/utställningen/vid transporter/i konserveringsateljén?

Gör sedan en riskanalys för en del av museet i taget. Exempelvis ett magasin eller en byggnad. Bjud in alla som på något sätt arbetar med denna del av museet. Det kan vara intendenter, konservatorer, fastighetsförvaltare, museitekniker, lokalvårdare o s v. Låt dem gemensamt lista alla risker de ser där samlingarna kan skadas. Gå gärna runt tillsammans i lokalen och titta. Dokumentationen kan ske genom ett möte där man låter ordet gå laget runt. Man kan även låta de som inte kan delta i mötet skriva ner sina iakttagelser. Utgå gärna ifrån förslagen på risker i riskverktyget (Excelfilen) och checklistorna med olika risker nedan. Det går även bra att fylla på med egna risker som ni i gruppen kommer på.

Checklistor att hämta information från:

Beskriv sedan vad som skulle kunna hända och vilken effekt det kan få på samlingarna. Exempelvis ”Personalen tappar föremål vid transport och föremål skadas eller går sönder.”

Värdera riskerna

När man har fått en lång lista med möjliga risker behöver man värdera dessa. Gör en bedömning av hur troligt det är att detta inträffar och hur stor skada det innebär för museets samling. Värderingen av riskerna görs enklast i den mindre projektgruppen. Börja med att prata ihop er så att alla i gruppen är överens om kriterierna för de olika skalorna.

Skala/Kriterier för sannolikhet och konsekvens

Hur troligt är det att detta inträffar (sannolikhet) 1-3?

  1. Inte troligt att risken inträffar
  2. Möjligt att risken inträffar
  3. Mycket troligt att risken inträffar

Vad går förlorat (konsekvens) 1-5?

  1. Leder till skador på eller förlust av en mycket liten del av samlingarna
  2. Leder till skador på eller förlust av en liten del av samlingarna
  3. Leder till skador på eller förlust av hälften av samlingarna
  4. Leder till skador på eller förlust av stor del av samlingarna
  5. Leder till skador på eller förlust av mycket stora delar av samlingarna

När ni har fyllt i en siffra för sannolikhet och konsekvens kommer verktyget att räkna ut ett riskvärde (sannolikhet x konsekvens) och markera risken som grön, gul eller röd.

Åtgärder

För de risker som ni bedömer behöver åtgärdas noterar ni vilken åtgärd som kan tänkas vara aktuell. Det går även att kopiera risken och lägga till fler åtgärder. I riskhanteringsverktyget finns förslag på åtgärder för varje riskkategori, men ni kan säkert komma på fler möjliga åtgärder som ni själva lägger till.

Exempel

För risken brand i museet kan det både finnas en åtgärd om att installera brandlarm och utbildning av personal. Därefter noteras vem som har ansvaret för att åtgärden blir utförd och när den ska göras. Det kan hända att åtgärden ska utföras av någon utanför museet. Notera då den personen/företaget samt vem på museet som har kontakt med dem. Man kan här även göra en bedömning av vilken sannolikhet och konsekvens risken får om man gör åtgärderna. Detta görs med samma skalor som ovan. När åtgärden är utförd kryssar ni i rutan för utförd. Risken kommer då att presenteras med de värden som ni har bedömt att den får efter åtgärden.

I riskhanteringsverktyget  har ett antal förslag på åtgärder för varje riskkategori valts ut. Många av dessa handlar om att skapa rutiner och utföra underhåll men det finns även förslag på installationer och hjälpmedel.

Sortering av riskerna

När man har gjort sin riskanalys har man fått en lista på risker som då kan sorteras på olika sätt. Prioritet, ansvarig, tidpunkt, riskkategori o s v. Tryck på pilarna vid rubriken för kolumnen så sorteras de i stigande eller sjunkande ordning enligt den rubriken.

De risker som är högst prioriterade att åtgärda kommer att få en röd prick tillsammans med riskvärdet och de som inte är lika högt prioriterade kommer att få en grön prick. De risker som har en mellanhög prioritet får en gul prick.

Dokumentation och rapportering

När riskerna är sorterade som ni vill presentera dem kan ni göra en rapport i pdf-format. Gå då till fliken ”Börja här” och tryck på knappen ”Skapa rapport”.

Där kommer riskerna att presenteras dels i diagram per inventerad del av museet, dels som listor i den ordning ni har valt.

Vad kan riskanalysen användas till?

Se sedan till att förankra rapporten med museets ledning. Åtgärderna behöver komma med i planering av budget och verksamhet. Vissa åtgärder kan man behöva vänta med att åtgärda medan andra är akuta.

Terminologi

Riskanalys – Process för att förstå riskens natur och för att avgöra risknivån.
Riskhantering – Samordnade aktiviteter för att styra och leda en organisation med avseende på risk.
Riskbedömning – Övergripande process för riskidentifiering, riskanalys och riskutvärdering.
Riskidentifiering – Process för att upptäcka, kartlägga/känna igen och beskriva risker.

Hjälp oss att förbättra riskhanteringsverktyget

Vi kommer regelbundet att uppdatera detta riskhanteringsverktyg och tar därför gärna emot dina tips på förbättringar, samt förslag på fler risker och åtgärder.

Kontaktuppgifter: Erika Hedhammar, erika.hedhammar@raa.se, tel 08-5191 8373.