Riskanalys
För att kunna ta hand om en museisamling behöver man veta vad som hotar att förstöra den. Genom att identifiera och värdera de risker som finns kan man ta reda på vilka åtgärder som ger störst inverkan för att bevara samlingen. Riskanalys är därför ett bra sätt att systematiskt arbeta med att förebygga att en museisamling förstörs och bryts ner.
Hur gör man?
Se till att avsätt tid och ekonomi för att arbeta med riskanalysen. Det kan handla om flera delprojekt över en rad av år. Tiden och ekonomin behöver då inte bli så stor för varje budgetår. Se till att förankra arbetet med museets ledning och kom överens om avgränsningar och avstämningar för arbetet.
Det behövs en projektledare som håller ihop och leder arbetet och en projektgrupp som kan bidra med sin kunskap samt vara bollplank när det gäller att diskutera och förankra förslagen i olika delar av verksamheten. Museets övriga personal har säkert värdefulla iakttagelser och kunskap att tillföra och kan därför utgöra en referensgrupp. Av den anledningen kan det vara bra att informera internt om riskanalysen och ge möjlighet till alla att bidra. För vissa delar av riskanalysen kan man behöva ta in extern expertis.
Avgränsning
Detta riskhanteringsverktyg behandlar främst de risker som påverkar museets samlingar. Det finns även andra riskanalyser som görs på ett museum, exempelvis analyser av risker som påverkar museet som arbetsmiljö, risker som påverkar museets anseende och risker som påverkar museets verksamhet. Dessa riskanalyser är inte med i verktyget, men man kan lägga till dessa om det visar sig vara praktiskt för museet. Kom överens med museets ledning och inom projektgruppen om vilka risker er analys ska omfatta. Notera eventuellt andra risker som kommer upp och lämna dessa vidare till den person eller grupp som hanterar dessa på museet.
Process för riskhantering
Processen för riskhanteringen utgår i verktyget från ISO-standarden 31000:2018 Riskhantering vägledning. Den används även i ICCROM:s handbok Guide to Risk Management.
Riskhanteringsverktyg för samlingar i Excel
Här kan du ladda ned och öppna ett riskhanteringsverktyg för samlingar i form av en Excel-fil
Verktyget fungerar i Excel för Windows men tyvärr inte på Mac. Det är utvecklat och testat i Excel 2016 men fungerar sannolikt från version 2010 och framåt. Äldre versioner av Excel än 2010 stöds inte av verktyget.
Första gången du öppnar filen kommer du få en säkerhetsvarning om aktivt innehåll. För att kunna använda verktyget måste du trycka på knappen ”Aktivera innehåll” (se figur nedan).
Om du sparat filen på en nätverksplats kan du även få upp en dialogruta där du har möjlighet att göra dokumentet till ett betrott dokument (se figur nedan). Om så sker svara ”Ja”.
Identifiera riskerna
Vad har hänt tidigare på museet?
Börja med att ta fram uppgifter om vad som har hänt tidigare på museet som har skadat samlingarna. Om museet har ett incidentrapporteringssystem kan det vara en bra utgångspunkt.
Vilka risker finns för hela museets samlingar?
Förslagsvis görs den första riskanalysen för vad som gäller generellt för hela museet och för alla museets samlingar. Många risker kommer att vara samma för hela museet medan andra är mer specifika för en byggnad, ett magasin, en utställning eller vid transporter.
Vad händer i museets omgivning? Kommun och länsstyrelse har information om risker som hotar det geografiska området. Vilka av dessa kan ha negativ inverkan på museets samlingar?
Här finns tips om var man kan hitta förslag på risker:
- Tio nedbrytningsfaktorer, CCI (Canadian Conservation Institute)
- Nedbrytningsfaktorer för kulturarv (se bilden nedan)
- Kommunens risk- och sårbarhetsanalys
- Länsstyrelsens risk- och sårbarhetsanalys
Beskriv vad som skulle kunna hända och vilken effekt det kan få på samlingarna. Exempelvis ”Museet är lokaliserat till ett område med identifierade översvämningsrisker. Föremålen riskerar därför att bli vattenskadade.”
Vilka risker finns i magasinet/utställningen/vid transporter/i konserveringsateljén?
Gör en riskanalys för en del av museet i taget. Exempelvis ett magasin eller en byggnad. Bjud in alla som arbetar med denna del av museet. Det kan vara intendenter, konservatorer, fastighetsförvaltare, museitekniker, lokalvårdare o s v. Lista gemensamt alla risker ni ser där samlingarna kan skadas. Gå gärna runt tillsammans i lokalen och titta. Dokumentationen kan ske genom ett möte där man låter ordet gå laget runt. De som inte kan delta i mötet kan skriva ner sina iakttagelser. Utgå gärna ifrån förslagen på risker i riskverktyget (Excelfilen). Där finns riskerna indelade i tio nedbrytningsfaktorer (se bild nedan). Det går även bra att fylla på med egna risker.
Beskriv vad som skulle kunna hända och vilken effekt det kan få på samlingarna. Exempelvis ”Personalen tappar föremål vid transport och föremål skadas eller går sönder.”
Värdera riskerna
När man har fått en lång lista med möjliga risker behöver man värdera dessa. Gör en bedömning av hur troligt det är att detta inträffar och hur stor skada det innebär för museets samling. Värderingen av riskerna görs enklast i den mindre projektgruppen. Börja med att prata ihop er så att alla i gruppen är överens om kriterierna för de olika skalorna.
Kriterier för sannolikhet och konsekvens
Hur troligt är det att detta inträffar (sannolikhet) 1-3?
- Inte troligt att risken inträffar
- Möjligt att risken inträffar
- Mycket troligt att risken inträffar
Vad går förlorat (konsekvens) 1-5?
- Leder till skador på eller förlust av en mycket liten del av samlingarna
- Leder till skador på eller förlust av en liten del av samlingarna
- Leder till skador på eller förlust av hälften av samlingarna
- Leder till skador på eller förlust av stor del av samlingarna
- Leder till skador på eller förlust av mycket stora delar av samlingarna
När ni har fyllt i en siffra för sannolikhet och konsekvens kommer verktyget att räkna ut ett riskvärde (sannolikhet x konsekvens) och markera risken som grön, gul eller röd.
Åtgärder
För de risker som ni bedömer behöver åtgärdas noterar ni vilken åtgärd som kan vara aktuell. Det går även att kopiera risken och lägga till fler åtgärder. I riskhanteringsverktyget finns förslag på åtgärder för varje riskkategori, men ni kan säkert komma på fler möjliga åtgärder som ni själva lägger till.
Exempel
För risken brand kan det både finnas en åtgärd om att installera brandlarm och utbildning av personal. Därefter noteras vem som har ansvaret för att åtgärden blir utförd och när den ska göras. Det kan hända att åtgärden ska utföras av någon utanför museet. Notera då den personen/företaget samt vem på museet som är kontaktperson.
I riskhanteringsverktyget har ett antal förslag på åtgärder för varje riskkategori valts ut. Många av dessa handlar om att skapa rutiner och utföra underhåll men det finns även förslag på installationer och hjälpmedel.
Sortering av riskerna
När man har gjort sin riskanalys har man fått en lista på risker som kan sorteras utifrån relevant, ansvarig, klar och prioritet. Tryck på pilarna vid rubriken för kolumnen så sorteras de i stigande eller sjunkande ordning enligt den rubriken.
De risker som är högst prioriterade att åtgärda kommer att få en röd prick tillsammans med riskvärdet och de som inte är lika högt prioriterade kommer att få en grön prick. De risker som har en mellanhög prioritet får en gul prick.
Dokumentation och rapportering
När riskerna är sorterade som ni vill presentera dem kan ni göra en rapport i pdf-format. Gå då till fliken ”Börja här” och tryck på knappen ”Skapa rapport”.
Där kommer riskerna att presenteras dels i diagram per inventerad del av museet, dels som listor i den ordning ni har valt.
Vad kan riskanalysen användas till?
Förankra rapporten med museets ledning. Åtgärderna behöver komma med i planering av budget och verksamhet. Vissa åtgärder kan man behöva vänta med att åtgärda medan andra är akuta.
Terminologi
Riskanalys – Process för att förstå riskens natur och för att avgöra risknivån.
Riskhantering – Samordnade aktiviteter för att styra och leda en organisation med avseende på risk.
Riskbedömning – Övergripande process för riskidentifiering, riskanalys och riskutvärdering.
Riskidentifiering – Process för att upptäcka, kartlägga/känna igen och beskriva risker.
Hjälp oss att förbättra riskhanteringsverktyget
Riskhanteringsverktyg behöver kontinuerligt att uppdateras. Delge oss gärna dina tips på förbättringar, samt förslag på fler risker och åtgärder.
Kontaktuppgifter: Erika Hedhammar, erika.hedhammar@raa.se, tel 08-5191 8373.