Vad är samlingsförvaltning?

Museer förvaltar ofta stora samlingar av objekt och information. Samlingarna har byggts upp under lång tid, ibland under flera hundra år, i syfte att fungera som samhällets kollektiva minne. En av museernas huvuduppgifter är att förvalta och tillgängliggöra samlingarna på ett professionellt, trovärdigt och hållbart sätt, både för nutida och framtida generationer.

För att kunna använda en museisamling behöver den hanteras, vårdas och struktureras. Museet behöver veta vad som finns i samlingen, varför man har den och var objekten för närvarande befinner sig. Samlingen behöver vara i gott skick och tillräcklig information behöver finnas för att man ska kunna använda och tillgängliggöra den på olika sätt.

Samlingsförvaltning omfattar alla aktiviteter som har att göra med ett museums samlingar oavsett typ och storlek. Aktiviteterna kan innebära insamling, tillgängliggörande, utlån, informationshantering, säkerhet, bevarande, forskning, kommunikation och även ledning och finansiering. Samlinsförvaltning omfattar även de uppgifter som ibland sköts externt, som fastighetsskötsel och lokalvård.

Samlingsförvaltning är det sätt som organisationen väljer att planera, strukturera, utföra och följa upp arbetet med samlingarna.

Samlingsförvaltning är en angelägenhet för alla som arbetar med eller kommer i kontakt med samlingar.

Samlingsförvaltningens områden

Samlingsförvaltningen omfattar:

  • Utveckling
  • Informationshantering
  • Tillgängliggörande
  • Bevarande

Syftet med indelningen är att belysa alla delar i samlingsarbetet. Alla aktiviteter ska dock ses som en del av en större helhet där det enkelt går att se hur de olika delarna hänger ihop och påverkar varandra. Det går också att upptäcka områden som behöver utvecklas eller där olika aktiviteter och dokument motsäger varandra. Helhetsbilden underlättar också i de fall där prioriteringar behöver göras mellan olika aktiviteter. Museet kan enklare balansera olika behov både från användarna och samlingarna, nu och på längre sikt.

Utveckling

Utveckling omfattar aktiviteter som innebär att samlingen på olika sätt utvecklas genom att objekt tillförs eller avlägsnas från samlingarna. Det kan även innebära sådant som höjer kunskapen om samlingarna.

  • Insamling
  • Förvärv och accession
  • Forskning och användning
  • Värdering och urval
  • Deaccession och avyttring

Informationshantering

Omfattar aktiviteter som berör hantering av den information som ett museum samlar in, skapar, innehar och upprätthåller om en samling och dess objekt. Det kan både vara information om själva objekten och deras kontext, men även från förvaltningen av samlingarna som till exempel om de är eller har varit utlånade eller är konserverade. Det kan också innebära hantering av system som syftar till att lokalisera objekt i samlingarna, veta var objekt för närvarande befinner sig och i vilket skick de är i.

  • Katalogisering och registrering
  • Kontroll av placering och förflyttning
  • Kontroll av objektens tillstånd
  • Inventering
  • Hantering av övrig information
  • Dokumentationsplanering för att hantera och undvika eftersläpande arbete

Tillgängliggörande

Omfattar aktiviteter som syftar till att tillgängliggöra samlingarnas innehåll, men även aktiviteter som behövs för att möjliggöra tillgängliggörandet.

  • In- och utlån
  • Utställning
  • Visning
  • Förmedling
  • Pedagogisk verksamhet
  • Annan användning
  • Rättighetsfrågor
  • Digitalisering

Bevarande

Omfattar aktiviteter som innebär att vårda, skydda och sköta om samlingarna.

  • Riskhantering och katastrofberedskap
  • Aktiv och förebyggande konservering
  • Säkerhetsarbete
  • Förflyttning och transport
  • Magasinering
  • Fastighetsskötesel och lokalvård
  • Skadedjurskontroll
  • Övervakning och styrning av inomhusmiljön
  • Försäkringsfrågor

Ramverk för samlingsförvaltning

För att förvalta samlingar på ett professionellt, trovärdigt och hållbart sätt behöver organisationen upprätta, implementera och upprätthålla ett ramverk kring arbetet. Ramverket kan bestå av policyer, processer och planer som alla är kopplade till organisationens övergripande syfte och mål.

Ramverket behövs för att hålla ihop allt arbete med samlingarna och används för att:

  • beskriva alla delar av det komplexa, ibland dolda arbetet med att förvalta samlingar
  • kontinuerligt planera, utvärdera och revidera verksamheten för ständig förbättring och utveckling
  • lättare kunna prioritera mellan olika behov för att bättre nå organisations uppsatta mål
  • se till att museet arbetar professionellt, trovärdigt och i enlighet med etiska och juridiska omständigheter.

Ramverket bör vara väl förankrat i museets hela verksamhet. Ramverket bör regelbundet ses över och revideras vid behov som en del av organisationens övriga verksamhetsplanering.

Museets syfte och mål

Museer kan ha en verksamhetsidé, uppdrag eller vision som anger vad som är museets syfte och mål i relation till samlingarna. Här definieras vilka ämnesområden museet arbetar inom. Museets syfte och mål ligger som grund till samlingsförvaltningspolicyn.

Samlingsförvaltningspolicy

En samlingsförvaltningspolicy anger organisationens grundläggande principer för det långsiktiga arbetet med samlingarna och innehåller alla områden som berör samlingsarbetet. Samlingsförvaltningspolicyn följer och förhåller sig till organisationens syfte, mål och andra styrdokument samt de juridiska och etiska omständigheter som finns.

En samlingsförvaltningspolicy innehåller delar om samlingens:

  • Utveckling
  • Informationshantering
  • Tillgängliggörande
  • Bevarande

Ibland kan organisationen ha olika policyer för olika arbetsområden som tillsammans bildar en samlingsförvaltningspolicy. Det är då viktigt att alla dokument är kopplade till varandra, inte motsäger varandra och att de tillsammans bildar en så fullständig helhet som möjligt.

Processer

En process är en rad aktiviteter som bygger på varandra och som leder till ett resultat eller en produkt. En process kan upprepas flera gånger och ska då leda till samma resultat. I standarden Spectrum finns en kartläggning över de processer som kan ingå i samlingsförvaltning. Som exempel kan nämnas processerna för utlån, förvärv och gallring. Museet kan jämföra sina egna nedskrivna processer med de som föreslås i Spectrum och på så sätt bygga upp sina egna rutiner för att kvalitetssäkra arbetet med samlingarna.

I processerna bör finns en struktur för och hänvisningar till alla de dokument som behövs för att utföra olika aktiviteter inom samlingsförvaltningen. Dessa kan till exempel vara detaljerade arbetsbeskrivningar, anvisningar, instruktioner, checklistor, blanketter och andra mallar. Dokumenten kan finnas på olika nivåer och är mer eller mindre detaljerade beroende på vad organisationen behöver. De innehåller ofta hur, när och av vem en aktivitet utförs i detalj. Alla dokument bör vara lättillgängliga för alla på museet och hänvisa och syfta till varandra där det behövs.

Planer

En plan är en beskrivning av hur ett uppsatt mål ska uppnås. Planen är tidsbegränsad och kan även innehålla information om de nödvändigaste resurserna och metoderna för att nå målet. Planen uppdateras vid behov. En plan kan vara övergripande och omfatta alla samlingar eller vara mer specifik för olika områden, men alla planer bör samordnas med varandra.

Roller, ansvar och resurser

Roller och ansvar bör vara tydligt definierade så att man vet vem som gör vad och vem som har mandat att fatta beslut. Detta för att undvika dubbelarbete eller att något blir oklart eller glöms bort. Tillräckliga resurser i form av pengar, personel, kompetensutveckling, teknik och tid bör finnas för de arbetsuppgifter som finns inom samlingsförvaltningen.