Vad är samlingsförvaltning?

Många museer förvaltar stora samlingar av objekt och information. Samlingarna har byggts upp under lång tid, ibland under flera hundra år. Samlingarna är samhällets kollektiva minne.

En av museernas huvuduppgifter är att förvalta och tillgängliggöra samlingarna på ett professionellt, trovärdigt och hållbart sätt, både för nutida och framtida generationer. För att kunna använda en museisamling behöver den hanteras, vårdas och struktureras. Museet behöver veta vad som finns i samlingen, varför man har den och var objekten för närvarande befinner sig. Samlingen behöver vara i gott skick och tillräcklig information behöver finnas för att man ska kunna använda och tillgängliggöra den på olika sätt.

Samlingsförvaltning omfattar alla aktiviteter som har att göra med ett museums samling. Samlingsförvaltning är också det sätt som en organisation väljer att planera, strukturera, utföra, utveckla, följa upp och kommunicera arbetet med samlingen. Samlingsförvaltning är en angelägenhet för alla som arbetar med eller kommer i kontakt med samlingar.

Läs mer om ramverk för samlingsförvaltning

Samlingsförvaltningens områden

Samlingsförvaltning omfattar att:

  • se över och utveckla samlingen
  • dokumentera och hantera information om samlingen
  • använda och tillgängliggöra samlingen
  • vårda och bevara samlingen

Dessa områden är inte skilda ifrån varandra, utan är delar av en större helhet och är integrerade med varandra. Eftersom delarna påverkar varandra ska de hänga ihop. Museet ska kunna identifiera om något av dessa områden behöver utvecklas och kunna hitta olika aktiviteter eller dokument som motsäger varandra. Helhetsbilden underlättar i de fall där prioriteringar behöver göras. Museet kan då enklare balansera olika behov som kommer från samlingens förvaltare och användare, både nu och på längre sikt.

Se över och utveckla samlingen

En god överblick över vad som finns i samlingen underlättar aktiviteter som syftar till att samlingen utvecklas. Exempel på olika aktiviteter:

  • Insamling
  • Förvärv och accession
  • Signifikansbedömning, värdering och urval
  • Samlingsöversyn
  • Deaccession och avyttring

Dokumentera och hantera information om samlingen

Museet behöver hantera och upprätthålla den information som finns och som samlas in och skapas om en samling. Det kan handla om att hantera information om de enskilda objekten och deras kontext, men även förvaltningsinformation som exempelvis om objekten är utlånade, hur de är konserverade, vilket skick de är i och var de för närvarande befinner sig. Det är viktigt att det finns stabila sätt att samla in, spara och tillgängliggöra information om samlingarna. Exempel på olika aktiviteter:

  • Katalogisering och registrering
  • Klassificering
  • Kontroll av placering
  • Kontroll av objektens tillstånd
  • Inventering och granskning
  • Försäkringsfrågor
  • Rättighetsfrågor

Använda och tillgängliggöra samlingen

Aktiviteter som utförs för att tillgängliggöra och använda samlingar ska göras på ett sådant sätt att de även kan användas i framtiden. Exempel på olika aktiviteter:

  • Utlån och inlån
  • Förflyttning och transport
  • Utställning och visning
  • Förmedling
  • Forskning
  • Hantering av rättigheter
  • Digitalisering

Vårda och bevara samlingen

Aktiviteter som innebär att vårda, skydda och sköta om samlingen ska ske i balans med att möjliggöra för ändamålsenlig användning. Exempel på olika aktiviteter:

  • Riskhantering och katastrofberedskap
  • Aktiv och förebyggande konservering
  • Säkerhet
  • Magasinering
  • Fastighetsskötsel och lokalvård
  • Skadedjurskontroll
  • Övervakning och styrning av inomhusmiljön